Środki trwałe, wyposażenie czy może materiały nigdzie nie ewidencjonowane? Takie pytania często zadaje sobie każdy przedsiębiorca. W jaki sposób zakwalifikować zakupy rzeczowych składników majątku firmy? Jak zaksięgować to w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Odpowiedzi na te pytania znajdziemy w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku w Dzienniku Ustaw nr Dz. U. 2010 nr 51 poz 37 updof.

Co to takiego są środki trwałe? Zgodnie z art. 22a updof środkami trwałymi są wszelkie nieruchomości oraz rzeczy ruchome, będące własnością lub współwłasnością podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, których przewidywany okres użytkowania (używania) w działalności gospodarczej prowadzonej przez podatnika (przedsiębiorcę) wynosić będzie więcej niż rok. Środkami trwałymi są również takie nieruchomości bądź ruchomości, które co prawda nie stanowią własności bądź współwłasności podatnika, ale zostały mu oddane do używania na podstawie umowy określonej w art.23a updof (podstawową taką umową jest leasing finansowy).

Aby można było mówić o środkach trwałych, musi być spełnione dwa warunki: nieruchomości lub rzeczy ruchome muszą być kompletne i zdatne do użytku w dniu ich przyjęcia do używania.

Co to oznacza? Że np. zakupiony do remontu samochód może poruszać się po drodze zgodnie z prawem o ruchu drogowym. Wybudowany przez nas budynek został oddany zgodnie z prawem budowlanym, można do niego wprowadzić się i korzystać zgodnie z jego funkcjonalnością. Stwierdzenie, że przewidywany okres użytkowania będzie dłuższy jak jeden rok? Dokładnie to, co ustawodawca zawarł w ustawie – jeżeli przyjmujemy, że zakupiony przez nas samochód posłuży nam 8 miesięcy, bo później go sprzedamy, nie traktujemy takiego samochodu jako środka trwałego, a jego wartość stanowi koszt w miesiącu zakupu bez względu na jego wartość.

Wartość zakupionych bądź wytworzonych we własnym zakresie nieruchomości bądź ruchomości nie ma żadnego wpływu na to, czy zakwalifikujemy coś jako środek trwały czy nie. Kryterium są przewidywany okres użytkowania w działalności gospodarczej, kompletność, zdatność do użytku. Kiedy natomiast istotna jest wartość zakupu bądź wytworzenia rzeczowego składnika majątku firmy? Kiedy dochodzimy do ustalenia wpływu zakupu bądź wytworzenia takich składników na nasze obciążenia podatkowe – czy taki zakup jest czy nie jest kosztem? Odpowiedzi na to pytanie udziela nam :

- na początek przepis art.23 ust.1 pkt 1 updof, który stanowi, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych. Jednak należy pamiętać, ze kosztami uzyskania przychodów będą odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych

- przepis art. 22c updof, który wymienia, jakie środki trwałe nie podlegają amortyzacji. Zaliczyć tu trzeba:

• grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów
• dzieła sztuki i eksponaty muzealne
• a także budynki i lokale mieszkalne, o ile podatnik podejmie decyzję o ich nieamortyzowaniu

- przepis art. 22d updof stanowi, że podatnicy mogą również nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, które zgodnie z podanymi wyżej kryteriami stanowiłyby środek trwały, o ile wartość tych składników nie przekroczy kwoty 3 500,00 zł. W takiej sytuacji wydatek na nabycie takiego składnika uznaje się za koszt uzyskania przychodów w miesiącu oddania do używania. Nie wpisuje się takiego składnika majątku do ewidencji środków trwałych, ale należy pamiętać, że zgodnie z przepisem & 4 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy wpisać taki składnik do ewidencji wyposażenia, o ile jego wartość przekroczyła kwotę 1 500,00 zł

- art.22 ust.3 updof – w myśl tego przepisu, jeżeli zaliczymy składnik majątku do środków trwałych, ale jego wartość jest niższa lub równa kwocie 3 500,00 zł, mamy obowiązek wpisać go do ewidencji środków trwałych, ale mamy również prawo do dokonania odpisu jednorazowego (cała kwota zaliczana jest w koszty) w miesiącu oddania do użytkowania takiego środka trwałego lub w miesiącu następnym

- art.22 h -22 m - przepisy te określają, w jaki sposób dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, które zdecydowaliśmy się lub nakazały nam przepisy amortyzować. Dotyczy to oczywiście wszystkich środków trwałych, których wartość początkowa przekracza kwotę 3 500,00 zł, ale również dotyczy to tych środków trwałych, których wartość nie przekroczyła kwoty 3 500,00 zł, ale od nie których nie zdecydowaliśmy się dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego:

• odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środka trwałego od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu w którym nastąpi przekazanie środka trwałego do użytkowania
• odpisów dokonuje się do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów z ich wartością początkową (lub do miesiąca, w którym środek trwały zostanie sprzedany bądź zlikwidowany)
• odpisów amortyzacyjnych dokonuje się zgodnie z wykazem stawek amortyzacyjnych
• stawki podane w wykazie można podwyższać zgodnie z podanymi w przepisach zasadami
• można zastosować stawki niższe niż podane w wykazie stawek amortyzacyjnych – obniżenia można dokonać w momencie wprowadzenia środka trwałego do ewidencji środków trwałych lub od 1 miesiąca każdego nowego roku podatkowego.

Jak wprowadzić środki trwałe do ewidencji środków trwałych w Infakt?

Będąc zalogowanym w panelu przejdź do zakładki „koszty”, a następnie wybierz „środki trwałe”, dalej kliknij „dodaj środek trwały”. W zależności od tego, czy jest to nowo zakupiony środek trwały, czy też wytworzony we własnym zakresie (bądź wprowadzany po raz pierwszy do ewidencji środków trwałych, a stanowiący własność lub współwłasność podatnika) należy wybrać opcję zakup środka trwałego lub dodaj nowy środek trwały. W przypadku wyboru opcji zakup nowego środka trwałego, należy wypełnić pola dotyczące sprzedawcy oraz daty wystawienia i otrzymania faktury. Następnie wpisujemy nazwę środka trwałego oraz datę przyjęcia do użytkowania – system „sam” będzie wiedział, że amortyzacji należy dokonywać od następnego miesiąca. Wybrać rodzaj środka trwałego, system automatycznie podpowie symbol KŚT. Dalej przechodzimy do ustalenia stawki amortyzacji – stawki jednorazowej, która : - dotyczy wyłącznie małych podatników (obrót do 1 200 000,00 euro rocznie, lub rozpoczynających działalność w danym roku podatkowym), dotyczy amortyzacji środków trwałych zaliczonych w Klasyfikacji Środków trwałych do grup od 3 do 8 z wyłączeniem samochodów osobowych, i przysługuje w ramach pomocy de minimis. - dotyczy środków trwałych o wartości początkowej poniżej 3 500,00 zł

Niżej wpisujemy wartości z faktury zakupu i zapisujemy. System wyliczy roczną wartość odpisu amortyzacyjnego oraz wskaże umorzenie roczne. Podane wartości pokażą się w rejestrze zakupu VAT.

Jeżeli chcemy dodać nowy środek trwały, który został zakupiony wcześniej, bądź też zakup jest nieopodatkowany (nie ma obowiązku umieszczenia w rejestrze zakupu), przechodzimy do zakładki dodaj nowy środek trwały i wpisujemy wszystkie dane jak w pierwszym przypadku (poza danymi sprzedawcy)

Wprowadzanie do ewidencji środków trwałych samochodu

Będąc w zakładce „Koszty” należy z menu po prawej stronie wybrać opcję zakup samochodu osobowego lub ciężarowego. Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z definicją podatkową, samochodem osobowym jest każdy pojazd poniżej 3,5 tony, chyba, że dysponujemy wystawionym przez okręgową stację badania pojazdów zaświadczeniem, że pojazd spełnia warunki uznania go za pojazd ciężarowy. Dlaczego to jest takie istotne? Od pojazdów osobowych można odliczyć 60% podatku VAT nie więcej jak 6 000,00 zł. Program sam dokona obliczenia kwoty przypadającej do odliczenia. Ważne jest to również ze względu na późniejsze ewidencjonowanie kosztów paliwa. Od samochodów osobowych nie przysługuje na chwilę obecną odliczenie podatku VAT od zakupionego paliwa. Wprowadzając koszty paliwa do ewidencji księgowej InFakt, wybierając prawidłowo samochód, którego zakup dotyczy mamy pewność, że nie dojdzie do przypadkowego zarejestrowania transakcji w ewidencji zakupu.

Poza tym samochody wprowadzamy tak samo jak pozostałe środki trwałe, pamiętając o tym, że bezwzględnie należy wpisać numer rejestracyjny pojazdu. Program przy stawce amortyzacyjnej domyślnie ustawia stawkę podstawową w wysokości 20 % odpisu rocznego, jednakże mamy prawo do ustalenia indywidualnej stawki, zgodnie z przepisami dotyczącymi amortyzacji środków trwałych.

Program automatycznie na koniec każdego miesiąca dokona zaksięgowania odpisu amortyzacyjnego do podatkowej książki przychodów i rozchodów.

Program InFakt poprowadzi nas krok po kroku poprzez kolejne pola ewidencji środków trwałych, dzięki czemu będziemy mieli pewność, że nasza ewidencja środków trwałych jest poprawna zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Podpowiedzi dokonywane przez program pozwolą na wprowadzenie właściwej, a co najważniejsze optymalnej dla naszych rozliczeń podatkowych stawki podatkowej, a dzięki temu, że program InFakt sam dokona zaksięgowania na koniec miesiąca odpisu amortyzacyjnego będziemy mieli pewność, że nasze podatki będą prawidłowe rozliczone.