Wykorzystywanie pojazdów samochodowych do prowadzenia działalności gospodarczej jest powszechnym zjawiskiem. Niektóre firmy zakupują samochody ciężarowe, osobowe czy motocykle wyłącznie dla celów prowadzonej firmy, inne wykorzystują prywatne samochody właścicieli albo pracowników.

Często używa się samochodów wynajmowanych czy tych, które są wykorzystywane na podstawie zawartych umów leasingu. Koszty ponoszone na wykorzystywane przy jej prowadzeniu działalności pojazdy samochodowe nie są rozliczane zawsze w taki sam sposób. W inny sposób dokonuje się zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów te pojazdy samochodowe, które są wykorzystywane wyłącznie w prowadzeniu działalności, zaliczone do środków trwałych firmy niż ma to miejsce w przypadku samochodów prywatnych czy wynajmowanych do celów służbowych.

Rozliczanie kosztów pojazdów będących środkami trwałymi

Wydatki ponoszone na pojazdy samochodowe stanowiące środki trwałe w całości zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli służą osiągnięciu przychodów lub zachowują albo zabezpieczają źródło przychodów. Wyjątkiem są tu koszty związane z amortyzacją oraz ubezpieczeniem samochodów osobowych. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodu odpisów amortyzacyjnych w części ustalonej od wartości samochodu przekraczającej równowartość 20 000,00 euro. Wartość tą należy przeliczyć na złote według średniego kursu NBP z dnia przekazania samochodu do użytkowania. Analogicznie sprawa wygląda z ubezpieczeniem samochodu ustalanym od jego wartości – tutaj limit 20 000,00 euro wyliczany jest od wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Kwotę limitu przelicza się na złote według średniego kursu NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia.

Rozliczanie kosztów pojazdów nie będących własnością firmy - kilometrówka

Koszty związane z użytkowaniem samochodów prywatnych, wynajmowanych, zastępczych nie stanowiących własności przedsiębiorstwa rozliczane są według ewidencji przebiegu pojazdu, w której dokumentowany jest przebieg pojazdu wykorzystywany w prowadzeniu działalności.

Ważne!

Ewidencję przebiegu pojazdu stosuje się jedynie w przypadku samochodów osobowych, używanych dla celów działalności gospodarczej. W przypadku samochodów ciężarowych oraz samochodów osobowych użytkowanych na podstawie zawartych umów leasingu ewidencji tej się nie stosuje..

Ewidencja przebiegu pojazdu jest potwierdzana przez podatnika na koniec każdego miesiąca i należy w niej zawrzeć dane:

• Nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• Numer rejestracyjny pojazdu,
• Pojemność silnika pojazdu,
• Kolejny numer wpisu,
• Data i cel wyjazdu,
• Opis trasy i liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• Stawka za 1 km przebiegu,
• Kwota będąca wynikiem mnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
• Podpis podatnika i jego dane.

Wysokość stawki za 1 km przebiegu zależy od pojemności silnika pojazdu samochodowego, kwoty w złotych przedstawia tabela:

Stawka za 1 km przebiegu:

Zaliczenie poniesionych wydatków związanych z użytkowaniem samochodu, które mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu ograniczone jest wyliczonym limitem wynikającym z kilometrówki. Maksymalna wartość kosztów w danym miesiącu jest sumą iloczynów liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu zapisanych w ewidencji przebiegu pojazdu. Wydatki udokumentowane fakturami przekraczające maksymalną wartość nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w danym miesiącu. Całość jest liczona narastająco od początku roku, więc jeżeli w kolejnych miesiącach wydatki będą niższe, a maksymalna wartość wynikająca z ewidencji będzie nie mniejsza od nich, wydatki nie zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w poprzednich okresach będą mogły pomniejszać dochód do opodatkowania.

Przykład

Podatnik wykorzystuje do prowadzenia działalności gospodarczej prywatny samochód osobowy o pojemności silnika 1996 cm3. Z ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że w styczniu 2011 podatnik w celach służbowych przejechał w sumie 1000 km. Stawka za 1 km przebiegu wynosi 0,8358 zł/km.

Maksymalna wartość wydatków, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu wynosi 1000 km * 0,8358 zł/km = 835,80 zł.

Podatnik poniósł w styczniu 2011 wydatki na paliwo w kwocie 359,00 zł, wydatki na przejazdy autostradą na kwotę 79,00 zł, wydatki na naprawę auta na kwotę 550,00 zł. Suma wydatków poniesionych na samochód wyniosła 988,00 zł.

Do kosztów uzyskania przychodu w styczniu zaliczona może zostać tylko kwota 835,80 zł.

W lutym 2011 podatnik w celach służbowych przejechał 1500 km, poniósł wydatki na paliwo w wysokości 500,00 zł. Maksymalną wartość wydatków do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wylicza się w sposób: (1000 km + 1500 km) * 0,8358 zł/km = 2 089,50 zł

Suma wydatków związanych z użytkowaniem samochodu dla celów prowadzonej działalności wyniosła 988,00 zł + 500,00 zł = 1 488,00 zł. Kwota poniesionych wydatków jest niższa od wyliczonego limitu, do kosztów uzyskania przychodu w lutym 2011 zaliczyć można 1 488,00 zł – 835,80 zł = 652,20 zł.

W podobny sposób rozliczane są koszty związane z wykorzystywaniem samochodów prywatnych dla celów służbowych przez pracowników przedsiębiorstwa, na przykład podczas wyjazdu służbowego. Pracownikowi w takim przypadku przysługuje zwrot kosztów wykorzystywania samochodu prywatnego. Kwota zwrotu wyliczana jest jako iloczyn przebiegu pojazdu w kilometrach i stawki za 1 km przebiegu.

Przykład

Pracownik za zgodą pracodawcy pojechał w podróż służbową prywatnym samochodem o pojemności silnika 1996 cm3. Zanotowano 350 km przebiegu dla celów służbowych. Pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów wyliczany: 350 km * 0,8358 zł/km = 292,53 zł.

Rejestrując się bezpłatnie na www.infakt.pl i korzystając z księgowości internetowej uzyskujesz wsparcie naszych ekspertów. Dzięki dogodnym godzinom, w którym dostępni są konsultanci, możesz zawsze uzyskać niezbędną pomoc, także w sprawach dotyczących rozliczania kosztów z wykorzystaniem kilometrówki.

Jak księgować koszty i w jakiej wysokości? Czy będą one stanowiły koszty uzyskania przychodu? Wszystkiego dowiesz się z inFakt, prowadzenie księgowości będzie prostsze. Sprawdź, zarejestruj się już dziś i wykorzystaj bezpłatny okres próbny.