Księgowość prowadzona przez małe i średnie i firmy opiera się w większości przypadków o reguły uproszczone, czyli rozliczenia prowadzone na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR).

Tylko duże podmioty decydują się założyć pełne księgi rachunkowe. Wzór KPiR jest zawsze podstawą jakichkolwiek rozliczeń, a stosowanie prawidłowych reguł wypełniania książki przychodów i rozchodów stanowi podstawę uznania księgowości przedsiębiorstwa za rzetelną i prawidłową.

Kto zastosuje KPiR?

Księgę przychodów i rozchodów według wzoru z rozporządzenia o KPiR prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, prowadzące działalność gospodarczą. Wzór KPiR musi być przez nich stosowany i uzupełniany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, na podstawie objaśnień zawartych w rozporządzeniu.

W przypadku powyższych spółek prowadzona jest jedna KPiR, nie prowadzi się odrębnych KPiR dla poszczególnych wspólników. Możliwe jest stosowanie wielu KPiR, jeżeli przedsiębiorstwo podatnika lub spółki jest wielozakładowe. Wówczas można zastosować zasadę – jeden wzór KPiR dla każdego z zakładów lub też stosować tylko jedno KPiR w siedzibie spółki, a w zakładach stosować ewidencję przychodów.

Jeżeli jednak przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły u tych podatników co najmniej równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro (za rok 2011 kwota ta po przeliczeniu na złote wynosi 4.784.400 zł), to prowadzący uproszczoną księgowość zobowiązani są od nowego roku zaprowadzić księgi rachunkowe i rozliczać się w pełnej rachunkowości.

KPiR prowadzą również zarabiający na prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia uproszczonej księgowości, zatem nie rozliczają się stawką ryczałtową, zależną od rodzaju danego działu specjalnego produkcji rolnej. KPiR stosują też wykonujący na własny rachunek umowy zlecenia i agencyjne, czy osoby duchowne, które zrzekły się rozliczeń w formie zryczałtowanej.

Wzór księgi przychodów i rozchodów obowiązuje zarówno tych podatników, którzy zdecydowali się na płacić podatki stosując zasady ogólne rozliczeń, czyli podatek według skali 18 i 32 procent, jak również ci, którzy zgłosili opodatkowanie liniowe według stawki 19%.

Księgowości poprzez KPiR nie zastosują natomiast rozliczający ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, czy też opłacający podatek według karty podatkowej. Ci pierwsi stosują przeznaczoną specjalnie dla nich, uproszczoną w stosunku do wzoru KPiR, ewidencję przychodów.

Ci drudzy opłacają kwotę z karty podatkowej na podstawie decyzji ustalającej ten podatek, wydanej przez Naczelnika Urzędu Skarbowego. Opłacający ryczałt ewidencjonowany pamiętać muszą jednak, że po przekroczeniu limitu sprzedaży w kwocie 150.000 euro (w roku 2011 – 591.975 zł), rozpoczynając sprzedaż w następnym roku podatkowym, stosować muszą zasady ogólne lub podatek liniowy, a co za tym idzie – KPiR lub pełną rachunkowość.

KPiR nie stosują natomiast wykonujący wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym czy zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim.

Jak wygląda wzór KPiR?

Wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawiera załącznik do rozporządzenia z 26 sierpnia 2003 r. (Dz. U. 2003 nr 152, poz. 1475). W uproszczeniu KPiR to tabela, w której kolumny podatnicy wpisują przychody i koszty związane z prowadzoną przez nich działalnością.

Co zawiera KPiR?

Księga uproszczonej księgowości zawiera 13 kolumn, z których kol. 7-9 dotyczą uzyskiwanych przychodów, a kol. 8-13 – ponoszonych kosztów. I tak w:

Kpir w infakt.pl

• kolumnie nr 1 wpisać należy kolejny numer zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu,
• kolumnie nr 2 wpisać należy dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży).
• kolumnie 3 wpisywać należy numer faktury lub innego dowodu. Jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisywać numer zestawienia faktur.
• kolumnie 4 i 5 wpisuje się imiona i nazwiska (nazw firm) oraz adresy kontrahentów (dostawców lub odbiorców), z którymi zawarte zostały transakcje dotyczące zakupu surowców, materiałów, towarów itp. lub sprzedaży wyrobów gotowych (towarów), gdy transakcje te udokumentowane są fakturami i paragonami. Kolumn tych nie wypełnia się w wypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.
• kolumnie 6 wpisać należy rodzaje przychodów lub wydatków. Określenie to powinno zwięźle oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego,
• kolumnie 7 wpisać należy przychody ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług. Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę przychodu (sprzedaży wartości dewizowych) wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. W przypadku prowadzenia działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw (w lombardach) w kolumnie 7 wpisuje się na koniec miesiąca kwotę prowizji stanowiącą wartość spłaconych w danym miesiącu odsetek lub różnicę między kwotą uzyskaną ze sprzedaży zastawionych rzeczy a kwotą udzielonych pożyczek,
• kolumnie 8 wpisać należy pozostałe przychody (np. odpłatne zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika).
• kolumnie 9 wpisać należy łączną kwotę przychodów zewidencjonowanych w kolumnach 7 i 8.
• kolumnie 10 wpisać należy zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu. Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę zakupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.
• kolumnie 11 wpisać należy koszty uboczne związane z zakupem, np. koszy transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.
• kolumnie 12 wpisać należy wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom (w gotówce i w naturze). Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.
• kolumnie 13 wpisać należy pozostałe koszty (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. Wpisuje się w nią m.in.: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia, wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu, koszty podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej z dołączonymi dowodami (fakturami) potwierdzającymi poszczególne wydatki,
• kolumnie 14 wpisać należy łączną kwotę wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13.
• kolumna 15 jest wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1-13. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych). 
• kolumnie 16 należy wpisywać uwagi, co do treści zapisów w kolumnach 2-15. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi. W kolumnie tej mogą być także ewidencjonowane przychody faktycznie przez podatnika otrzymane.

Wzór KPIR w PDF wygenerowany w infakt.pl

KPiR prowadzona przez komputer

Uproszczoną księgowość można prowadzić nie tylko ręcznie, ale również wykorzystując komputerowe programy do księgowania, takie jak księgowość infakt. Stosowanie technik informatycznych, warunkiem uznania ksiąg za prawidłowe jest:

• określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg;
• stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem KPiR;
• przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji (np. dyskach CD, dysku twardym, serwerze), do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Stosując elektroniczną księgowość, nie później niż do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie, podatnik musi wydrukować wypełnioną KPiR. Program powinien zapewniać zgodność wydruku ze wzorem podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zamieszczonym w rozporządzeniu.

Gdyby podatnik posługiwał się programem, w którym zapisy nie są zgodne ze wzorem z rozporządzenia, to jest obowiązany założyć księgę i po zakończeniu miesiąca sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku. Wydruk z programu wpisuje się wzoru KPiR.

Jakie elementy są w KPiR inFakt?

KPiR w infakt spełnia wymogi nałożone prawem. Usługa infakt grupuje koszty i przychody w 16 kolumnach księgi. Co więcej, po wprowadzeniu kosztu lub generowaniu faktury przychodowej, rozlicza ją na bieżąco w KPiR oraz pozostałych dostępnych ewidencjach. Zapewnia to prowadzenie księgowości w formie automatycznej i na bieżąco. W każdej chwili możliwy jest wydruk danego stanu księgi.

Wprowadzane dane zapisywane są automatycznie. Przy kolejnym logowaniu wyświetlane są zapisane informacje według stanu z chwili wcześniejszego wyjścia z programu.

Dlaczego warto używać KPiR w inFakt?

Infakt umożliwia szybkie wprowadzanie danych do KPiR. Poprawne prowadzenie księgowości możliwe jest w zasadzie bez konieczności zaglądania w KPiR. Wystawiane faktury i przyjmowane dokumenty program wprowadza do księgi sam i dolicza do wcześniejszych kwot przychodów lub kosztów. Stąd prowadzenie księgowości sprowadzi się jedynie do generowania faktur i dokumentów kosztowych.

Dodatkowo funkcja jednorazowego podawania danych kontrahenta powoduje, że np. księgując trzy dokumenty na rzecz tej samej osoby, jego dane adresowe wpisać trzeba tylko raz. Każdy kolejny dokument na rzecz kontrahenta posiadać będzie jego dane, których nie trzeba ponownie uzupełniać w księdze. Tym księgowość infakt różni się m.in. od KPiR prowadzonej ręcznie - w której dane kontrahenta trzeba każdorazowo wpisać do KPiR.