Jeśli prowadząc działalność gospodarczą zadeklarowałeś rozliczanie dochodu na zasadach ogólnych, czyli nie wybrałeś ryczałtu ani karty podatkowej masz możliwość pomniejszenia wartości sprzedaży czyli przychodu o kwotę poniesionych kosztów.

Matematycznie oznacza to, że od kwoty stanowiącej sprzedaż czyli przychód odejmujemy kwotę poniesionych kosztów i uzyskujemy podstawę opodatkowania.

Warto więc zastanowić się co może stanowić koszt związany z prowadzeniem działalności gospodarczej gdyż w interesie każdego przedsiębiorcy jest wykazywanie na jak największą kwotę poniesionych kosztów.

Jednak z drugiej strony przepisy podatkowe na straży których stoją Urzędy Skarbowe skrupulatnie normują co możemy a co nie możemy uznać za koszt związany z działalnością gospodarczą.

Koszt uzyskania przychodów

Do kosztów uzyskania przychodów, czyli takich które możemy uznać za koszty firmowe możemy zaliczyć wyłącznie koszty, których poniesienie wygenerowało lub wygeneruje w przyszłości określony przychód, albo ten przychód zabezpiecza.

Mówiąc innymi słowami – przedsiębiorca musi umieć wykazać, że każdy poniesiony i zaksięgowany koszt da się powiązać z określonym przychodem np. koszt wynajmu biura, czy powierzchni handlowej firma ponosi aby stworzyć możliwość dla klienta dokonania zakupu towaru czy usługi.

Warto przeanalizować jakie wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w świetle przepisów podatkowych.

Miejsce prowadzenia działalności gospodarczej

Podstawowym kosztem może być koszt wynajmu biura, sklepu, magazynu.

Fakturę otrzymaną za wynajem księgujemy jako koszt kwotą netto odliczając podatek VAT, jeśli zgłosiliśmy się jako podatnik podatku VAT. W przeciwnym wypadku fakturę księgujemy kwotą brutto.

Co jednak w przypadku, kiedy dla potrzeb biurowym wygospodarowaliśmy pokój we własnym mieszkaniu, czy też garaż dla potrzeb magazynowych?

W takim przypadku także ponosimy koszty, które przyczyniają się do osiągania przychodów. Aby móc pracować zużywamy energię, gaz, wodę itp.

Powinniśmy dokładnie określić jaką część (np. procentowo) mieszkania czy domu wykorzystujemy na cele prowadzonej działalności gospodarczej i taką część opłat za media możemy uznać za koszty firmowe.

W praktyce najczęściej przedsiębiorcy spisują oświadczenie o wykorzystaniu np. 25 % mieszkania na cele firmowe i w kolejnych miesiącach 25 % z rachunków za media wliczają w koszty na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego.

Pamiętajmy jednak, że w tym przypadku nie odliczymy podatku VAT z faktur za media gdyż nabywcą usługi na tych fakturach jest osoba prywatna.

Wyposażenie biura lub sklepu

W celu prowadzenia działalności gospodarczej potrzebujemy podstawowych narzędzi pracy, które składają się na wyposażenie naszego miejsca pracy:

Zazwyczaj ponosimy koszty na zakup:

• Komputera,
• Drukarki,
• Skanera,
• Licencje do programów komputerowych,
• meble biurowe itp

Pamiętajmy, że kupowane narzędzia pracy muszą znaleźć zastosowanie w prowadzonej, przez nas działalności.

Jeśli prowadzimy firmę spedycyjną trudno będzie przekonać pracowników Urzędu Skarbowego w trakcie przypadkowej kontroli o konieczności i zastosowaniu oprogramowania do aranżacji wnętrz, trudno też będzie wytłumaczyć zasadność kupna telewizora dla potrzeb firmowych. Pamiętajmy, że konieczność udowodnienia powiązania pomiędzy poniesionym kosztem a przychodem leży po stronie przedsiębiorcy.

Telefon i Internet

W dzisiejszych czasach podstawowym narzędziem pracy w wielu branżach jest telefon i Internet. W związku z tym ponoszone koszty z tym związane są bezspornymi kosztami firmowymi.

Przegląd kosztów w Infakt.pl

Należy jednak pamiętać, że koszty poniesione na zakup i użytkowanie telefonu i Internetu mogą być potraktowane jako koszty firmowe tylko w zakresie w jakim odnoszą się do działalności firmy.

Bardzo często w trakcie kontroli, Urzędy Skarbowe wymagają aby na bilingach dołączonych do faktur VAT były zaznaczane rozmowy prywatne i o ich wartość były pomniejszane koszty. Pełną kwotę faktur VAT możemy potraktować jako koszt uzyskania przychodu tylko w sytuacji kiedy telefon formowy jest wykorzystywany tylko dla potrzeb firmowych.

Samochód jako narzędzie pracy w prowadzonej firmie

Dokonując zakupu samochodu firmowego – zakupujemy środek trwały, który podlega amortyzacji zgodnie z obowiązującymi wskaźnikami stanowiąc jednocześnie koszty firmy. Ta zasada obowiązuje bez względu na to czy kupujemy samochód osobowy czy ciężarowy oraz bez względu na sposób finansowania zakupu (gotówka czy kredyt).

Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na zakup samochodu firmowego w ramach umowy leasingu. W przypadku leasingu operacyjnego kosztem jest cała rata leasingowa. W przypadku leasingu finansowego kosztem są odpisy amortyzacyjne oraz część odsetkowa raty leasingowej. Oczywiście kosztem firmowym będą koszty związane z naprawą, przeglądami, eksploatacją samochodów firmowych.

Do kosztów zaliczymy też paliwo zakupione na podstawie faktury VAT, którą wprowadzamy do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.

Wielu przedsiębiorców aby uniknąć konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów na zakup samochodu firmowego decydują się często na wykorzystywanie dla potrzeb firmowych samochodu prywatnego.

W przypadku wykorzystywania samochodu prywatnego możemy rozliczyć w firmie poniesione koszty tylko do wysokości limitu Dostępne na rynku drugi faktur VAT są tak skonstruowane , który wynika z ewidencji przebiegu pojazdu.

Oznacza to, że chcąc zaliczyć w koszty paliwo zakupione dla potrzeb firmowych musimy sporządzić ewidencję przebiegu pojazdu czyli zestawienie przejechanych kilometrów, ze wskazaniem celu i daty podróży. Do uzyskanego limitu - koszty poniesione udokumentowane posiadanymi fakturami, uznajemy za koszt firmowy na podstawie stworzonego dowodu wewnętrznego.

Koszt obsługi księgowej

Jeśli decydujemy się na podpisanie umowy na odpłatną obsługę księgową firmy lub zakup programu komputerowego wraz z licencją to koszt taki jest kosztem uzyskania przychodu. Kosztem będą także opłaty abonamentowe w przypadku korzystania z internetowych serwisów księgowych typu inFakt.pl.

Temat kosztów firmowych, które mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu jest bardzo szeroki. Pamiętajmy jednak, że kwalifikując poszczególne koszty powinniśmy kierować się przede wszystkim rozsądkiem oraz znajomością prawa.