Pod mianem dowodów księgowych rozumiemy przede wszystkim dokumentację taką jak faktury oraz rachunki. Jak jednak wskazuje praktyka, a także obowiązujące przepisy, jest wiele dokumentów, które można uznać za dowody księgowe, a które nie są ani fakturami ani rachunkami. Wśród nich należy wymienić przede wszystkim dzienne zestawienia dowodów, które dotyczą sprzedaży. Taką funkcję pełni na przykład dzienne zestawienie faktur. Taki dokument został sporządzony bezpośrednio do celu zaksięgowania zbiorczej dokumentacji jednym zbiorczym wpisem.
Dowodem księgowym będą również noty księgowe. Takie dokumenty sporządza się w celu dokonania korekty zapisu, który dotyczy operacji gospodarczej. Muszą one wynikać z dowodu obcego lub własnego, który został otrzymany od kontrahenta, lub też przekazany kontrahentowi.
Za dowody księgowe będą mogły zostać uznane także dokumenty takie jak dowody wewnętrzne a także dowody przesunięć. Tym mianem można również określać dokumentację taka jak dowody opłat pocztowych oraz dowody opłat bankowych. Pod tym pojęciem kryć się będą również inne dowody opłat, włącznie z tymi, które dokonywane są na podstawie książeczek opłat.