Przechowywanie dokumentów księgowych przez określony okres czasu, to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Nie tylko narzucony został przez przepisy czas ich przechowywania, ale także sposób. Zatem dokumenty księgowe, które będą świadczyły za dany okres sprawozdawczy, muszą być przechowywane w sposób, który będzie w stanie zapewnić zarówno ich nienaruszalność, jak również ich łatwe odszukanie. Dokumenty winny być przechowywane w siedzibie przedsiębiorstwa lub też w miejscu, w którym prowadzona jest jego działalność. Mogą być także przechowywane w siedzibie biura rachunkowego, które zajmuje się prowadzeniem ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy. Przedsiębiorca zawsze powinien mieć do nich dostęp, bowiem są one niezbędne w sytuacji kontroli.
Jeśli chodzi o same okresy przechowywania dokumentacji, to w zasadzie najczęściej spotykamy się z pięcioletnim okresem przechowywania. Dotyczy on dokumentów takich jak dowody księgowe, dokumenty pochodzące z inwentaryzacji, sprawozdanie finansowe, księgi rachunkowe, dokumenty polityki rachunkowości, itp. W tym przypadku należy jednak pamiętać, że okres pięciu lat liczy się od początku roku następującego po roku, którego dane dokumenty dotyczyły. W przypadku listy płac okres ten wydłuża się aż do 50 lat. Istnieją również krótsze okresy, jak na przykład w przypadku dokumentów reklamacyjnych, które można zniszczyć już na rok po upływie rozliczenia reklamacji.