Wystawianie faktur VAT jest czynnością wymagającą skupienia i dokładności, gdyż powstałe błędy mogą być przyczyną otrzymania przed podatnika kary grzywny za wadliwe sporządzenie faktury VAT.

W przypadku zauważenia błędów podatnik ma możliwość sporządzenia faktury korygującej. Jednak nie tylko pomyłki mogą być przyczyną jej wystawienia. Również w przypadku innych zdarzeń faktura korygująca będzie odpowiednim dokumentem do dokonania stosownych zmian. Niekiedy mogą zdarzyć się także sytuację, gdy należy skorygować ponownie ten sam dokument. Warto więc zapoznać się z zasadami sporządzania faktur korygujących.

Faktury korygujące dokumentujące rabat, zwrot towarów, zaliczek, przedpłat powinny zawierać co najmniej:

• Numer kolejny oraz datę jej wystawienia.
• Dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
  - imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  - numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
  - numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT",
  - dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty -sprzedaży, również datę sprzedaży,
  - nazwę towaru lub usługi objętych korektą.
• Kwotę i rodzaj operacji.
• Kwotę zmniejszenia podatku należnego.

Fakturę korygującą wystawia się również, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury, lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku, bądź jakichkolwiek innych błędów w zakresie wykazywanych na fakturze VAT wartości.

W przypadku podwyższenia ceny faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:

• Numer kolejny i datę jej wystawienia.
• Dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
  - imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  - numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
  - numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT",
  - dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży,
  - nazwę towaru lub usługi objętych podwyżką ceny.
  
• Kwotę podwyższenia ceny bez podatku.
• Kwotę podwyższenia podatku należnego.

Poza ww. minimalnym zakresem danych, które faktura korygująca powinna zawierać, w praktyce ujmuje się w nich dodatkowo kwoty wynikające z faktury pierwotnej z opisem „przed korektą”, kwoty w nowej, prawidłowej wysokości z opisem „po korekcie” oraz wartość zwiększenia bądź zmniejszenia należności.

Faktury korygujące powinny także zawierać opis „Faktura korygująca” oraz być wystawiane w dwóch egzemplarzach – oryginał dla nabywcy oraz kopia dla sprzedawcy. Przepisy nie wskazują konkretnego terminu wystawiania faktur korygujących, należy jednak przyjąć, iż powinno się je wystawiać niezwłocznie po wystąpieniu przyczyny, która tej korekty wymaga. Dodatkowo wystawienie faktury korygującej wymaga potwierdzenia jej akceptacji przez odbiorcę i dopiero wtedy można ująć ją w rejestrze VAT.

O ile dokonanie korekty do wystawionej wcześniej faktury sprzedaży przy zachowaniu ww. zasad nie sprawia zazwyczaj kłopotów, o tyle wystawienie faktury korygującej do faktury, która wcześniej już została zmieniona budzi mnóstwo wątpliwości.

Warto zatem wiedzieć, że wystawiając korektę do faktury już wcześniej skorygowanej należy w pozycji „przed korektą” odnieść się do aktualnej wartości na dzień wystawienia korekty, czyli tej po poprzedniej zmianie. A wskazując numer faktury, której dana korekta dotyczy, wymienić należy numer faktury pierwotnej, a nie poprzedniej korekty. Podsumowując: w sytuacji wystawienia korekty do skorygowanej już wcześniej faktury nie koryguje się faktury korygującej, ale fakturę pierwotnie wystawioną, przy uwzględnieniu dokonanych korekt.

W związku z tym, iż mimo dołożenia wszelkich starań zdarzają się błędy w wystawianych fakturach, a także z faktem, iż występuje całe mnóstwo sytuacji, kiedy nabywca zwyczajnie zwraca zakupione towary, nie sposób wyobrazić sobie systemu do wystawiania faktur, który nie będzie zawierał opcji sporządzania faktur korygujących.

Dostępne na rynku programy zaczynają być wypierane przez nowoczesne platformy fakturowania on-line, które zyskują nad nimi przewagę swoją funkcjonalnością, prostotą oraz oszczędnością czasu i pieniędzy. Jedną z najważniejszych zalet jest możliwość dostępu do programu z każdego miejsca, w którym tylko użytkownik ma dostęp do internetu. Gdy podatnik uświadomi sobie, że w którejś fakturze popełnił błąd, bądź dostrzeże konieczność jakichkolwiek innych zmian, wystarczy, że połączy się z dowolnego miejsca z internetem, by mieć dostęp do wystawianych przez siebie faktur oraz od razu taki dokument skorygować.

W mniej rozbudowanych programach do wystawiania faktur mogą się zdarzyć sytuacje, gdzie program nie pozwala wystawić korekt do dokumentu, który został już wcześniej skorygowany. Przy korzystaniu z tanich i ubogich programów przedsiębiorcy mogą stracić dużo czasu na poszukiwanie rozwiązania tego typu kłopotów. Aplikacja Infakt daje szerokie możliwości korygowania już raz zmienianych dokumentów.

Wystawianie faktur korygujących do faktur wcześniej skorygowanych w aplikacji Infakt to czynność wymagająca tylko kilku kroków:

2)Wskazać numer kolejny faktury korygującej, numer faktury korygowanej (pierwotnej faktury), dane odbiorcy oraz daty wystawienia faktury pierwotnej oraz korygującej, a także datę sprzedaży i termin płatności:

3) Następnie wprowadzić dane sprzed aktualnej korekty, ale uwzględniające już zmiany dokonane uprzednio. Np. pierwotna faktura opiewała na kwotę 400 zł netto, po czym wystawiono korektę na cenę, która po zmianie wyniosła 420 zł netto. W tej sytuacji dokonując kolejnej zmiany, w pozycji „przed korektą” należy wskazać cenę z uwzględnieniem dokonanej już wcześniej korekty:

4) W ostatnim kroku wystarczy wskazać termin i formę zapłaty:

by móc wydrukować kompletną fakturę korygującą :

Jak widać aplikacja Infakt pozwala na elastyczne wystawianie faktur korygujących zgodnie z przepisami. Nie ogranicza ilości wystawianych korekt do jednego dokumentu, a samo sporządzanie korekty jest tak samo proste jak wystawienie faktury. Wymaga kilku kroków, po czym zapewnia wydruk zawierający wszelkie niezbędne dane z możliwością wydruku od razu w kopii i oryginale. Warto już dzisiaj na stronie www.Infakt.pl zupełnie za darmo przetestować możliwość wystawiania faktury korygującej on-line.