Jak wypisać rachunek?

Funkcjonujący przez wiele lat system zgodnie, z którym VAT-owcy wystawiają faktury, a firmy zwolnione z VAT rachunki od 1 stycznia 2014 r. nie jest już aktualny. W tym momencie wszyscy przedsiębiorcy zobligowani są do wystawiania faktur. Tym samym rodzi się pytanie – jak wypisać rachunek? A właściwie fakturę „zw”.

Firma zwolniona z VAT wystawia fakturę na żądanie klienta


Zgodnie z wprowadzonymi zmianami nie ma już sytuacji, w której jeden przedsiębiorca dokumentuje transakcję fakturą, a drugi rachunkiem. Przepisy uległy w tej kwestii ujednoliceniu. Z początkiem 2014 r. również firmy zwolnione z VAT mają obowiązek wystawiania faktur, a nie jak dotychczas rachunków. 

Zmianie nie uległ za to inny aspekt z tym powiązany. Otóż konieczność odpowiedniego udokumentowania transakcji istnieje w przypadku nievatowców tylko jeśli kupujący wyrazi konkretne żądanie. Może nim być:
  • inna firma,
  • osoba prywatna nieprowadząca działalności gospodarczej.
Tak naprawdę nie jest jednak istotny status klienta firmy zwolnionej z VAT. W obydwu przypadkach cały proces wygląda identycznie. Kontrahent żąda faktury – należy ją wystawić, nabywca nie chce potwierdzenia transakcji – nie trzeba go wydawać. 

Na wyrażenie żądania klient ma 3 miesiące. Liczy się to od końca miesiąca dostawy. Jeśli kontrahent będzie chciał wystawienia faktury po upływie trzech miesięcy przedsiębiorca w dalszym ciągu może ją wystawić. Choć wcale nie musi i tylko od niego zależy jak w takiej sytuacji postąpi.

Chcesz wystawiać w pełni zgodne z przepisami faktury „zw” (dawne rachunki)? Wypełnij poniższy formularz i dołącz do inFaktu. Z nami nie musisz się martwić zmianami w rachunkach.

Elementy faktury – jakie są konieczne?


W kontekście zmian, które weszły w życie od 1 stycznia 2014 r. istotny jest również zestaw obowiązkowych elementów na fakturach wystawianych na sprzedaż zwolnioną z VAT. Jak wygląda to w praktyce? Należy tu wyróżnić trzy sytuacje:

1. Sprzedaż zwolniona podmiotowo – na podstawie limitu sprzedaży. W tym przypadku na fakturze przedsiębiorca powinien zawrzeć co najmniej:
  • datę i numer wystawienia dokumentu,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • nazwę towaru lub usługi, miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi i kwotę należności ogółem.
2. Sprzedaż zwolniona przedmiotowo – na podstawie rodzaju sprzedaży (np. usługi medyczne). Nie dotyczy to pośrednictwa finansowego oraz usług ubezpieczeniowych. Tutaj faktura musi zawierać minimum:
  • datę wraz z numerem wystawienia,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • nazwę towaru lub usługi, a także miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi i kwotę należności ogółem,
  • podstawę zwolnienia z VAT.
3. Usługi pośrednictwa finansowego, ubezpieczeniowe itp. Faktura powinna zawierać przynajmniej:
  • datę i numer wystawienia,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług,
  • nazwę usługi,
  • kwotę do zapłaty.
W przypadku punktów 1 oraz 3 faktura wystawiana na sprzedaż zwolnioną nie różni się zestawem elementów od rachunków. Co do zwolnienia przedmiotowego należy na dokumencie umieścić adnotację, która odnosi się do podstawy zwolnienia z VAT, tj. podanie konkretnego przepisu z jakiego wynika.

inFakt ułatwia wystawianie odpowiednich faktur „zw”


Faktury „zw” (dawne rachunki), jak i typowe dokumenty zawierające stawkę i kwotę VAT można wystawiać w inFakt.pl. Cała procedura jest maksymalnie uproszczona, a także intuicyjna. Jak więc w inFakcie wystawić fakturę na sprzedaż zwolnioną z VAT? 

Przedsiębiorca musi w tym celu jedynie przy wystawianiu nowej faktury jako stawkę VAT zaznaczyć „zw”, a następnie z rozwijanej listy wybrać podstawę zwolnienia (lub dodać własną) – o ile jest to konieczne. Tym co bardzo ułatwia wystawianie faktur jest to, że program wiele czynności wykonuje za przedsiębiorcę. Choćby dotyczące wpisywania danych firmowych – wystarczy podać NIP kontrahenta, a inFakt pobiera dane firmy z GUS i uzupełnia na fakturze. Podobne dokumenty można tworzyć równie szybko w tym celu zapisując dane produktów i klientów. 

Program dba także o kwoty na fakturze – trzeba tylko podać cenę transakcji i stawkę VAT, a inFakt obliczy i uzupełni pozostałe wartości. Wszystko to sprawia, że Program do Fakturowania jest usługą maksymalnie uproszczoną i automatyczną.

Wymienione opcje może wypróbować każdy przedsiębiorca jeśli tylko zarejestruje się na inFakt.pl. W zamian użytkownik dostaje możliwość przetestowania Programu do Fakturowania wystawiając do 3 faktur miesięcznie zupełnie za darmo. Co więcej inFakt oferuje stałe wsparcie rzetelnych księgowych od poniedziałku do soboty. Jeśli użytkownik ma jakiś problem np. z wystawianiem prawidłowych dokumentów może się z nimi skonsultować.

Chcesz wystawiać dokumenty zgodnie ze zmianami w rachunkach? - wypełnij poniższy formularz i wypróbuj inFakt. Zaufało nam już przeszło 300 tys. przedsiębiorców.


Data modyfikacji:2014-06-27

Współzałożyciel i dyrektor finansowy inFaktu, który wspólnie z Wiktorem Sarotą i zespołem zmienia rynek usług księgowych od 2008 roku. Ekspert w sprawach księgowych i podatkowych.


Zobacz jakie to proste

Wystaw fakturę w 4 kliknięciach

  • Kliknij w przycisk Nowa faktura.

  • Po wpisaniu NIP-u klienta
    dane uzupełnią się same.

  • Wpisz nazwę towaru lub usługi. Podaj wartość usługi
    i datę wystawienia. Określ rodzaj waluty.

  • Gotową fakturę możesz przesłać e-mailem lub wydrukować.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu


Dla kogo?

Fakturowanie inFakt jest przeznaczone dla wszystkich firm działających na terenie Polski. Z naszych usług najczęściej korzystają osoby pracujące w takich branżach jak: