Niszczenie dokumentacji księgowej z 2005 r
W każdej firmie na pewno przechowuje się przez kilka lat dokumenty o charakterze księgowym. Co jakiś czas można, a nawet trzeba je niszczyć. Warto zatem wiedzieć, przez ile czasu winniśmy przechowywać daną dokumentację. Zastanówmy się zatem, czy w roku 2011 istnieje już możliwość zniszczenia ksiąg rachunkowych oraz dokumentów księgowych, które dotyczyły roku 2005. Czy można zniszczyć również listy płac i dokumenty, które dotyczą amortyzowanych środków trwałych?
Cóż, jeśli chodzi o terminy dotyczące przechowywania ksiąg rachunkowych, to musimy skierować swoje kroki przede wszystkim do ustawy o rachunkowości oraz do Ordynacji podatkowej. Jeśli będziemy nosili się z zamiarem zlikwidowania ksiąg rachunkowych, a także dokumentów dotyczących danego roku, to musimy najpierw zbadać, jakie są maksymalne okresy, w których jesteśmy zobowiązani do ich przechowywania. Mogą one bowiem wynikać z różnych aktów prawnych, które dotyczą konkretnych jednostek.
Przedsiębiorcy winni wiedzieć, że zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe obowiązkowo podlegają trwałemu przechowywaniu. Tak stanowią przepisy, które zawarte są w art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W związku z powyższą regulacją okazuje się, że sprawozdanie finansowe, które dotyczyło 2005 roku, nie może zostać zniszczone. W przypadku ksiąg rachunkowych widzimy, iż winno się je przechowywać przez okres wynoszący 5 lat. A dokładnie co najmniej do czasu, w którym będzie miało miejsce przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dotyczą. Co ciekawe, w tym przypadku okres 5 lat należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym to miało miejsce upłynięcie terminu, w którym należało zapłacić podatek. Tak stanowią regulacje zawarte w art. 86 Ordynacji podatkowej. Jak doskonale wiemy, termin płatności podatku dochodowego należnego za rok 2005 miał miejsce w 2006 roku. W związku z tym księgi rachunkowe, które dotyczyły roku 2005, a także większość dokumentów będących dowodami księgowymi, na podstawie których dokonywano zapisów w księgach, winny być przechowywane przynajmniej do końca 2011 roku. Zatem, w związku z powyższymi wyliczeniami, księgi te będzie można zlikwidować najwcześniej 1 stycznia 2012 roku. Takie same terminy dotyczyć będą deklaracji oraz zeznań podatkowych, które także odnosiły się do 2005 roku.
Przy okazji należy mieć świadomość tego, że dokumenty będące podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych będą musiały być przechowywane do czasu, w którym będzie miał miejsce upływ okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym doszło do zakończenia amortyzacji. W związku z tym jeśli posiadamy środek trwały, który został nabyty w roku 2005, a którego amortyzacja jeszcze trwa, to wówczas nie będzie można dokonać likwidacji dowodu jego nabycia w 2012 roku. Będzie to za wcześnie. Warto także wiedzieć, że dokumenty wiążące się z rękojmią czy reklamacją należy przechowywać przez okres 1 roku. Okres ten należy naliczać dopiero po terminie upływu rękojmi, ewentualnie po rozliczeniu reklamacji. Tak stanowią przepisy zawarte w art. 74 ust. 2 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
Jeśli zaś chodzi nam o dokumentację, która wiąże się z przyjętym sposobem prowadzenia rachunkowości, to musimy wiedzieć, iż w jej przypadku przechowywana winna ona być przez okres nie krótszy, niż 5 lat od momentu, w którym dokumentacja ta przestała być ważna. Mówi o tym dokładnie art. 74 ust. 2 pkt 5 ustawy o rachunkowości. Inaczej wygląda zupełnie kwestia odnosząca się do kart wynagrodzeń pracowników. Tutaj należy kierować się art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Powołany przepis stanowi, że taką dokumentację należy przechowywać przez okres 50 la. Okres ten należy naliczać począwszy od dnia, w którym miało miejsce zakończenie pracy w danej jednostce przez osobę, która została ubezpieczona.
Na koniec podsumujmy. Jeśli będziemy mieli pewność, że miało już miejsce upłynięcie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentów księgowych, to wówczas bez żadnych zagrożeń możemy je zlikwidować. Takie dokumenty można komisyjnie spalić lub zmielić w niszczarce. Warto zadbać o to, aby zdarzenie to zostało udokumentowane za pośrednictwem protokołu.
Cóż, jeśli chodzi o terminy dotyczące przechowywania ksiąg rachunkowych, to musimy skierować swoje kroki przede wszystkim do ustawy o rachunkowości oraz do Ordynacji podatkowej. Jeśli będziemy nosili się z zamiarem zlikwidowania ksiąg rachunkowych, a także dokumentów dotyczących danego roku, to musimy najpierw zbadać, jakie są maksymalne okresy, w których jesteśmy zobowiązani do ich przechowywania. Mogą one bowiem wynikać z różnych aktów prawnych, które dotyczą konkretnych jednostek.
Przedsiębiorcy winni wiedzieć, że zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe obowiązkowo podlegają trwałemu przechowywaniu. Tak stanowią przepisy, które zawarte są w art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W związku z powyższą regulacją okazuje się, że sprawozdanie finansowe, które dotyczyło 2005 roku, nie może zostać zniszczone. W przypadku ksiąg rachunkowych widzimy, iż winno się je przechowywać przez okres wynoszący 5 lat. A dokładnie co najmniej do czasu, w którym będzie miało miejsce przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dotyczą. Co ciekawe, w tym przypadku okres 5 lat należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym to miało miejsce upłynięcie terminu, w którym należało zapłacić podatek. Tak stanowią regulacje zawarte w art. 86 Ordynacji podatkowej. Jak doskonale wiemy, termin płatności podatku dochodowego należnego za rok 2005 miał miejsce w 2006 roku. W związku z tym księgi rachunkowe, które dotyczyły roku 2005, a także większość dokumentów będących dowodami księgowymi, na podstawie których dokonywano zapisów w księgach, winny być przechowywane przynajmniej do końca 2011 roku. Zatem, w związku z powyższymi wyliczeniami, księgi te będzie można zlikwidować najwcześniej 1 stycznia 2012 roku. Takie same terminy dotyczyć będą deklaracji oraz zeznań podatkowych, które także odnosiły się do 2005 roku.
Przy okazji należy mieć świadomość tego, że dokumenty będące podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych będą musiały być przechowywane do czasu, w którym będzie miał miejsce upływ okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym doszło do zakończenia amortyzacji. W związku z tym jeśli posiadamy środek trwały, który został nabyty w roku 2005, a którego amortyzacja jeszcze trwa, to wówczas nie będzie można dokonać likwidacji dowodu jego nabycia w 2012 roku. Będzie to za wcześnie. Warto także wiedzieć, że dokumenty wiążące się z rękojmią czy reklamacją należy przechowywać przez okres 1 roku. Okres ten należy naliczać dopiero po terminie upływu rękojmi, ewentualnie po rozliczeniu reklamacji. Tak stanowią przepisy zawarte w art. 74 ust. 2 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
Jeśli zaś chodzi nam o dokumentację, która wiąże się z przyjętym sposobem prowadzenia rachunkowości, to musimy wiedzieć, iż w jej przypadku przechowywana winna ona być przez okres nie krótszy, niż 5 lat od momentu, w którym dokumentacja ta przestała być ważna. Mówi o tym dokładnie art. 74 ust. 2 pkt 5 ustawy o rachunkowości. Inaczej wygląda zupełnie kwestia odnosząca się do kart wynagrodzeń pracowników. Tutaj należy kierować się art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Powołany przepis stanowi, że taką dokumentację należy przechowywać przez okres 50 la. Okres ten należy naliczać począwszy od dnia, w którym miało miejsce zakończenie pracy w danej jednostce przez osobę, która została ubezpieczona.
Na koniec podsumujmy. Jeśli będziemy mieli pewność, że miało już miejsce upłynięcie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentów księgowych, to wówczas bez żadnych zagrożeń możemy je zlikwidować. Takie dokumenty można komisyjnie spalić lub zmielić w niszczarce. Warto zadbać o to, aby zdarzenie to zostało udokumentowane za pośrednictwem protokołu.
Wygeneruj KPiR w programie inFakt.pl
Prosto, szybko i za darmo!
Opłacenie czynszu z góry, a data powstania z tego tytułu przychodu
Załóżmy sytuację, w której wspólnota mieszkaniowa wydzierżawiła grunt .
Darmowy program księgowość kpir
Przedsiębiorcy są bardzo często zainteresowani darmowym programem do prowadzenia księgowości, a przede wszystkim takimi, które prowadzą automatycznie KPiR .
kpir szkolenie
Czy aby przedsiębiorca mógł swobodnie prowadzić w swojej kpir szkolenie w tym zakresie koniecznie musi przejść? Oczywiście, że nie .
kpir symfonia
Chciałbyś dowiedzieć się, czy umożliwia prowadzenie kpir symfonia? A może chciałbyś móc korzystać z innego rozwiązania, które dostępne jest online, i którego możliwości możesz zupełnie za darmo przetestować? Cóż, jeśli tak, to doskonale się składa .
kpir spis z natury
Chciałbyś dowiedzieć się, czy w kpir spis z natury koniecznie powinien się znaleźć? A może w ogóle nie wiesz, jak należy prowadzić taką księgę? Cóż, na szczęście zawsze możesz liczyć na pomoc serwisu, jakim jest InFakt .
