Mali oraz średni przedsiębiorcy rzadko decydują się na prowadzenie pełnej księgowości, zdecydowanie częściej rozliczają się opierając na uproszczonych regułach. Zatem prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów w skrócie określaną terminem KPIR.

Podmioty zobowiązane do prowadzenia KPiR

Zgodnie z brzmieniem § 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów [ z dnia 26 sierpnia 2006 Dz. U Nr 152 poz. 1475 z późniejszymi zmianami] do prowadzenia księgi [ wzór 1] zobowiązane są;

• osoby fizyczne
• spółki jawne osób fizycznych
• spółki partnerskie osób fizycznych

Księgę przychodów i rozchodów zgodną z wzorem 2 prowadzą:

• rolnicy prowadzący gospodarstwo rolne nie zatrudniający pracowników - którzy wykonują rzeczoną działalność osobiście albo wraz z członkami rodziny- pod warunkiem że przychód z prowadzonej działalności w okresie rocznym nie przekracza 10tys złotych.

Wszystkie podmioty zobowiązane do prowadzenia KPiR muszą uzupełniać wpisy zgodnie z obowiązującymi regułami oraz według ściśle określonych wzorów określonych w przepisach prawa.

Ile KPiR w spółce?

Zasadą jest prowadzenie jednej podatkowej księgi przychodów i rozchodów dla ww. spółek, nie zaś prowadzenia ksiąg odrębnych dla wszystkich występujących wspólników. Wyjątkiem jest sytuacja w której przedsiębiorstwo spółki albo należące do jednego ze wspólników jest wielozakładowe, wówczas możliwe jest prowadzenie kilku ksiąg. Przedsiębiorca może zdecydować się na jedno z rozwiązań; stosować wzór KPiR wyłącznie w siedzibie spółki a w zakładach prowadzić jedynie ewidencję przychodów, albo też wprowadzić wzór KPiR dla każdego z zakładów.

Do kiedy można stosować KPiR

Uproszczony sposób rozliczania się na zasadzie podatkowej KPiR jest rozwiązaniem wygodnym, jednakże podlega limitom. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje poziom osiąganych przez spółkę przychodów, którego przekroczenie wiąże się z koniecznością wprowadzenia w następnym roku obrotowym pełnej księgowości. Kwota o której mowa to 1mln 200tys Euro w walucie polskiej.

Kto jeszcze prowadzi KPiR

Do grupy podmiotów rozliczających się na zasadach uproszczonych należą również:

• Podatnicy osiągający przychody z tytułu prowadzonej specjalnej działalności rolnej- pod warunkiem iż zgłoszona została chęć rozliczania się na zasadach KPiR- czyli podatnik zrezygnował ze stawki ryczałtowej przewidzianej dla danego typu produkcji specjalnej.
• Realizujący na własny rachunek umowy zlecenia i umowy agencyjne – również pod warunkiem rezygnacji z systemu ryczałtowego.
• Duchowni – również po zrezygnowaniu z systemu ryczałtowego.

Bez względu na to czy podatnicy zdecydują się zadeklarują rozliczanie według stawek 18% i 32% jak i podatnicy którzy wskazali stawkę 19% korzystają z takich samych wzorów KPiR.

Wzór w rozporządzeniu

Jak zostało wspomniane wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów określony jest we właściwym rozporządzeniu Ministra Finansów, o sposobach prowadzenia KPiR. Upraszczając zagadnienie napisać można iż wzór jest tabelą do której podatnicy wpisują przychody oraz ponoszone koszty.

Budowa KPiR kolumny i wpisy

Wzór KPiR zawiera 16 kolumn, z czego kolumny 7,8 i 9 dotyczą przychodów natomiast kolumny od 10 do 14 tej dotyczą wydatków. Zgodnie z wzorem wypełniając KPiR należy:

• Kolumna 1: W polu wpisać właściwy numer porządkowy- Numer porządkowy w księdze powinien być tożsamy z oznaczeniem numerycznym podstawy dokonania tego wpisu.
• Kolumna 2: W tym miejscu podatnik wpisuje datę wynikającą z dokumentu który jest podstawą dokonania danego wpisu np. : datę otrzymania należności za sprzedany towar albo wykonaną usługę, ewentualnie zestawienia transakcji.
• Kolumna 3: Do kolumny zostaje wpisany numer dokumentu stanowiącego podstawę wpisu
• Kolumna 4 -5: Wpisuje się dane adresowe oraz nazwy[ imiona nazwiska] stron transakcji . Wpisywane są dane tylko z tych transakcji których dowodem przeprowadzenia są paragony oraz wystawione faktury.
• Kolumna 6: podatnik definiuje sam rodzaj transakcji rodzącej obowiązek podatkowy.
• Kolumna 7: Wpisywana jest w tą kolumnę wartość przychodu ze sprzedaży towarów oraz usług. Jednakże nie wszyscy podatnicy korzystający z KPiR wpisują wartość dzienną.
• Kolumna 8: Podatnik wpisuje wszystkie pozostałe przychody uzyskane w danym okresie rozliczeniowym, mogą to być wynagrodzenie z tytułu pełnionych funkcji [ płatnika podatku] jak również przychody ze sprzedaży elementów majątku.
• Kolumna 9: To zsumowanie przychodów ewidencjonowanych odpowiednio w kolumnach 7 i 8
• Kolumna 10: Podatnik wpisuje w nią całkowitą wartość zakupionych towarów, oraz usług- wynikającą z ceny zakupu.
• Kolumna 11: W tym punkcie ujmuje podatnik wszystkie dodatkowe koszty jakie poniósł na przykład jest to transport towarów.
• Kolumna 12: Podane jest w niej wynagrodzenie brutto wypłacone pracownikom [ zarówno w gotówce jak też w naturze] Wartość świadczeń w naturze, jeżeli są to towary albo też usługi będące przedmiotem działalności przedsiębiorcy- ustala się na podstawie cen jakie obowiązują kontrahentów przedsiębiorcy. Natomiast w innych sytuacjach wartość wyliczana jest na podstawie przeciętnej wartości rynkowej. Ta wynika ze stanu technicznego oraz jakości towarów czy usług będących przedmiotem świadczenia.
• Kolumna 13: Zawiera wszystkie koszty poniesione przez podatnika [ nie wymienione w kolumnach 10 -12] poza tymi które nie są zaliczane do grupy kosztów uzyskania przychodu przez przedsiębiorcę. W tej kolumnie znajdą się zatem koszty stałe ponoszone przez przedsiębiorcę w związku z wynajmowaniem lokalu firmowego jak: opłata czynszowa za lokal użytkowy [ również za wyodrębniony z powierzchni lokalu mieszalnego na potrzeby prowadzenia działalności- wówczas kosztem jest % sumy czynszu płaconego za lokal mieszkalny odpowiadający wielkości udziału % wydzielonej powierzchni w całkowitej powierzchni użytkowej]. Rachunki za telefon, internet, prąd oraz wodę bieżącą, składki na ubezpieczenia, w części finansowanej przez pracodawcę, ryczałt samochodowy- za pojazd prywatny nie znajdujący się w ewidencji majątku trwałego firmy, a używany w celu realizowania działalności. W rubryce tej pojawiają się też koszty nie będące kosztami stałymi jak koszty delegacji.

KPiR znajdują się jeszcze kolumny 14-15:

• Kolumna 14: W niej podatnik dokonuje zsumowania kosztów wskazanych w kolumnach 12 i 13
• Kolumna 15: Może pozostać wolna, ewentualnie podatnik wpisuje w niej wszystkie zdarzenia, zaszłości o charakterze gospodarczym, których nie dało się ująć w kolumnach 1-13.
• Kolumna 16: To przede wszystkim miejsce na komentarze oraz uwagi dotyczące wpisów dokonanych we wszystkich innych kolumnach.

Księgowość uproszczona w wersji komputerowej

Przedsiębiorcy korzystający z możliwości prowadzenia własnej księgowości na zasadach uproszczonych mogą to robić na dwa sposoby. Pierwszy to korzystanie z druków które wypełnia się ręcznie, albo też skorzystać z dostępnych na rynku programów komputerowych, jak również serwisów specjalistycznych. Dostosowanych do oczekiwań przedsiębiorcy, tak jak platforma inFakt.

Warunki korzystania z systemów komputerowych

By podatnik mógł się posługiwać systemem komputerowym spełnione muszą być określone warunki:

• Istnieć musi precyzyjna instrukcja dotycząca obsługi programu, który będzie wykorzystywany do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
• Dozwolone jest stosowanie wyłącznie takiego systemu, który pozwala na bieżące śledzenie treści dokonywanych wpisów. Jak również daje pełną gwarancję zachowania właściwej chronologii zapisów.
• Przedsiębiorca musi dysponować odpowiednimi nośnikami danych, które zapewnią bezpieczeństwo danych do momentu ich zapisania i wydrukowania. Wspomniane nośniki magnetyczne powinny być chronione przed uszkodzeniami mechanicznymi.

Kolejnym warunkiem wynikającym z przepisów prawa, jest konieczność możliwości wydruku KPiR zgodnie z wzorcem z załącznika do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów. Korzystanie z elektronicznej księgowości nie zwalnia podatnika z obowiązku posiadania wersji drukowanej, wydruk powinien następować najpóźniej w 20 dniu miesiąca następującego po miesiącu którego rozliczenie dotyczy. Jeżeli podatnik posłuży się programem, którego wydruki nie są zgodne z wzorem z rozporządzenia, ma obowiązek ręcznego przepisania wszystkich kwot z wydruku, do KPiR.

KPiR w inFakt

Serwis księgowości internetowej inFakt dostarcza rozwiązania, które spełniają wszystkie wymogi dotyczące KPiR, stanowione przez przepisy prawa. Jest to również rozwiązanie wygodne ponieważ oznacza w pełni zautomatyzowane rozliczanie każdej wprowadzonej faktury przychodowej. Zarówno w samej podatkowej księdze przychodów i rozchodów jak i w innych rodzajach ewidencji. Korzystający z inFakt daje też możliwość bieżącego wglądu w treść wszystkich generowanych dokumentów - co bardzo ułatwia bieżące prowadzenie księgowości. System udostępnia opcję wydrukowania księgi w dowolnym momencie.

Powody dla których warto wybrać inFakt

Każdemu przedsiębiorcy zależy na tym by szybko i sprawnie wprowadzać dane do KPiR, a system inFakt jest idealnym narzędziem, które to umożliwi. Wszystkie wprowadzone dane zostają automatycznie przez system zapisane. Za każdym razem zatem uruchamiając program użytkownik ma dostęp do ostatnio zapisanych danych.

Co ważniejsze program wyręcza podatnika we wprowadzaniu danych do KPiR, zatem przedsiębiorca może skupić się na uzupełnianiu i generowaniu samych faktur i dokumentów związanych z kosztami. Powtarzające się dane [ jak nazwa kontrahenta, adres itp] są też, po wybraniu kontrahenta z listy, automatycznie uzupełniane w każdym wystawianym dokumencie. W ten sposób prowadzenie księgowości staje się znacznie prostsze a przede wszystkim zabiera zdecydowanie mniej czasu.

Dlatego mając możliwość bezpłatnego zarejestrowania się w serwisie inFakt, przedsiębiorca powinien to uczynić jak najszybciej. Błyskawicznie przekona się jak aplikacja inFakt ułatwia prowadzenie rachunkowości.

Wygeneruj KPiR w programie inFakt.pl

Prosto, szybko i za darmo!

Podaj adres e-mail i hasło

Twój e-mail

Twoje hasło

Akceptuję regulamin.

Wygeneruj KPiR