Każdy przedsiębiorca w toku swojej działalności przynajmniej raz spotkał się zapewne z fakturą VAT „zaliczkową”.

Prawidłowe ujęcie takiej faktury w ewidencjach podatkowych może sprawiać pewne trudności, ponieważ jest to jeden z tych przypadków, kiedy moment rozliczenia w podatku VAT i w podatku dochodowym jest odmienny. Poniżej znajdziesz informacje o tym czym wyróżniają się faktury zaliczkowe oraz w jaki sposób dokonać ich prawidłowego księgowania.

Jednym z obowiązków podatników rozliczających podatek VAT jest dokumentowanie dokonanej sprzedaży poprzez wystawienie faktury VAT. Dokument ten potwierdza zdarzenie już zaistniałe, tj. dokonaną dostawę towarów lub wykonaną usługę. Ustawodawca wprowadził jednak wyjątek od tej zasady, kiedy to obowiązek podatkowy w podatku VAT powstaje przed dokonaniem sprzedaży i wiąże się z otrzymaniem zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub usługi. Fakt otrzymania zaliczki powinien być potwierdzony wystawioną fakturą VAT, zwaną „zaliczkową”.

Jak wygląda faktura zaliczkowa?

Faktura VAT dokumentująca otrzymanie zaliczki zawiera większość elementów tradycyjnej faktury VAT. Ze względu jednak na fakt, że dokumentuje ona otrzymanie zaliczki, a nie dokonaną sprzedaż, pewne pozycje faktury muszą odwoływać się do tego zdarzenia. W związku z tym na fakturze zaliczkowej powinny się znaleźć m.in. informacje dotyczące zamówienia lub umowy, w związku z którymi została wpłacona zaliczka oraz kwota tej zaliczki z wyliczonym podatkiem VAT, który jest w tej kwocie zawarty.

Z wystawianiem faktur zaliczkowych wiąże się niekiedy konieczność wystawienia faktury VAT, tzw. końcowej. Obowiązek ten ma miejsce w sytuacji, gdy w momencie faktycznej sprzedaży pozostała pewna część należności do uregulowania. W takim wypadku faktura VAT wystawiona na zasadach ogólnych zostaje pomniejszona o kwoty zaliczek już zafakturowane na fakturach zaliczkowych.

Księgowanie faktury zaliczkowej w KPIR

W przeciwieństwie do podatku VAT, gdzie otrzymanie zaliczki rodzi obowiązek podatkowy, w ustawie o podatku dochodowym otrzymane należności na poczet przyszłych dostaw towarów i usług nie są uznawane za przychód podlegający opodatkowaniu. Oznacza to, że w książce przychodów i rozchodów nie wykazuje się zaliczek w momencie ich otrzymania. Sprzedaż, której dotyczy zaliczka podlega księgowaniu w całej kwocie dopiero w dniu powstania przychodu, którym jest – z pewnymi wyjątkami – dzień wydania towaru lub wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności.

Przykład dodawania faktury zaliczkowej w Infakt.pl

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na fakt, że „uregulowanie należności” przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi oznacza zapłatę całej kwoty należności, która jest znana w momencie zapłaty i nie podlega późniejszemu rozliczeniu. Jeśli więc sumy zaliczek zapłaconych przed dokonaniem sprzedaży złożą się na całość z góry ustalonej należności, to w momencie zapłaty ostatniej z nich będziemy mieć do czynienia właśnie z „uregulowaniem należności” i powstaniem przychodu podlegającego księgowaniu w KPiR.

Na podobnej zasadzie traktowane jest księgowanie faktur zaliczkowych po stronie kosztowej . Faktura dokumentująca zapłatę zaliczki nie jest podstawą do księgowania tego wydatku w kosztach uzyskania przychodów w momencie zapłaty tej zaliczki. Taką podstawą u podatników rozliczających koszty tzw. metodą uproszczoną jest dopiero dokument końcowy, którym jest faktura końcowa lub ostatnia z faktur zaliczkowych, jeśli nie było konieczności wystawienia faktury końcowej.

Przykład faktury zaliczkowej widocznej w aplikacji Infakt.pl

Naturalnie nie należy się w takim wypadku sugerować kwotą do zapłaty uwzględniającą już dokonane zaliczki, księgowaniu będzie podlegać cała wartość netto towaru lub usługi. Przepisy podatkowe określają jeszcze jeden szczególny dokument będący podstawą księgowania w KPiR zakupu towarów lub materiałów. Jest nim szczegółowy opis towarów lub materiałów, który sporządza się w momencie ich dostawy do zakładu lub dokonania nimi obrotu, jeśli nastąpiło to przed otrzymaniem faktury, na podstawie której można byłoby dokonać księgowania w KPiR.

Księgowanie faktury zaliczkowej w ewidencjach VAT

Ustawa o podatku od towarów i usług bardzo jasno określa moment rozliczania faktur zaliczkowych. W przypadku podatnika, który otrzymał taką zaliczkę w obrocie krajowym i miał obowiązek wystawić do niej w ciągu 7 dni fakturę VAT, obowiązek podatkowy powstaje już w dniu otrzymania zaliczki w tej części, a nie jak to zwykle bywa w dniu wystawienia faktury VAT. Podobna zasada obowiązuje w przypadku zaliczki otrzymanej w związku z eksportem towarów, pod warunkiem, że wywóz towarów nastąpi w ciągu 6 miesięcy od dnia otrzymania zaliczki. Inaczej natomiast określony jest moment powstania obowiązku podatkowego w przypadku zaliczki otrzymanej przez podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – obowiązek podatkowy z tytułu otrzymania zaliczki powstaje w tym wypadku w dniu wystawienia faktury potwierdzającej otrzymanie zaliczki.

Przykład faktury zaliczkowej wygenerowanej w programie Infakt.pl

W przypadku podatników dokonujących płatności zaliczkowych i otrzymujących w związku z tym faktury zaliczkowe prawo do odliczenia podatku wykazanego na takiej fakturze powstaje na zasadach ogólnych, czyli zwykle w chwili otrzymania faktury zaliczkowej. Nie ma przy tym znaczenia brak prawa do rozporządzania towarami jak właściciel czy fakt, że usługa nie została zakończona (co należy brać pod uwagę przy fakturach dokumentujących sprzedaż).

Faktura zaliczkowa z inFakt

Prawidłowe wystawienie i zaksięgowanie faktury zaliczkowej może sprawiać pewne trudności, jednak korzystając z aplikacji inFakt, możesz znacznie ułatwić sobie to zadanie. Przede wszystkim znajdziesz tu niezwykle prosty i przyjazny w obsłudze program do wystawiania faktur VAT, który pozwoli zaoszczędzić czas oraz wyeliminować ryzyko popełnienia błędów rachunkowych. Dzięki wskazówkom dostępnym na inFakt prawidłowe ujęcie tych faktur w księdze przychodów i rozchodów oraz ewidencjach VAT również nie powinno sprawiać problemów. Jeśli jednak pojawią się jakiekolwiek wątpliwości natury technicznej czy prawnej pamiętaj, że możesz zawsze liczyć na fachową pomoc specjalistów. Z inFakt faktura zaliczkowa przestaje być problemem.