Nawet najlepiej przygotowany do prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca może popełniać błędy. Czasem odkrywamy je od razu. Jednak w wielu przypadkach zmiany odkrywa się dopiero po kilku miesiącach. Załóżmy sytuację, w której okazuje się, że w naszej firmie pojawiła się niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne, na przykład za miesiąc październik. Co możemy zrobić w takiej sytuacji? Czy jest różnica w tym, że zorientowaliśmy się o błędzie po tygodniu, czy po kilku miesiącach? Czy musimy w związku z powyższym uiścić jakieś odsetki za zwłokę?

Opisana powyżej sytuacja może mieć miejsce na przykład w wyniku sporządzenia korekty dokumentów rozliczeniowych za danym miesiąc. Jeśli stanie się ona udziałem Twojego przedsiębiorstwa, to wówczas jako płatnik musisz dopłacić różnicę składek ubezpieczeniowych, jakie pojawiły się po terminie płatności. Obowiązkowo muszą zostać doliczone również należne odsetki za zwłokę.

Najlepiej jest wówczas, kiedy odsetki za zwłokę, które wiążą się z popełnionym błędem, płatnik opłaci sam. Jeśli zatem zorientujesz się, że trafiła Ci się pomyłka, to nie czekaj na wezwanie przez ZUS, które prędzej czy później do Ciebie dojdzie. Zajmij się odsetkami osobiście. Należy naliczyć je na zasadach a także w wysokości, które określają przepisy Ordynacji podatkowej. Trzeba będzie je naliczać od dnia, który nastąpił po terminie wpłaty składek na rachunek bankowy ZUS. Odsetki muszą być naliczane aż do dnia wpłacenia zaległości, a nawet łącznie z tym dniem. Powstałą w ten sposób kwotę należy zaokrąglić do pełnych złotych. Jeśli końcówka kwoty wyniesie mniej niż 50 groszy, to wówczas po prostu się ją pomija. Jeśli natomiast końcówka wyniesie 50 groszy lub więcej, to wówczas podwyższa się ją do pełnych złotych. Może się zdarzyć tak, że w czasie, za który przyszło nam naliczać odsetki, doszło do zmiany wysokości stopy procentowej. Wówczas nie dokonuje się zaokrąglenia cząstkowych kwot odsetek za zwłokę, które zostały wyliczone od zaległości za dany miesiąc. Należy wziąć pod uwagę ich sumę. Należy pamiętać przy tym o tym, iż należne za zwłokę odsetki trzeba ustalać odrębnie od każdej zaległej składki.

Nie wszystkie zaległości trzeba będzie zapłacić. Jeśli na przykład okaże się, że wysokość wyliczeń nie przekracza kwoty 6,60 zł, to wówczas w ogóle nie opłaca się odsetek za zwłokę. Tylko jeśli wyliczona kwota będzie wyższa, to wtedy trzeba przekazać je do ZUS. Na chwilę obecną należy naliczać odsetki za zwłokę w wysokości 13% w stosunku rocznym. Istnieje jednak możliwość uiszczenia niższej dopłaty. Istnieje bowiem coś takiego, jak możliwość naliczenia „ulgowych” odsetek za zwłokę. Możliwe jest to wówczas, kiedy niedopłata powstała w wyniku korekty dokumentów rozliczeniowych. Jeśli staniemy się udziałem takiej sytuacji, to wówczas możemy skorzystać z możliwości naliczania niższych składek. Będą one miały wysokość 75% podstawowej stawki odsetek, czyli 9,75% w stosunku rocznym. Musi jednak zostać przez nas spełniony jeden ważny warunek. Mianowicie musimy złożyć korekty tych dokumentów, uzasadnienie powstałego błędu oraz opłacić zaległość w ciągu 7 dni. Tylko wówczas niższa stawka będzie nam przysługiwać.