W zasadzie można powiedzieć, że ewidencję sprzedaży należy założyć w trzech przypadkach. Pierwszym z nich jest sytuacja, kiedy prowadzeniem firmowej księgowości w imieniu przedsiębiorcy zajmuje się wynajęte przez niego do tego celu biuro rachunkowe. Ewidencja sprzedaży konieczna jest również w sytuacji, kiedy prowadzi się przedsiębiorstwo wielozakładowe, w związku z czym przedsiębiorca chce prowadzić tylko jedną księgę przychodów i rozchodów. W takiej sytuacji przedsiębiorca musi w każdym swoim zakładzie prowadzić ewidencję sprzedaży. Jeśli jednak tego nie chcesz, to możesz w każdym ze swoich zakładów prowadzić oddzielną podatkową księgę przychodów i rozchodów.
Trzecia sytuacja ma miejsce wówczas, kiedy przedsiębiorca chce uprościć sobie swoją codzienną pracę, bowiem nie chce mu się codziennie wpisywać wszystkich faktur i rachunków. Jeśli taki przedsiębiorca poprowadzi ewidencję sprzedaży, to może zdecydować się na gromadzenie faktur i rachunków, które dotyczą zakupów i sprzedaży udokumentowanej, a następnie wpisywać je chronologicznie dopiero do 20 dnia następnego miesiąca.
W przypadku prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży dla celów VAT lub też kiedy prowadzi się ewidencję sprzedaży VAT, to może ona także pełnić rolę ewidencji sprzedaży niezbędną dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Także wówczas, kiedy przedsiębiorca swoją sprzedaż rejestruje przy pomocy kasy fiskalnej, to w takiej sytuacji nie musi prowadzić ewidencji sprzedaży. Zastąpić ją bowiem mogą dobowe lub miesięczne raporty pochodzące z kasy fiskalnej.