Istnieje kilka zasad, wedle których należy wystawiać dowody księgowe. Przede wszystkim taki dokument winien być wystawiony w języku polskim. Treść dowodu księgowego musi być dla wszystkich zrozumiała a także pełna, bez żadnych istotnych braków formalnych. W sytuacji, kiedy dokumencie tym podane zostały wartościowe określenia operacji gospodarczych wyłącznie w obcej walucie, to jednostka posiadająca taki dowód, zobowiązana jest do tego, by sporządzić odrębny dowód, ewentualne sporządzić do niego załącznik, który będzie zawierał niezbędne przeliczenia na polską walutę, oczywiście dokonywane po obowiązujących w danym momencie kursach walutowych.
Nieumiejętne wystawianie dowodów księgowych może skutkować popełnianiem błędów. Jeśli dojdzie już do takiej sytuacji, to błędy te należy oczywiście poprawić. Nie można jednak do tego celu używać korektora czy też zamazywać błędnych danych. Trzeba je poprawić poprzez skreślenie niewłaściwego zapisu i wpisanie informacji prawidłowej. Dodatkowo wniesiona do dokumentu poprawka winna zostać zaopatrzona w podpis osoby, która jest upoważniona do wystawiania takiej dokumentacji. Skreślenia nie można stosować do dowodów obcych. W ich przypadku poprawka musi nastąpić poprzez wystawienie a także przez przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego. Należy mu wysłać zatem nowy dokument, jakim jest nota księgowa.