Ustawa o rachunkowości ustaliła, jakie cechy powinny posiadać dokumenty, które określamy mianem dowodów księgowych. Tak więc przede wszystkim dowody księgowe powinny być rzetelne. Winni one zatem być całkowicie zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, która miała miejsce pomiędzy dwiema stronami. Powinny być one również kompletne a także wolne od wszelkich błędów natury rachunkowej. Przy sporządzaniu takiej dokumentacji oraz jej „obróbki” wręcz niedopuszczalne jest, aby dokonywano w nich wymazywania i przeróbek.
Wyróżniamy kilka rodzajów dowodów księgowych. Przede wszystkim stosuje się podział na dowody zewnętrzne własne (czyli takie, które przekazane zostały w wersji oryginalnej kontrahentowi), zewnętrzne obce (czyli takie, które zostały otrzymane od kontrahentów), a także wewnętrzne (czyli te, które dotyczą operacji wewnątrz jednostki). Drugi podział wynika niejako z konieczności związanej z wprowadzaniem zapisów do ksiąg rachunkowych. Wówczas wyróżniamy dowody księgowe zbiorcze, które służą przede wszystkim do dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych, dowody korygujące, dowody zastępcze, które wystawia się do czasu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego, czy też dowody rozliczeniowe, które ujmują wniesione uprzednio zapisy w innych kryteriach klasyfikacyjnych.