W obecnych czasach coraz więcej osób rezygnuje z pracy na etat na rzecz prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Nie ma się temu co dziwić, gdyż własny biznes to niewątpliwie korzyści, takie jak większa niezależność czy elastyczność pracy.

Nawet kiedy prowadzenie własnej firmy wymaga większych nakładów pracy daje to większą satysfakcję i zarobki niż praca na etacie.

Wśród najbogatszych ludzi przeważają właśnie przedsiębiorcy. Ludzie coraz częściej zauważają, że na etacie ciężko jest zarobić większe pieniądze i świadomość ta jest najczęstszym powodem otwierania własnej firmy.

O ile oczywiste jest, że każdy przedsiębiorca z pomysłem na swój biznes i zaangażowaniem chce, by firma jego przynosiła wysokie dochody, o tyle płacenie wysokich podatków nie jest już niczym pożądanym. Dlatego początkujący przedsiębiorca zastanawia się, o jakie koszty może pomniejszyć swój dochód celem optymalizacji podatkowej.

Według przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem tych kosztów, które ustawodawca wskazał jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Warto więc wiedzieć, co może stanowić koszt w jednoosobowej działalności gospodarczej.

Materiały i towary.

W przypadku firmy zajmującej się handlem towarów czy sprzedażą produktów, zakupy tych towarów bądź materiałów będą stanowiły koszt działalności. Do materiałów zaliczyć można:

• surowce, z których powstaje gotowy produkt,
• opakowania związane bezpośrednio z produktem np. puszki, butelki,
• opakowania wielokrotnego użytku np. transportery, palety.

Do grupy tej należą także koszty uboczne zakupu towarów bądź materiałów:

• koszty transportu,
• koszty załadunku i wyładunku,
• koszty ubezpieczenia w drodze.

Faktura bądź rachunek za zakupione towary i materiały będą stanowiły podstawę zaksięgowania ich w koszty podatkowe prowadzonej działalności

Zakup pozostałych składników.

Obok materiałów podstawowych wykorzystywanych w produkcji, czy towarów odsprzedawanych w działalności handlowej, właściciele tego rodzaju firm, a także przedsiębiorcy każdego innego rodzaju prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, nabywają składniki, które sami w tej działalności użytkują bądź zużywają. Są to wszelkiego rodzaju:

• wyposażenie firmy,
• zakup materiałów biurowych,
• zakup środków czystości,
• akcesoria i drobne sprzęty komputerowe (niebędące środkami trwałymi),
• zakup czasopism fachowych.
.

Opłaty za media.

Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorca ponosi często koszty wynajmu lokalu, a także wszelkich pozostałych opłat z tym związanych:

• za zużytą energię elektryczną
• za gaz, za wodę i ścieki
• za C.O.
• za telefon (komórkowy, stacjonarny)
• za dostęp do sieci Internet.

Wszelki opłaty związane z lokalem, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza będą stanowiły koszty podatkowe.

Nieco inaczej wygląda sytuacja, kiedy przedsiębiorca rejestruje działalność gospodarczą w mieszkaniu. Nie oznacza to jednak, że nie może ewidencjonować żadnych kosztów z tym związanych. W takiej sytuacji w pierwszej kolejności powinien określić stosunek powierzchni wykorzystywanej na działalność (np. wydzielony pokój) do powierzchni całego mieszkania. Następnie w takiej proporcji może ujmować w kosztach uzyskania przychodów opłaty za media. Podstawą jest dokument obejmujący całość opłat na te cele, do którego należy sporządzić dowód wewnętrzny, w którym zostanie wyliczona część przypadająca na prowadzoną działalność.

Usługi nabywane w celach prowadzonej działalności gospodarczej.

Przy każdym rodzaju działalności gospodarczej pojawia się konieczność korzystania z wszelkiego rodzaju usług. Jeśli mają one związek z prowadzoną działalnością również będą stanowiły koszty podatkowe. W szczególności będą to usługi:

• transportowe,
• remontowe,
• prawne,
• księgowe,
• marketingowe,
• kurierskie,
• pocztowe,
• leasingu,
• informatyczne,
• telekomunikacyjne
• tłumaczeń,
• hotelowe itd.

Zakup środków trwałych.

Poza drobnym wyposażeniem przedsiębiorcy mogą również nabywać wszelkiego rodzaju maszyny, urządzenia, środki transportu itd. Co do zasady, jeżeli wartość takiego składnika przekracza 3.500 zł należy je amortyzować według stawek podanych w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zakup takiego składnika nie jest wówczas ujmowany w kosztach podatkowych w momencie zakupu, lecz zaliczany miesięcznie, kwartalnie bądź rocznie poprzez odpisy amortyzacyjne. Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 3.500 zł. Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

Mali podatnicy rozliczający się na podstawie podatkowej książki przychodów i rozchodów są w tej komfortowej sytuacji, że ustawodawca przewidział dla nich możliwość jednorazowej amortyzacji (ujęcia całej wartości zakupionego składnika w kosztach w momencie przyjęcia do użytkowania) do łącznej wartości w danym roku 50.000 euro, co odpowiada kwocie 197.000 zł. W związku z tym, że nie jest to niska kwota, większość małych podatników nie dokonuje amortyzacji środków trwałych ujmując je bezpośrednio w kosztach.

Jednorazowy odpis amortyzacyjny stanowi pomoc de minimis udzielaną w zakresie i na zasadach określonych w bezpośrednio obowiązujących aktach prawa wspólnotowego dotyczących pomocy w ramach zasady de minimis. Dotyczy ona środków trwałych zaliczonych do grupy 3-8 Klasyfikacji Środków Trwałych (z wyłączeniem samochodów osobowych). Przepisy jednorazowej amortyzacji nie mają zastosowania do podatnika rozpoczynającego prowadzenie działalności gospodarczej, który w roku rozpoczęcia tej działalności, a także w okresie dwóch lat, licząc od końca roku poprzedzającego rok jej rozpoczęcia, prowadził działalność gospodarczą samodzielnie lub jako wspólnik spółki niemającej osobowości prawnej lub działalność taką prowadził małżonek tej osoby, jeżeli między małżonkami istniała w tym czasie wspólność majątkowa.

Ustawa o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej nakłada na podmioty udzielające pomocy obowiązek wydania zaświadczenia stwierdzającego, że udzielona pomoc publiczna jest pomocą de minimis. Zaświadczenie takie wydawane jest z urzędu na podstawie zgłoszenia podatnika odnośnie skorzystania z pomocy w formie ulgi podatkowej. Korzystając z pomocy de minimis podatnik powinien więc zgłosić ten fakt w urzędzie skarbowym. Możliwość skorzystania z jednorazowej amortyzacji nie jest jednak uzależniona od uzyskania przez niego zaświadczenia o pomocy de minimis, jednak w przypadku udzielenia pomocy przez inny organ i przekroczeniu ww. limitu dokonanie jednorazowej amortyzacji będzie pomocą udzielona bezprawnie i należy liczyć się z koniecznością jej zwrotu.

Koszty samochodu

Jeżeli przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności posiada w ewidencji środków trwałych firmy samochód, to wszelkie koszy związane z jego eksploatacją będą stanowiły koszty podatkowe. Zalicza się tu przede wszystkim:

• Paliwo (olej napędowy, gaz, benzyna) – trzeba jednak pamiętać, że faktura za paliwo może być kosztem podatkowym pod warunkiem, że zawiera numer rejestracyjny pojazdu. Dodatkowo faktury za paliwo do samochodu osobowego należy ujmować w kosztach zawsze w kwocie brutto, gdyż w ich przypadku nie można dokonywać odliczenia podatku VAT.
• Eksploatacja – czyli wszelkie wydatki na naprawę oraz części do posiadanych samochodów.

W większości przypadków przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze korzystają dla celów tej działalności z samochodów prywatnych. W takiej sytuacji nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Powinna ona zawierać co najmniej:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd - dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
• podpis podatnika i jego dane.

Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu wykorzystywanego do celów służbowych wynoszą:

Zasady te stosuje się również dla samochodów wynajmowanych. Przykład:

W październiku wydatki poniesione z tytułu użytkowania samochodu prywatnego dla celów działalności będą stanowiły koszt podatkowy jedynie do wysokości limitu wynikającego z przemnożenia przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr. Pozostała nadwyżka kosztów nieujęta w kosztach podatkowych października może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w kolejnych miesiącach (w obrębie danego roku podatkowego), w których z kolei wystąpi nadwyżka limitu nad poniesionymi w danym miesiącu kosztami.

Pozostałe koszty.

Przy zakupie towaru czy usługi przedsiębiorca otrzymuje dokument w formie faktury bądź rachunku, na podstawie którego może zaewidencjonować dany koszt. Warto jednak wiedzieć, że jest szereg kosztów, do których przedsiębiorca sam wystawia dokument na podstawie innych dowodów, potwierdzających ich poniesienie. Do kosztów takich zaliczyć można:

• opłaty parkingowe, na podstawie biletu z parkometru,
• opłaty sądowe na podstawie dowodu wpłaty w sądzie,
• ubezpieczenie majątku firmy na podstawie polisy ubezpieczeniowej,
• opłaty i prowizje bankowe oraz odsetki od kredytów udzielanych na działalność gospodarczą, ustalone na podstawie wyciągu bankowego firmowego rachunku,
• a także diety właściciela w podróży służbowej, jednak w tym przypadku sporządzony dokument będzie wystarczającym dowodem do ujęcia go w księdze.

W praktyce dużo przedsiębiorców traci na braku ewidencji kosztów bankowych traktując rachunek bankowy jedynie jako narzędzie do dokonywania i otrzymywania przelewów, w którym mało kto zwraca uwagę na drobne kwoty prowizji po każdym przelewie. Niekiedy jednak podsumowanie miesięcznych opłat i prowizji daje łączny koszt kilkuset złotych, co w skali roku nie jest już małą kwotą.

Wśród kosztów, które podatnik ponosi w związku z prowadzoną działalnością ustawodawca określił wyjątki, które tych kosztów stanowiły nie będą. Do najpowszechniejszych zaliczyć można:

• odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych,
• wierzytelności odpisane jako przedawnione,
• naliczone, lecz niezapłacone albo umorzone odsetki od zobowiązań, w tym również od pożyczek (kredytów),
• udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki,
• koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych,
• odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej 20.000 EURO przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłoszonego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania,
• składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 EURO, przeliczone na złote wg kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Rejestrując koszty należy zawsze określić ich związek z prowadzoną działalnością, a następnie sprawdzić czy wydatek nie został wyłączony przez ustawodawcę. Do ewidencji przychodów i kosztów znaleźć można wiele programów służących prowadzeniu podatkowej książki przychodów i rozchodów.

Składa się ona z poszczególnych kolumn, w których ujmować należy odpowiednio osiągane przychody i ponoszone koszty. Aby jednak rozliczenia takie nie stanowiły dla przedsiębiorcy kłopotu powstają wszelkiego rodzaju usługi on-line, które pomagają w prawidłowym, samodzielnym rozliczeniu (księgowania są w pełni zautomatyzowane, użytkownik określa jedynie charakter kosztu, a aplikacja dokonuje prawidłowego ujęcia w księdze), pozwalając mu jednocześnie zaoszczędzić na kosztach księgowej.

Do platform świadczących tego typu usługi zaliczyć można Infakt.pl, gdzie dodawanie kosztów jest niezwykle proste.

Wprowadzanie kosztów w Infakt.pl

Dodając koszty działalności w aplikacji Infakt.pl w pierwszej kolejności należy określić ich rodzaj:

Koszty firmy – ten rodzaj przeznaczony jest dla wspomnianych wyżej grup: zakupu pozostałych składników, zakupu usług bądź środków trwałych księgowanych jednorazowo w koszty.

Wprowadzając tego rodzaju kosztu należy określić rodzaj dokumentu (faktura, rachunek, faktura korygująca) oraz wpisać numer dokumentu, dane sprzedawcy, datę zakupu, otrzymania dokumentu i termin zapłaty oraz nazwę i wartość poniesionego kosztu.

Opłaty za media – są to wyżej omówione opłaty związane z użytkowaniem lokalu na cele działalności oraz koszty abonamentów telefonów komórkowych i stacjonarnych, a także opłaty za dostęp do sieci internet. Wprowadzanie kosztu nie różni się niczym od powyższego przykładu, jednak z związku z obowiązkiem odliczenia podatku VAT w terminie płatności konieczne jest odrębne jego wprowadzenie.

Zakup towarów i materiałów - wprowadzając w aplikacji tego typu koszt po wpisaniu rodzaju dokumentu, danych sprzedawcy, dat faktury/rachunku i opisu zdarzenia gospodarczego program dokonuje automatycznego księgowania w odpowiedniej kolumnie księgi.

Inne koszty – kategoria ta dotyczy omówionej wyżej grypy pozostałych kosztów, które podatnik wprowadza na podstawie dowód wewnętrznych.

Po wprowadzeniu niezbędnych danych aplikacja umożliwia wydruk dowodu:

Koszty paliwa, koszty leasingu, koszty pojazdu – koszty te dotyczą użytkowania w działalności samochodów będących środkami trwałymi lub przyjętymi na podstawie umowy leasingu. W rodzaju koszty paliwa i leasingu wprowadza się dane faktury dokumentującej zakup (sprzedawca, data wystawienia, termin płatności) oraz wysokość poniesionego kosztu, a program dokonuje automatycznego (wraz z opisem) księgowania.

Przy rodzaju kosztu „Koszty pojazdu” okno to jest rozszerzone jedynie o opis kosztu,

Jak widać wprowadzanie kosztów w aplikacji Infakt.pl jest niezwykle proste. Podatnik musi jedynie wprowadzić dokumenty określając ich rodzaj, a następnie dane odnośnie strony, dat, opisu kosztu i jego wartości, po czym aplikacja automatycznie księguje dokumenty w odpowiednich kolumnach zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r.

W miejscach, gdzie podatnik może mieć jakiekolwiek wątpliwości znajdzie symbol z literką „i” z wszelkimi objaśnieniami dotyczącymi danego kosztu. Nie musi też szukać informacji, czy aby na pewno wprowadzony koszt nie jest wyłączony z kosztów podatkowych, gdyż w aplikacji ma zestawienie stale pod ręką:

Warto już dzisiaj na stronie www.Infakt.pl zupełnie za darmo przetestować możliwość wprowadzania kosztów, a także innych ewidencji i wystawiania dokumentów i przekonać się, jak czynności te mogą być niezwykle proste.