Jak księgować zakup towarów handlowych i materiałów?

W jaki sposób należy księgować zakup towarów handlowych i materiałów? Może to wydawać się skomplikowanym zagadnieniem dla początkujących przedsiębiorców, dlatego zachęcamy do skorzystania z naszych wyjaśnień.

Dowiesz się, co to są towary handlowe i materiały oraz koszty uboczne ich zakupu, a także, w jaki sposób należy je księgować.

Przepisy obowiązujące w zakresie księgowania zakupu towarów handlowych oraz materiałów reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W pierwszej kolejności wyjaśnimy, na czym polega różnica pomiędzy towarami handlowymi, a materiałami oraz produktowymi, a także, co to są koszty uboczne: Towary handlowe są to wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym, czyli kupujemy i sprzedajemy je, nie dokonując w nich żadnych zmian (nie naprawiamy, nie ulepszamy, nie podwyższamy ani też nie pomniejszamy ich wartości). Jest to operacja czysto handlowa.

Materiały z kolei są to zakupione przez nas towary, które stanowią składnik nowego produktu, jaki wytwarzamy w procesie produkcji, czyli w uproszczeniu: kupujemy materiały, z których tworzymy nowy produkt, po czym go sprzedajemy (np. materiały: fotografie i ramki = produkt: obrazki).

Produkty są to wytworzone przez nas przedmioty, które powstały przy użyciu zakupionych materiałów oraz wkładzie własnym firmy w postaci toku produkcyjnego. Koszty uboczne zakupu towarów handlowych, czy materiałów są to wszelkiego rodzaju dodatkowe koszty, które przyczyniają się zwiększeniu wydatku dokonanego w związku z zakupem danego towaru, czy materiału. Mogą to być koszty transportu, opakowań, montażu itp.

Paragraf 16 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa, w jaki sposób należy księgować zakup towarów handlowych i materiałów, a także kosztów ubocznych zakupu. Nabywca powinien posiadać dokument zakupu podpisany przez osobę, która dany towar przyjęła (np. magazynier). Jeżeli otrzymujemy dany towar wraz z fakturą, to data księgowania nie będzie budziła wątpliwości, gdyż prawdopodobnie data wystawienia faktury i data otrzymania towaru to będzie ten sam dzień. Zdarzają się jednak rozbieżności pomiędzy datą wystawienia lub wpływu dokumentu, a datą dostawy:

1. Dostawa towaru nastąpiła wcześniej, niż otrzymano dokument.

Data na fakturze może być późniejsza niż przyjęcie towaru do magazynu. Często zdarzają się bowiem sytuacje, gdy przedsiębiorca otrzymuje zakupiony towar, po czym kontroluje go pod względem jakościowym i dopiero uzgadnia ostateczną cenę ze sprzedającym. W takich sytuacjach jasne jest, że dokument zakupu danego towaru nabywca otrzyma później. Jeżeli te dwie operacje gospodarcze odbywają się w czasie jednego miesiąca rozliczeniowego, to nie ma większego problemu – można zaksięgować taki zakup z datą widniejącą na fakturze. Natomiast w sytuacji, gdy otrzymamy najpierw towar, a dokument jego zakupu dopiero w następnym miesiącu, to należy taki towar zaksięgować, przyjmując datę jego otrzymania oraz wartość szacunkową (z pewnością ustaliśmy wstępne warunki transakcji, składając zamówienie). Aby jednak zaksięgować, należy stworzyć dowód księgowy. Sporządzamy więc specyfikację z dostawy towaru. Powinna ona zawierać dane sprzedawcy, rodzaj, ilość i cenę towaru. Często dostajemy taką od sprzedawcy, może ona więc stanowić dowód do zaksięgowania pod warunkiem, że zawiera wszystkie wymagane elementy. Dowód taki powinien zostać podpisany przez osobę, która przyjęła towar. Po otrzymaniu faktury właściwej dokonujemy skorygowania wartości, czyli księgujemy tylko różnicę wynikającą z dwóch dokumentów: specyfikacji dostawy towaru oraz faktury zakupu.

2. Dokument otrzymaliśmy wcześniej, niż towar.

Może zdarzyć się tak, że otrzymamy w pierwszej kolejności fakturę zakupu, a dopiero potem towar lub jednocześnie towar wraz z fakturą, ale będzie ona miała datę wcześniejszą, niż dzień dostawy, a w dodatku zdarzy się to na przełomie miesiąca rozliczeniowego. Rozporządzenie określa, że księgowanie zakupu towarów handlowych i materiałów powinno nastąpić niezwłocznie po ich otrzymaniu, a najpóźniej przed przekazaniem ich do dalszego użytku (sprzedaż, produkcja). Z przepisów wynika więc, że data otrzymania towaru, czy materiału jest odpowiednią datą do księgowania. Sprawa jest niestety bardziej skomplikowana, ponieważ są różne interpretacje urzędów skarbowych w tym zakresie, niestety rozbieżne. Warto więc zasięgnąć informacji we właściwym sobie urzędzie skarbowym, aby uniknąć nieporozumienia i niepotrzebnego stresu związanego z koniecznością składania wyjaśnień.

Do księgowania zakupu materiałów oraz towarów handlowych służy kolumna numer 10 w KPIR, czyli „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen ich zakupu”. Zarówno faktury dokumentujące zakup towarów handlowych, jak i dokumenty potwierdzające dostawę materiałów wpisujemy więc w tę samą kolumnę. Jeżeli wykonujemy usługi i w tym celu zostanie nam powierzony materiał (nie dokonaliśmy jego zakupu), wówczas nie musimy takiego materiału księgować, ale zleceniodawca musi zostać określony na fakturze, którą wystawimy za wykonanie zlecenia.

Koszty uboczne księguje się natomiast w kolumnie numer 11, jednak przy spełnieniu pewnego warunku. Aby można było rozgraniczyć koszt zakupu danego towaru handlowego, czy materiału, a koszt uboczny tego zakupu, takie rozróżnienie powinno wystąpić również na fakturze. Na przykład pierwsze kilka pozycji obejmuje zakupiony przez nas materiał, a ostatnia pozycja brzmi to koszt transportu lub koszt pakowania i wysyłki. W sytuacji, gdy koszty uboczne są „wliczone w cenę” i nie występują jako odrębna pozycja na dokumencie zakupu, cały koszt księgujemy w kolumnę numer 10.

W programie InFakt nie jesteśmy zmuszeni do dokonywania wyboru, w którą kolumnę powinniśmy zaksięgować zakup towaru handlowego lub materiałów, czy koszty uboczne zakupu. Aplikacja zrobi to za nas, ponieważ cała księga przychodów i rozchodów jest generowana samoczynnie. Jedynym naszym obowiązkiem jest w tym momencie prawidłowe wprowadzenie dokumentu księgowego do programu:

Wchodzimy w tym celu w zakładkę „Koszty”, po czym wybieramy opcję „Dodaj zakup materiałów i towarów”. Odsłania się karta, gdzie na górze obok ikonki z literą „i” możemy przeczytać instrukcję i ewentualnie ją rozwinąć, klikając w link „Pokaż opis”.

Przegląd kosztów w Infakt.plPrzegląd kosztów w Infakt.pl

Niżej z rozwijanej listy wybieramy rodzaj dokumentu, jaki chcemy zaksięgować i obok wpisujemy jego numer.

Następnie przechodzimy do sekcji „Sprzedawca i terminy”, gdzie wybieramy jednego ze swoich kontrahentów z naszej listy lub wprowadzamy nowego dostawcę, jeżeli dotychczas nie został wpisany. Po prawej stronie mamy do uzupełnienia 3 daty: wystawienia dokumentu, jego wpływu do naszej firmy oraz termin płatności, jaki widnieje na fakturze. Korzystamy z dostępnego obok każdego pola kalendarzyka, gdzie klikamy w odpowiedni dzień lub wpisujemy datę z klawiatury w podanym formacie.

W obszarze „Opis kosztu” wybieramy z rozwijanej listy jedną z pozycji, która określa nasz dokonany zakup lub po kliknięciu w pozycję „Dodaj nowy opis” wpisujemy nową treść. Powinno to być krótkie, ale jednoznaczne określenie.

Część „Produkty” służy do szczegółowego określenia naszego zakupu. Jeżeli otrzymaliśmy fakturę, powinniśmy wybrać takie same pozycje również w programie InFakt do zaksięgowania, określamy również ich cenę netto, stawkę podatku VAT (kwotę podatku i kwotę brutto wyliczy program) oraz jednostki miar i ilości. Wybieramy w tym celu odpowiednie pozycje z listy lub dodajemy nowe, jeżeli zakupiliśmy dany towar po raz pierwszy i jeszcze nie wprowadziliśmy go do naszej bazy danych. Nowe pozycje dodajemy, klikając w przycisk „Dodaj nowy produkt”, po czym wpisujemy nazwę, stawkę podatku VAT, cenę netto, jednostkę miary. Na dole widzimy podsumowanie faktury, gdzie możemy skontrolować, czy nie popełniliśmy błędu podczas wprowadzania danych – kwoty końcowe muszą się zgadzać z kwotami końcowymi na dokumencie zakupu, który właśnie księgujemy.

W części „Produkty” znajduje się również przycisk „Dodaj koszt uboczny”, który pozwoli nam przejść do kolejnej sekcji: „Koszty uboczne”. Jeżeli otrzymamy fakturę, gdzie widnieje w osobnej pozycji koszt uboczny zakupu, to pozycję tę dodajemy, klikając w przycisk „Dodaj koszt uboczny”. Natomiast, gdy ponoszone przez nas koszty uboczne są nie widoczne na dokumencie, czyli wliczone w cenę towaru lub materiału, wówczas nie możemy wyodrębnić kosztów ubocznych, a koszty zaksięgować razem, klikając w przycisk „Dodaj nowy produkt”.

Na samym dole określamy, czy faktura została przez nas zapłacona. Jest to ważny element księgowania, ponieważ program tworzy dla nas również listę płatności do zrealizowania i wprowadzając w tym miejscu dane zgodne ze stanem faktycznym, będziemy mieli wgląd do aktualnego stanu naszych zobowiązań i należności.

Klikamy „Zapisz” i nasz koszt zakupu towarów handlowych, czy materiałów zostanie wprowadzony do KPIR.

W programie rachunkowym InFakt księgowanie kosztów jest bardzo prostą procedurą. Wystarczy wybrać odpowiednią pozycję na karcie „Koszty” i aplikacja automatycznie dobierze sposób zaksięgowania w KPIR. Nie musimy dokonywać wyboru odpowiedniej kolumny, ponieważ program zrobi to za nas. Naszym jedynym obowiązkiem będzie w tym przypadku rozróżnienie, czy koszty uboczne są na otrzymanej fakturze wyodrębnione, czy też nie i odpowiednie wprowadzenie kolejnych pozycji zgodnie z naszą instrukcją. W zależności od tego InFakt zaksięguje odpowiednio koszty zakupu w kolumnę numer 10, a koszty uboczne zakupu w kolumnę numer 11.

Zachęcamy do zakupu programu InFakt, który jest programem bardzo prostym w obsłudze, a jednocześnie dającym pełne możliwości księgowania wszelkiego rodzaju dokumentów. InFakt działa on line, co sprawia, że na bieżąco są przeprowadzane automatyczne aktualizacje i dlatego możemy mieć pewność, że nasza księgowość będzie prowadzona zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami. Na naszej stronie internetowej www.infakt.pl udzielamy wszelkich wskazówek dotyczących obsługi aplikacji oraz wyjaśniamy zawiłości prawne, a w razie problemów służymy profesjonalną pomocą poprzez kontakt telefoniczny, mailowy i czat. Jesteśmy do Państwa dyspozycji od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00-22.00 oraz w soboty w godzinach 9.00-17.00.

Data modyfikacji: 2012-04-30

Najważniejsze funkcje programu

Oto podstawowe możliwości programu do księgowości:

  • Wystawianie faktur

    Masz dostęp w cenie usługi do pełnej wersji
    programu do fakturowania.

  • Dodawanie kosztów firmowych

    Za pomocą aplikacji możesz dodawać wszystkie rodzaje kosztów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

  • Generowanie KPiR, deklaracji podatkowych i rejestrów VAT

    Na podstawie przychodów i kosztów w automatyczny sposób aplikacja automatycznie generuje niezbędne dokumenty księgowe.

  • Sprawdzanie kwot podatków i składek ZUS

    Aplikacja w sposób automatyczny wylicza kwoty do zapłacenia podatku dochodowego, VAT oraz podaje wysokość składek ZUS.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu


Dla kogo?

Program do księgowości przeznaczony jest dla jednoosobowych działalności gospodarczych korzystających z KPiR, które chcą samodzielnie prowadzić swoją księgowość.

Z naszych usług najczęściej korzystają osoby, pracujące w takich branżach jak:

  • Reklama Graficy, kreatywni, marketerzy
  • Prawo Radcy prawni, adwokaci, notariusze
  • IT Programiści, informatycy, PM
  • Pozostałe Jednoosobowe działalności gospodarcze, KPiR