O tym, że obecnie coraz trudniej obejść się bez samochodu wie każdy. Pomimo coraz bardziej zatłoczonych ulic przemieszczanie się autem jest dużo szybsze i bardziej komfortowe.

Pomijając jednak wygodę życia codziennego należy zwrócić uwagę, jak wiele zyskuje zmotoryzowany przedsiębiorca. Oprócz możliwości załatwienia w ciągu dnia znacznie większej ilości spraw, czy spotkania się z większą liczbą kontrahentów na spotkaniach biznesowych, zyskuje również, poprzez większą mobilność, możliwość pozyskiwania klientów na większym obszarze - na terenie pobliskich miast czy województw w zależności o charakteru działalności.

Większość przedsiębiorców stanie zatem przed koniecznością zakupu samochodu do wykorzystywania go w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Warto zapoznać się więc z zasadami rozliczania zakupu tego rodzaju składnika majątku w księgach firmy.

Zakup samochodu innego niż osobowy.

Według ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw, w okresie od dnia 1 stycznia 2011 r. do dnia 31 grudnia 2012 r. ilekroć w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych jest mowa o samochodzie osobowym oznacza to pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:

• pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanego na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van;
• pojazdu samochodowego mającego więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków;
• pojazdu samochodowego, który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków;
• pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
• pojazdu samochodowego będącego pojazdem specjalnym w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku do niniejszej ustawy, które spełniają warunki i wymagania techniczne określone dla przeznaczeń tych pojazdów, zawarte w odrębnych przepisach.

W przypadku pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony spełnienie wymagań określonych w punktach 1-4, pozwalających na niezaliczenie danego pojazdu samochodowego do samochodów osobowych, stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu, zawierającego właściwą adnotację o spełnieniu tych wymagań.

Najpóźniej w miesiącu przekazania samochodu do używania podatnik ma obowiązek ująć taki składnik majątku w ewidencji środków trwałych i dopiero poprzez dokonywanie miesięcznych, kwartalnych lub rocznych odpisów amortyzacyjnych ujmuje jego wartość w kosztach. Stawka amortyzacji w wykazie rocznych stawek stanowiących załącznik nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynosi 20%.

Mali podatnicy rozliczający się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz podatnicy roku podatkowym, w którym rozpoczęli działalność mają możliwość dokonania jednorazowej amortyzacji (100%) w miesiącu przyjęcia składnika do użytkowania.

Jednak wartość zamortyzowanych w ten sposób środków trwałych nie może przekroczyć w roku podatkowym 50.000 euro. Na rok 2011 równowartość tej kwoty w polskich złotych wynosi 197.000 zł. Jednorazowy odpis amortyzacyjny stanowi pomoc de minimis udzielaną w zakresie i na zasadach określonych w bezpośrednio obowiązujących aktach prawa wspólnotowego dotyczących pomocy w ramach zasady de minimis.

Dotyczy ona środków trwałych zaliczonych do grupy 3-8 Klasyfikacji Środków Trwałych (z wyłączeniem samochodów osobowych). Przepisy jednorazowej amortyzacji nie mają zastosowania do podatnika rozpoczynającego prowadzenie działalności gospodarczej, który w roku rozpoczęcia tej działalności, a także w okresie dwóch lat, licząc od końca roku poprzedzającego rok jej rozpoczęcia, prowadził działalność gospodarczą samodzielnie lub jako wspólnik spółki niemającej osobowości prawnej lub działalność taką prowadził małżonek tej osoby, jeżeli między małżonkami istniała w tym czasie wspólność majątkowa.

Wartością początkową samochodu ciężarowego, od którego dokonuje się odpisów amortyzacyjnych jest wartość netto, jeżeli podatnik nabył go na podstawie faktury VAT, bądź wartość według umowy, jeśli dokonał zakupu na podstawie umowy kupna sprzedaży. Wartość tę powiększa się o ewentualne koszty związane z zakupem jak koszty transportu, załadunku, wyładunku, ubezpieczenia w drodze, opłat notarialnych, skarbowych poniesionych do dnia przekazania składnika majątku do użytkowania. Podatek VAT ujęty w fakturze można w całości odliczyć ujmując jego wartość w rejestrze zakupu VAT.

Zakup samochodu osobowego.

Według przywołanej wyżej definicji samochód osobowy to pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, nie spełniający ww. wyjątków.

Podatnik najpóźniej w miesiącu przekazania samochodu do używania ujmuje taki składnik w ewidencji środków trwałych oraz dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Stawka amortyzacji dla samochodów osobowych wynosi 20% w skali roku i podobnie jak przy samochodach ciężarowych całkowita jego wartość zostanie ujęta w kosztach po pięciu latach użytkowania, jeżeli stawkę tę stosuje się w każdym roku podatkowym. W przeciwieństwie do samochodów ciężarowych podatnik nie ma jednak możliwości dokonania jednorazowej amortyzacji w ramach limitu 50.000 euro. Możliwość taka wystąpi jedynie w przypadku zakupu samochodu osobowego, którego wartość początkowa nie przekroczy 3.500 zł.

Kolejnym ograniczeniem dotyczącym zakupu samochodów osobowych jest to, iż nie stanowi kosztów uzyskania przychodów wartość odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20.000 euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania.

Przykład:

Zakup samochodu osobowego na podstawie umowy kupna sprzedaży o wartości 112.000 zł. Kurs średni euro ogłaszany przez NBP w dniu przekazania samochodu do używania wnosi 4,01. Jedynie odpisy amortyzacyjne do wysokości 20.000 euro x 4,01 = 80.200 zł będą stanowiły koszty uzyskania przychodu. Nadwyżka 31.800 zł nie będzie kosztem podatkowym.

• wartość według umowy, jeśli podatnik dokonał zakupu na podstawie umowy kupna sprzedaży,
• wartość netto pojazdu powiększona o podatek VAT niepodlegający odliczeniu w przypadku otrzymania faktury VAT,

powiększona o ewentualne koszty związane z zakupem jak koszty transportu, załadunku, wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji, opłat notarialnych, skarbowych poniesionych do dnia przekazania składnika majątku do użytkowania.

Trzeba pamiętać, że przy zakupie samochodów osobowych na podstawie faktury VAT podatnik ma prawo do odliczenia 60% podatku naliczonego w fakturze, nie więcej jak 6.000 zł. Pozostała część podatku VAT zwiększy wartość początkową pojazdu.

Przykład:

Zakup samochodu osobowego według faktury VAT:

W tym przypadku 60% podatku VAT wyniesie: 11.500 zł x 60% = 6.900 zł. W związku z tym, że podatnik ma prawo odliczyć 60% podatku naliczonego, nie więcej jednak niż 6.000 zł, ujmie on w rejestrze VAT maksymalną możliwą kwotę do odliczenia 6.000 zł, natomiast różnica 11.500 zł – 6.000 zł = 5.500 zł zwiększy wartość początkową pojazdu. Wyniesie ona 50.000 zł + 5.500 zł = 55.500 zł.

Księgowanie ubezpieczenia przy zakupie samochodu.

Posiadanie przed przedsiębiorcę samochodów wśród składników majątku wiąże się z obowiązkowym wykupem ubezpieczenia OC oraz fakultatywnie ubezpieczeń AC, NNW. Co do zasady stanowią one koszt podatkowy prowadzonej działalności.

Podatnicy rozliczający się za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą prowadzić ją według metody kasowej lub memoriałowej. Metoda kasowa polega na ujmowaniu kosztów w momencie ich poniesienia. Koszt uważany jest za poniesiony w dacie wystawienia przez kontrahenta faktury, rachunku bądź innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu. Podatnicy, którzy wybierają metodę memoriałową muszą spełnić warunek, że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Dla prawidłowego ujęcia kosztów w księdze zgodnie z metodą memoriałową podstawowe znaczenie ma charakter kosztu tj. czy mamy do czynienia z kosztem bezpośrednim czy pośrednim. Koszty bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym są potrącane w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Koszty pośrednio związane z przychodami są potrącane w dacie ich poniesienia tj. w dacie wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu księgowego. Jeżeli jednak koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Przykładem takiego kosztu są właśnie ubezpieczenia, które przy metodzie kasowej będą ujęte w całości w dacie ich poniesienia – zawarcia polisy, bez względu na okres, którego dotyczą, natomiast przy metodzie memoriałowej będą zaliczone w koszty proporcjonalnie do okresu objęcia danym ubezpieczeniem.

Należy jednak pamiętać, że niezależnie od metody prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie będą stanowiły kosztów podatkowych składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Tylko w przypadku autocasco podstawą ubezpieczenia jest wartość samochodu, do której odwołuje się ustawodawca w tym przepisie, zatem tylko w przypadku ubezpieczenia dobrowolnego AC podatnik musi obliczyć kwotę stawki, której nie zaliczy do kosztów podatkowych.

Przykład:

Księgowanie samochodu w Infakt.pl

Dokonując księgowania zakupu samochodu w ewidencji Infakt.pl należy z zakładki „Koszty” wybrać opcję środków trwałych:

a następnie „Dodaj środek trwały”, gdy samochód zakupiono na podstawie umowy kupna sprzedaży lub wybrać opcję „Zakup środka trwałego”, gdy środek trwały został nabyty na podstawie faktury VAT.

Po wyborze opcji „Dodaj środek trwały” otwiera się okno edycji danych dotyczących zakupu samochodu na podstawie umowy kupna sprzedaży, gdzie należy uzupełnić je o niezbędne dane:

W przypadku drugiej opcji „Zakup środka trwałego” przy nabyciu go na podstawie faktury VAT program wymaga wprowadzenia dodatkowych danych jak numer faktury, dane sprzedawcy, daty faktury oraz jego wartość netto, podatek VAT i kwotę brutto:

Okno wydatków podwyższających wartość początkową to wspomniane wyżej koszty związane z zakupem środka trwałego.

W większości standardowych programów do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, po wprowadzeniu samochodu do ewidencji środków trwałych, należy jeszcze pamiętać, by dokonać księgowania amortyzacji. Kwoty amortyzacji wyliczane są także automatycznie, należy jednak przenieść je do księgi. Aplikacja Infakt dokonuje samodzielnie księgowania amortyzacji co miesiąc bez konieczności dodatkowego jej wprowadzania przez użytkownika, dzięki czemu nie ma możliwości jej pominięcia, a tym samym zapłacenia wyższej kwoty podatku za dany miesiąc.