Przede wszystkim zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży są podatnicy, którzy zostali opodatkowani na zasadach ogólnych, a także powierzyli prowadzenie swojej księgowości, czyli podatkowej księgi przychodów i rozchodów, do podmiotów takich jak biura rachunkowe. Tacy podatnicy nie ewidencjonują swojego obrotu za pomocą kas rejestrujących.
Podatnik, na którego nałożony został ten obowiązek, musi zbroszurować ewidencję sprzedaży. Musi także kolejno ponumerować wszystkie jej karty. Chociaż nie ma ściśle określonego wzoru ewidencji, to jednak musi ona zawierać określone elementy, takie jak kolejny numer wpisu, datę, w której został uzyskany przychód, który nie został udokumentowany fakturą czy rachunkiem, a także kwota tego przychodu.
W przypadku podatników, którzy korzystają ze zwolnienia od podatku od towarów i usług, mają możliwość wykazywania przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w odrębnej kolumnie. Mogą także wykazywać tam łączną kwotę dziennej sprzedaży, która będzie oczywiście wynikała z faktur. Musi tego dokonać jednak nie później, niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.