Na czym polega prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów? Poznaj zalety programów działających online.

Obowiązek i zasady prowadzenia Księgi przychodów i rozchodów (KPIR) reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z późniejszymi zmianami. Celem prowadzenia KPIR jest rozliczenie podatku dochodowego. Obowiązek takiego sposobu rozliczania się z urzędem skarbowym ciąży na podatnikach rozliczających się na zasadach ogólnych oraz opodatkowanych podatkiem liniowym.

Obowiązku prowadzenia KPIR nie mają:

• Podatnicy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych,
• Podatnicy opodatkowani kartą podatkową,
• Podatnicy prowadzący pełną księgowość.

KPIR można prowadzić samodzielnie, nie jest to trudne, ale wymaga zapoznania się z aktualnie obowiązującymi zasadami. Podstawą do dokonywania wpisów w księdze są dowody księgowe. Zasady dokonywania wpisów do KPIR określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – par 12 pkt. 3-6 i par 13. Najczęściej stosowane w tym celu dokumenty to:

• Faktury VAT, faktury VAT marża, faktury VAT-RR, faktury VAT-MP,
• dokumenty celne,
• faktury korygujące,
• noty korygujące,
• rachunki,
• dowody wewnętrzne, czyli dokumenty zawierające co najmniej wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron, które daną operację gospodarczą wykonały (imię i nazwisko lub nazwa, adres), przedmiot (nazwa towaru, usługi), datę tej czynności, ponadto dokument taki musi być opatrzony podpisem osoby sporządzającej go,
• dowody opłat bankowych i pocztowych,
• dowody przesunięć,
• noty księgowe,
• zbiorcze dowody księgowe.

Kpir w infakt.pl

Aby dowód księgowy mógł zostać uznany za prawidłowy powinien być sporządzony w taki sposób, aby jego odczytanie przez osoby kontrolujące nie stanowiło problemu, czyli czytelnie, w języku polskim i bez skrótów. Zdarza się, że kupujemy towar poza granicami kraju i otrzymamy fakturę obcojęzyczną. Powinniśmy wówczas opisać ją w języku polskim, szczegółowo, jakich towarów dotyczy i taki opis dołączamy do otrzymanego dokumentu.

Wpisów należy dokonywać do księgi przychodów i rozchodów w sposób chronologiczny, czyli najlepiej każdego dnia. Zdarza się, że przedsiębiorcy wystawiają lub otrzymują tylko kilka faktur miesięcznie lub tygodniowo, co raczej nie powinno stanowić problemu z zaksięgowaniem tych transakcji. Są jednak sytuacje, gdy sprzedaży jest kilkanaście, czy kilkadziesiąt w ciągu dnia. W takich sytuacjach dowodem księgowym może być dzienne zestawienie sprzedaży mające często postać wydruku z kasy fiskalnej. Sposób numeracji dowodów księgowych zależy od nas samych, ale ważna jest konsekwencja stosowania ustalonego wzoru numeracji przez cały rok podatkowy.

Wzór KPIR w PDF wygenerowany w infakt.pl

Elementy składowe księgi przychodów i rozchodów to kilkanaście kolumn opisanych w ściśle określony sposób. Poszczególne kolumny są ponumerowane i należy w nie wpisywać konkretne dane. Znajomość przepisów dotyczących prowadzenia KPIR jest w tej sytuacji nieoceniona. Jednak, aby samodzielnie dokonywać wpisów w sposób prawidłowy, trzeba na bieżąco śledzić zmiany w przepisach. KPIR składa się z następujących kolumn:

• Pierwsza kolumna służy numeracji porządkowej kolejno wpisywanych dowodów księgowych. W kolumnie drugiej notujemy daty zdarzeń gospodarczych.
• Trzecia kolumna służy wpisaniu numerów dowodów księgowych (numer otrzymanej faktury). Kolejne dwie kolumny przeznaczone są do określenia danych kontrahenta, z którym dana operacja gospodarcza miała miejsce, a jeżeli takiej osoby lub firmy nie możemy jednoznacznie określić, to pola te pozostawiamy bez wypełnienia.
• W szóstej kolumnie opisujemy operację gospodarczą (np. dostęp do internetu za wrzesień 2011).
• W kolumnę siódmą wprowadzamy wartości przychodów ze sprzedaży towarów lub/i usług, a w ósmą wartości pozostałych przychodów. Kolumna dziewiąta jest sumą dwóch poprzednich.
• Kolumny od dziesiątej do szesnastej są przeznaczone do wpisywania wydatków według informacji zawartych w rozporządzeniu na temat prowadzenia KPIR.

Warto jest zaopatrzyć się w program, który pozwala prowadzić księgę przychodów i rozchodów online. Wówczas nie będziemy musieli martwić się o aktualnie obowiązujące ustawy, rozporządzenia, wchodzące zmiany itp. Programy działające online są regularnie aktualizowane i dzięki temu pracują zawsze w oparciu o aktualne prawo. Taką możliwość daje InFakt.

Korzystając z tego rodzaju aplikacji, nie musimy zastanawiać się, w którą kolumnę należy wpisać dany koszt lub przychód. Program sam generuje wpisy na podstawie zaksięgowanych dokumentów wykazujących koszt oraz wystawionych faktur. Program InFakt automatycznie przenosi wszystkie dane i tworzy gotową księgę przychodów i rozchodów, którą na koniec miesiąca wystarczy tylko wydrukować.