Przy wystawianiu faktury popełniłeś błąd? Nie bagatelizuj tego! Z błędnie wystawionymi dokumentami wiążą się konsekwencje podatkowe. Co zrobić w takiej sytuacji? Wystaw fakturę korygującą.

Faktura korygująca – co powinna zawierać.

Faktura korygująca jest dokumentem księgowym, dlatego należy zadbać o to, aby zawierała podstawowe informacje określone w Ustawie. Oprócz elementów, jakie znajdują się na zwykłej fakturze VAT, faktura korygująca powinna zawierać informacje dotyczące rozróżnienia stawek i ilości towarów/usług przed i po korekcie:

• ilość towaru ( przed i po korekcie)
• cenę netto( przed i po korekcie)

Jak wystawić fakturę korygującą z inFakt?

Zamiast wypisywać gotowe druki faktury korygującej, lub wypełniać szablony w excelu czy wordzie skorzystaj z aplikacji inFakt. Dzięki prostej i intuicyjnej obsłudze wystawienie faktury korygującej zajmie tylko chwilę. Dodatkowo jeśli korekta dotyczy wystawionego wcześniej w aplikacji dokumentu, większość danych uzupełnia się automatycznie. Uzupełniasz jedynie część dotyczącą ilości „po korekcie”.

Przykład wygenerowanej w Infakt.pl faktury korygującej

Prowadząc działalność gospodarczą musimy mieć świadomość, że z różnych powodów będziemy musieli poprawić wystawioną wcześniej fakturę dementującą sprzedaż towarów lub usług.

Nawet jeśli dokładamy wielu starań aby skrupulatnie i dokładnie wystawiać faktury VAT na pewno zdarzy się sytuacja, że osoba wystawiająca fakturę popełni jakiś błąd podając np. błędne dane nabywcy lub sprzedawcy, wpisując omyłkowo niewłaściwą datę wystawienia czy sprzedaży towaru lub usługi a może nawet błąd matematyczny polegający na wpisaniu błędnej kwotę netto lub niewłaściwej stawkę podatku VAT.

Pomyłki nie zawsze muszą być świadome. Zdarzają się sytuacje kiedy odbiorca podaje nam dane do faktury telefonicznie i pomyli się w numerze NIP lub adresie. Zdarzają się też sytuacje kiedy w wyniku różnych ustaleń dostawca przyznaje dodatkowy rabat już po wystawieniu faktury VAT lub też odbiorca zwraca całość lub część zakupionego towaru. Wszystkie te sytuacje skutkują koniecznością poprawienia pierwotnej faktury VAT dokumentującej sprzedaż czyli wystawieniem faktury korygującej zwanej potocznie korektą. Warto więc przybliżyć sobie tematykę związaną z dokumentami korygującymi sprzedaż i ich wpływem na podatek dochodowy oraz podatek VAT.

Okoliczności wskazujące na konieczność wystawienia korekty faktury

Podstawową zasadą dotyczącą wystawiania faktury korygującej jest bardzo prosta. Korekta faktury powinna zostać wystawiona we wszystkich sytuacjach kiedy nastąpiła pomyłka lub zmiana wartości liczbowych zawartych na fakturze podstawowej. Zmiana taka może mieć miejsce w sytuacjach:

• Udzielenia dodatkowego rabatu po wystawieniu faktury pierwotnej,
• Podwyższenia lub zmiany ceny (oczywiście w uzgodnieniu z kupującym gdyż w przypadku braku akceptacji może nastąpić zwrot towaru i konieczność wystawienia korekty faktury do zera),
• Zwrotu towaru przez kupującego lub nie wykonania usługi przez sprzedawcę,
• Zwrot pobranej zaliczki w sytuacji kiedy nie doszło do ostatecznej sprzedaży,
• Błędnej ilości sprzedanego towaru,
• Błędnej ceny jednostkowej,
• Błędnej kwoty netto,
• Błędnej stawki VAT,
• Błędnej kwoty brutto,
• Innych błędów w zakresie wykazywanych na fakturze VAT wartości.

Kto zobowiązany jest do wystawienia korekty faktury

Faktura korygująca jest dokumentem zawsze wystawianym przez sprzedawcę towaru lub usługi, czyli wystawcę faktury pierwotnej VAT.

Nota korygująca

Dokumentem o którym należy wspomnieć omawiając tematykę faktury korygującej jest nota korygująca, której cel wystawienia jest identyczny jak faktury korygującej. Równica polega na tym, że nota korygująca wystawiana jest w sytuacjach kiedy korekta dotyczy błędów, które nie są związane z wartościami na pierwotnej fakturze VAT. Do podstawowych błędów korygowanych za pomocą noty korygującej należą:

• Błędy w danych Nabywcy lub Sprzedawcy, W tym miejscu należy podkreślić, że nie dopuszczalne jest korygowanie wszystkich danych Nabywcy czy Sprzedawcy gdyż mamy tutaj do czynienia z transakcją pomiędzy zupełnie innymi przedsiębiorcami. W takim przypadku należy wystawić fakturę korygującą dokumentującą zwrot towaru lub niewykonanie usługi wobec jednego kontrahenta czyli tzw. fakturę korygującą do zera a następnie wystawić nową fakturę VAT dokumentującą sprzedaż prawidłowemu przedsiębiorcy. W przypadku jeśli faktura została wystawiona z wykorzystaniem danym Nabywcy nieistniejącego należy anulować tą fakturę i wystawić nową fakturę z danymi prawidłowego przedsiębiorcy,
• Błędny numer NIP Nabywcy lub Sprzedawcy,
• Błędna data wystawienia,
• Błędna data sprzedaży,
• Błędna nazwa towaru lub usługi,
• Błędny numer PKWiU

W przypadku noty korygującej mamy pewną dowolność w zakresie wystawcy. Nota korygująca może być wystawiona zarówno przez Sprzedawcę jak i Nabywcę. Praktyka wskazuje na sytuacje kiedy w przypadku błędów dotyczących danych Nabywcy – notę wystawia Nabywca a w przypadku błędów w danych Sprzedawcy - notę wystawia Sprzedawca.

Zawartość faktury korygującej i nocy korygującej

Obie korekty: faktura korygująca jak i nota korygująca wystawione są w celu wprowadzenia zmiany na fakturze VAT. Z tym z informacji na nich umieszczonych musimy w jednoznaczny sposób wyczytać które wartości lub które informacje są korygowane. Elementy składowe faktury korygującej to:

• Nazwa dokumentu „FAKTURA KORYGUJĄCA”
• Data wystawienia
• Numer kolejny faktury
• Nazwę sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
• Dane faktury korygowanej czyli pierwotnej takie jak numer i data wystawienia.
• Nazwę usługi / towaru.
• W wysokości przed korektą czyli omyłkowej oraz w wysokości po korekcie czyli prawidłowej
• Ilość zamówionych towarów przed
• Cenę netto
• Stawkę podatku,
• Kwotę podatku
• Kwotę brutto

Praktyka wskazuje na prawidłowość dokonania dwóch odrębnych zapisów „przed korektą” i „ po korekcie”

Podpisy wystawcy faktury korygującej i Nabywcy - osoby akceptującej fakturę korygującą Nota korygująca jest dokumentem znacznie prostszym i powinna zawierać standardowe informacje:

• Nazwa dokumentu „nota korygująca”,
• Data i miejsce wystawienia
• Wskazanie dokumentu korygowanego poprzez podanie numery i daty wystawienia faktury zawierającej omyłkowe dane.
• Dane Wystawcy i Nabywcy noty korygującej,
• Informacje, które korygujemy wpisując w rubrykach „przed korektą” lub „jest” oraz „po korekcie” lub „powinno być”.
• o podpisach wystawcy i odbiorcy noty korygującej.

Wystawiając fakturę korygującą lub notę korygującą pomocnym jest skorzystanie ze wzoru faktury korygującej dostępnej na wielu księgowych portalach internetowych np. Infakt.pl. Program sam przeprowadzi nas przez poszczególne etapy wystawiania faktury czy noty korygującej i w ten sposób będziemy mieli pewność, że dokument ten został wystawiony prawidłowo.

Termin wystawienia faktury lub noty korygującej

Bez względu na powód wystawienia faktury czy noty korygującej polskie przepisy podatkowe nie wskazują terminu wystawienia tego rodzaju dokumentów. Ogólnie można powiedzieć, że faktura czy nota korygująca powinna być wystawiona natychmiast po zauważeniu błędu czy pomyłki lub bezpośrednio po zaistnieniu sytuacji powodującej konieczność wystawienia faktury korygującej np. od razu po trzymaniu zwrotu towaru.

Panel edycji faktury korygującej w Infakt.pl

Skutki podatkowe wystawienia i otrzymania faktury korygującej

Należy mieć świadomość, że w momencie wystawienia faktury korygującej wystąpią określone skutki podatkowe, które mogą pociągać za sobą obowiązek naliczenia odsetek zarówno w zakresie podatku dochodowego jak i podatku VAT.

Nota korygująca jest w tym zakresie znacznie mniej „inwazyjnym dokumentem”. Jedyną sytuacją kiedy może mieć wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego jest błąd w dacie wystawienia na przestrzeni różnych miesięcy.

Może zdarzyć się sytuacja kiedy w wyniku korygowania daty wystawienia faktury VAT zarówno koszt po stronie Nabywcy jak i wysokość sprzedaży po stronie Wystawcy przesunął się do innego miesiąca i zmienią wysokość zobowiązania podatkowego.

Częściej jednak na zakres zobowiązań wobec budżetu w ramach podatku dochodowego czy VAT mają wypływ faktury korygujące, gdyż zawsze dotyczą wartości liczbowej. Należy bezwzględnie pamiętać, że faktura korygująca musi zostać potwierdzona przez odbiorcę akceptującego warunku korekty i dopiero z datą potwierdzenia odbioru może być wprowadzona do rejestru VAT.

Wystawca faktury korygującej w ramach wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy uwzględnia ją w dacie wystawienia natomiast w ramach podatku VAT wprowadza ją do rejestru sprzedaży w dacie odbioru potwierdzenia.

Natomiast Nabywca faktury VAT dokonuje księgowani i wprowadzenia do rejestru zakupów z datą wpływu faktury korygującej. Te daty przesądzają o terminie, w jakim dokonają oni korekty rozliczenia VAT.

Przykład wygenerowanej w Infakt.pl faktury korygującej