Księga przychodów i rozchodów (KPIR) jest jednym ze sposobów rozliczania podatkowego firmy i obowiązek jej prowadzenia zależy od wybranego sposobu opodatkowania.

Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się z urzędem skarbowym w sposób zryczałtowany (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub karta podatkowa) nie mają obowiązku prowadzenia KPIR, natomiast rozliczający się na zasadach ogólnych tak. Obowiązku takiego nie mają jednak firmy prowadzące pełną księgowość, a do takiej zobowiązuje osiągnięcie limitu obrotów w wysokości 1,2 mln euro (na PLN przelicza się po średnim kursie Narodowego Banku Polskiego z dnia 30 września roku poprzedzającego dany rok obrotowy). KPIR można prowadzić samodzielnie, ponieważ nie jest to bardzo skomplikowane. Na początku oczywiście możemy mieć wątpliwości, jakie kwoty wpisywać, w które kolumny, ale już po kilku miesiącach okaże się to dosyć łatwym zadaniem. Trzeba jednak na bieżąco sięgać do przepisów dotyczących prowadzenia KPIR, a reguluje je Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podstawą do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów są dowody księgowe, czyli dokumenty pozwalające na dokonanie wpisu. Przepisy jasno określają rodzaje dowodów księgowych, jakie można stosować. Są to najczęściej:

• faktury, rachunki (również noty i faktury korygujące),
• dokumenty celne,
• dowody wewnętrzne, czyli dokumenty zawierające przynajmniej wiarygodne określenie stron, które daną operację gospodarczą wykonały (imię i nazwisko lub nazwa, adres), przedmiot (nazwa towaru, usługi), datę tej czynności, ponadto dokument taki musi być opatrzony podpisem osoby sporządzającej go,
• dowody opłat bankowych i pocztowych,
• zbiorcze dowody księgowe np. jest wiele sprzedaży w ciągu dnia, więc na koniec można ująć wszystkie kwoty w zestawieniu dziennym (kasy rejestrujące).

Dowody księgowe muszą być sporządzone w języku polskim oraz w sposób ogólnie zrozumiały (bez trudnych do odszyfrowania skrótów). Wpisów należy dokonywać do księgi przychodów i rozchodów w sposób chronologiczny, a dowody księgowe kolejno ponumerować. Sposób numeracji zależy od nas samych, ale ważna jest konsekwencja stosowania ustalonego wzoru numeracji przez cały rok podatkowy.

Zapisów w księdze dokonuje się systematycznie, każde zdarzenie gospodarcze wprowadzamy w dniu jego nastąpienia, a ewentualne poprawki można nanosić, przekreślając błędny zapis, parafując obok przekreślenia i pisząc prawidłowy tekst. Nawet duża ilość skreśleń nie jest problemem dla organów kontrolujących, jeśli poprawki będą sporządzone zgodnie z przepisami. W skład księgi przychodów i rozchodów wchodzi 17 kolumn służących do następujących wpisów:

• W pierwszej kolumnie wpisuje się kolejne numery, którymi muszą być też opisane poszczególne dowody księgowe, aby można było w łatwy sposób zidentyfikować dany dokument papierowy z odpowiednim wpisem w księdze.
• Kolumna druga służy do wpisywania dat zdarzeń gospodarczych (data zakupu, czy sprzedaży).
• Trzecia kolumna zawiera numery dowodów księgowych (np. faktur).
• Kolumna czwarta i piąta określa dane kontrahenta, z jakim dokonaliśmy zdarzenia gospodarczego (np. dane wystawcy faktury kosztowej, czy dane nabywcy z faktury sprzedaży). Jeśli nie możemy wskazać jednoznacznie kontrahenta (np. zbiorcze zestawienie sprzedaży z kasy fiskalnej), to pola te pozostawiamy bez wypełnienia.
• Kolumna szósta służy do opisania danej operacji gospodarczej (np. zakup paliwa do samochodu osobowego XYZ 1234).
• Przechodząc do dalszych kolumn, musimy zastanowić się, w którą z nich należy wpisać kwoty z dokumentów księgowych. W kolumnę siódmą wprowadzamy wartość przychodu ze sprzedaży towarów lub/i usług, a w ósme wartość pozostałych przychodów. Kolumna dziewiąta to suma dwóch poprzednich, co daje nam kwotę łączną przychodu z danego zdarzenia gospodarczego.
• Pola od dziesiątego do szesnastego są zarezerwowane dla wydatków i tutaj również trzeba zdecydować, w której kolumnie, jakie koszty powinny zostać ujęte. Warto zapoznać się z rozporządzeniem na temat prowadzenia księgi, gdzie szczegółowo opisano rodzaje dowodów księgowych, a także zasady wypełniania poszczególnych kolumn.
• Kolumna siedemnasta przeznaczona jest na dodatkowe uwagi. Po zakończeniu każdego miesiąca sumuje się kwoty w kolumnach od siódmej do piętnastej, a także narastająco od początku roku podatkowego. Na podstawie tak obliczonego dochodu rocznego można już ustalić zaliczkę na podatek dochodowy, jaką powinniśmy zapłacić do urzędu skarbowego.

Księgę przychodów i rozchodów można prowadzić ręcznie, wypełniając długopisem druki zakupione w sklepie papierniczym, ale dużo łatwiejszym sposobem jest skorzystanie z gotowych arkuszy kalkulacyjnych excel dostępnych do pobrania na stronach internetowych. Oczywiście, jeśli potrafimy, możemy taki arkusz stworzyć sami. Wystarczą podstawy znajomości programu Excel, aby wstawić kilka formuł i opisów oraz dodać ładne rubryczki. Najważniejsze to prawidłowo utworzyć pierwszy arkusz, który będzie dla nas oznaczał pierwszy miesiąc prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Wstawiamy kolejne arkusze jako kolejne miesiące, wszystkie identyczne, tylko zmieniamy ich nazwy (najlepiej oczywiście, aby były to nazwy kolejnych miesięcy).

Następnie trzeba popracować nad formułami, aby każdy następny arkusz pobierał dane z poprzedniego celem sumowania od początku roku podatkowego. Bardziej zaawansowani w pracy nad arkuszami kalkulacyjnymi mogą pokusić się o wprowadzenie formuł obliczających zaliczkę na podatek. Program Excel daje bardzo dużo możliwości, ponieważ praktycznie wszystko można wyliczyć. Jest to jednak sposób dla osób doświadczonych w pracy na bazie tego programu, ponieważ w ślad za ogromnymi możliwościami Excela idzie niestety ryzyko popełnienia błędu, jeżeli nie do końca wiemy, jak się przed nimi ustrzec. Z tego powodu lepiej jest skorzystać z gotowych arkuszy, które posiadają odpowiednie zabezpieczenia przed błędami.

Obecnie bardzo popularne staje się korzystanie z gotowych programów rachunkowych, które mogą zastąpić nam korzystanie z usług biura księgowego, a jeśli prowadzimy wszelką dokumentację sami, na pewno ułatwiają pracę. Księgę przychodów i rozchodów również można prowadzić online, ważne jest tylko, aby sporządzić z niej wydruki, gdyż wymagają tego od nas przepisy.

Polecamy program do prowadzenia rachunkowości InFakt, w którym księga przychodów i rozchodów generuje się sama na podstawie zaksięgowanych dokumentów. Nie musimy dodatkowo wypełniać żadnych kolumn, a przede wszystkim zastanawiać się, w które pola należy wpisać dany wydatek, ponieważ program zrobi to za nas. Oszczędzamy w ten sposób nasz cenny czas i minimalizujemy ryzyko popełnienia błędu. Naszym jedynym obowiązkiem będzie po zakończeniu miesiąca wydrukowanie tabeli.

Kpir w infakt.pl

Aby prowadzić księgę przychodów i rozchodów w programie InFakt nie trzeba tego robić od początku działalności gospodarczej, czy od początku roku. Można taką decyzję podjąć w dowolnym miesiącu. Należy wówczas przenieść dane ze swojej dotychczasowej księgi do programu i dalej już księgować w InFakt. Opcja ta dostępna jest w zakładce „Ustawienia”, następnie „Księgowość”. Wybieramy „Dane z KPIR”, gdzie wpisujemy ostatni numer porządkowy, jaki mamy w swojej dotychczasowej księdze oraz wprowadzamy poszczególne kwoty będące sumą kolumn od początku roku podatkowego. Zapisujemy zmiany i od tej pory możemy już korzystać z KPIR w InFakt. Po zakończeniu każdego miesiąca możemy w prosty sposób sporządzić wydruk KPIR. W tym celu należy wejść w zakładkę „Raporty Księgowe”, po czym kliknąć w belkę „KPIR” i poniżej zaznaczyć wybrany miesiąc, za który chcemy wygenerować wydruk. Klikamy przycisk „Drukuj”, po prawej stronie zmieni się status na wydrukowany, a podgląd gotowego arkusza zobaczymy w PDF.

Korzystając z programu InFakt, mamy pewność, że nie zrobimy błędu w księdze przychodów i rozchodów, czyli zaliczka na podatek zostanie prawidłowo obliczona. Program działa online, więc zastosowany wzór księgi i sposób umieszczania poszczególnych kwot w odpowiednie pola będzie zawsze zgodny z aktualnymi przepisami, gdyż są one na bieżąco aktualizowane.