Krajowy Rejestr Sądowy pełni dwie zasadnicze funkcje. Pierwszą z nich jest funkcja informacyjną. Funkcja informacyjna, jak sama nazwa wskazuje, to funkcjonalność, która polega na stanowieniu dla polskich obywateli ogólnopolskiej bazy danych, które świadczą o podmiotach, które biorą czynny udział w obrocie gospodarczym. Druga funkcja to funkcja legalizacyjna. Polega ona na tym, że  dokonywanie jakichkolwiek czynności prawnych możliwe staje się dopiero po uzyskaniu wpisu do rejestru. Można powiedzieć, że w zasadzie dokonanie wpisu równoznaczne jest z uzyskaniem przez dany podmiot osobowości prawnej. Rejestr tworzony jest tak, by gwarantować prawdziwość jego danych a także ich zupełność. Już sam tekst ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym zakłada domniemanie prawdziwości wpisów pojawiających się w nim. Zdarza się jednak tak, że może dojść do wykrycia jakiejś niezgodności odnośnie stanu faktycznego, a zapisu rejestrowego. Do tego celu przygotowano do dyspozycji sądu rejestrowego środki prawne, których zadaniem będzie przywrócenie stanu, jaki będzie zgodny z obowiązującymi przepisami. To także te środki będą miały za zadanie chronić podstawowe zasady ustrojowe, które zostały zawarte w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym.
KRS to jawna jednostka, dzięki której każda zainteresowana osoba czy podmiot może zapoznać się z danymi, które zostały do niego wpisane. Może za jego pośrednictwem otrzymać odpis a także wyciąg czy zaświadczenie, które będzie dotyczyło określonych danych zawartych w rejestrze.