Ewidencja sprzedaży, to zestawienie, które winno być prowadzone w określony sposób. Ewidencja ta prowadzona jest przez podatnika w celu umożliwienia mu prawidłowego wyliczenia kwot podatku, który będzie należny za dany okres rozliczeniowy. Przedsiębiorca sam może prowadzić taką ewidencję. Musi jednak dbać o to, by zapisy w niej były dokonywane chronologicznie. Muszą być wnoszone do ewidencji zgodnie z momentem powstania obowiązku podatkowego.
Ewidencja musi zawierać określone informacje. Winny z niej przede wszystkim wynikać kwoty dotyczące sprzedaży netto, z uwzględnieniem podziału na stawki podatkowe. Powinny się tam również znaleźć kwoty podatku należnego od tej sprzedaży. W tym przypadku również musi zostać dokonany podział na stawki VAT. Ewidencja nie może być niepełna. Przedsiębiorca, który ją prowadzi, musi wykazać w niej całą dokonywaną przez siebie sprzedaż. Musi zatem przedstawić zarówno sprzedaż udokumentowaną fakturami, jak również sprzedaż, która nie może nimi zostać udokumentowana.
W sytuacji, kiedy przedsiębiorca posiada na przykład kilka punktów sprzedaży, to może prowadzić kilka ewidencji sprzedaży naraz. W takiej sytuacji należy pamiętać o tym, żeby na koniec każdego miesiąca podatnik dokonywał podsumowania informacji (danych), które pochodzić będą ze wszystkich ewidencji. Będzie trzeba wpisać je następnie do jednej deklaracji VAT.