Wystawianie faktur sprzedaży jest czynnością niezwykle ważną, gdyż niedokumentowanie sprzedaży bądź sporządzanie błędnych i wadliwych dokumentów może być przyczyną nałożenia na podatnika kary.

Warto więc prowadząc działalność gospodarczą zadbać o tę czynność. W pierwszej kolejności należy ustalić w jakiej formie chcemy wystawiać faktury sprzedaży, a następnie jak najlepiej zorganizować tę czynność.

Dla początkujących przedsiębiorców, wystawienie faktury staje się zmartwieniem dopiero z chwilą wystąpienia tego obowiązku. Warto jednak już wcześniej dowiedzieć się czegoś więcej na ten temat. W pierwszej kolejności przedsiębiorcy szukają darmowych wzorów w Internecie. Można tam znaleźć darmowe wzory w formie aktywnych formularzy PDF bądź gotowych arkuszy kalkulacyjnych. Każdy przedsiębiorca może również samodzielnie sporządzić taki dokument w edytorze tekstowym bądź arkuszu kalkulacyjnym.

Taka forma jest jednak mało praktyczna w przypadku, gdy przedsiębiorca nie ma za wiele czasu, by poświecić go na tego typu formalności. Jeżeli wystawianiu faktur towarzyszy pośpiech, łatwo o pomyłki. Za każdym razem należy sprawdzać kolejność i chronologię numeracji, prawidłowość wprowadzenia danych kontrahenta, wyliczenia kwot, czy wprowadzoną kwotę słownie. Oszczędzając na kosztach przedsiębiorca poświęca później równie cenny czas na korygowanie błędów.

Zanim jednak podejmie się decyzję odnośnie zakupu specjalnego oprogramowania do wystawiania faktur warto poznać inne dostępne rozwiązania. Jak w każdej innej dziedzinie również metody wystawiania faktur stają się coraz bardziej wygodne i nowoczesne. Patrząc na to jak wiele obecnie spraw załatwianych jest przez Internet kwestią czasy było pojawienie się specjalnych platform internetowych, które umożliwiają także ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą aplikacji on-line. Przykładem tego typu rozwiązania jest inFakt. Aplikacja ta pozwala na dokumentowanie sprzedaży przez podatnika z każdego miejsca, w którym tylko ma dostęp do sieci.

Przy wystawianiu niewielu dokumentów miesięcznie, czyli w przypadku małych, jednoosobowych działalności świadczących najczęściej usługi i wystawiających kilka faktur dla stałych odbiorców na koniec miesiąca, aplikacja taka jest bezpłatna. Uwzględniając jej funkcjonalność jest to rozwiązanie nie tylko oszczędne, ale i bardzo wygodne.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Sporządzanie faktur za pomocą aplikacji inFakt jest także niezwykle proste i intuicyjne. W zasadzie to program sam przeprowadza użytkownika przez cały proces wskazując mu niezbędne dane, które powinien uzupełnić. Aplikacja zapewnia oczywiście wzór faktury zgodnie z przepisami podatkowymi. Zgodnie z nimi powinna ona zawierać:

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

•  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
•  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
•  numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT";
•  dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży również datę sprzedaży;

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Dane naszej firmy jak nazwa, adres oraz NIP wprowadzane są raz do ustawień programu i wykorzystywane we wszystkich dokumentach i wydrukach. Dane kontrahentów również przechowywane są w bazie. Wystawiając fakturę na danego odbiorcę program przechowuje w bazie jego dane, i przy kolejnej fakturze wystarczy dokonać jego wybory z listy. Dużą zaletą jest to, że nawet wprowadzając nowego kontrahenta nie ma konieczności uzupełniania wszystkich jego danych, gdyż aplikacja wyszukuje firmę na podstawie numeru NIP i automatycznie wpisuje jego niezbędne dane. Zawsze można je wprowadzić też ręcznie. Bez względu na sposób, informacje te przechowywane są w bazie programu. Zgodnie z przepisami podatkowymi w fakturze należy wskazać NIP odbiorcy.

Nawet w przypadku ręcznego wprowadzania danych program weryfikuje prawidłowość tego numeru. Numer faktury nadawany jest automatycznie jako kolejny według ustalonego formatu. Należy pamiętać, że na wystawienie faktury jest siedem dni od wydania towaru bądź wykonania usługi.

Faktura powinna zawierać także:

• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawki podatku;
•  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
•  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
•  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

W aplikacji inFakt należy wskazać rodzaj towaru bądź usługi (wprowadzając go jedynie za pierwszym razem, gdyż później dzięki bazie produktów i usług wystarczy dokonać odpowiedniego wyboru z listy) oraz wskazać jego ilość oraz cenę netto. Pozostałe, obowiązkowe elementy wyliczane są automatycznie.

Aplikacja generuje gotową fakturę VAT zgodną z przepisami podatkowymi.