Papierowe druki faktur odchodzą do historii. Ostatnie zmiany w prawie pozwalają nie tylko na wysyłanie faktur mailem ale również na przechowywanie ich w formie elektronicznej. Wystawiaj faktury i wysyłaj je mailem z inFakt.pl

"Przetestowałem wiele systemów elektronicznego fakturowania przez WWW, ale inFakt jest zdecydowanie najbardziej prostym, najszybszym i najtańszym zarazem systemem, który wymaga praktycznie zerowej wiedzy informatycznej. Szczerze polecam!"

Rafał Ćwik eye.media.pl

Zalety programu inFakt:

• szybkie i sprawne wystawianie faktur,
• wgląd do wystawionych dokumentów o każdej porze z dowolnego komputera z dostępem do Internetu,
• automatyczne wypełnianie większości danych na podstawie wcześniej wprowadzonych informacji,
• w przypadku wykupienia abonamentu do prowadzenia księgowości, aplikacja automatycznie księguje wystawiane faktury w KpiR oraz rejestrze VAT.

Program inFakt to oszczędność czasu i pieniędzy. Zarejestruj się już teraz i sprawdź!

Fakturowanie online stało się cenioną formą wystawiania faktur VAT przez przedsiębiorców. Jakie są zalety fakturowania online? Jakie są regulacje prawne odnośnie fakturowania online? Jak to wygląda w praktyce?

To tylko część pytań osób, które po raz pierwszy usłyszały o możliwości wystawiania faktur online. Prowadzenie księgowości online jest w Polsce stosunkowo nowym zjawiskiem. Do jego rozwoju przyczyniła się zmiana regulacji prawnych, która umożliwiła np. wysyłanie do kontrahenta faktury w formie elektronicznej. Od tego czasu można zaobserwować stały wzrost popularności tej metody prowadzenia księgowości.

Podstawy prawne

Dla Urzędu Skarbowego nie jest istotne, czy dany dokument księgowy jest sporządzony w wersji elektronicznej, czy też jest wystawiany odręcznie. Dokument księgowy musi być wystawiony zgodnie z przepisami i zgodnie ze stanem rzeczywistym. Żadna ustawa nie zabrania, by dokumenty wystawiać w wersji elektronicznej.

Jak już wyżej było wspomniane – ustawodawca dopuścił możliwość wysyłanie faktur drogą elektroniczną, a więc poprzez e-mail. Wraz z przystąpieniem Polskie do UE zniesiono też obowiązek podpisywania przez wystawcę faktury. Nie musi też na niej widnieć odcisk pieczęci wystawcy faktury. To wszystko sprawiło, że program księgowy, który umożliwia automatyczne wysyłanie faktur do klientów (poprzez e-mail), stał się poszukiwanym przez przedsiębiorców rozwiązaniem.

Nadmienić należy także, że Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku, w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475, z póź. zm.) przewiduje możliwość prowadzenie KPiR za pomocą technik informatycznych. Podatnik ma jednak obowiązek wydrukowania jej do 20 dnia kolejnego miesiąca, ponumerowania stron i zbroszurowania.

Przegląd faktur w Infakt.pl

Można zatem śmiało stwierdzić, że zmiany w regulacjach prawnych i pojawienie się aplikacji oferujących księgowość online wprowadził nową erę prowadzenia księgowości w przedsiębiorstwie.

Dotychczasowe rozwiązania

Księgowość została już dawno temu zmodernizowana i już tylko nieliczni (Ci bardziej konserwatywni) pozostają przy tradycyjnym sposobie wystawiania faktur i prowadzenia księgowości - bez użycia komputerów. Poza tymi nielicznymi wyjątkami księgowość jest już powszechnie prowadzona przy pomocy komputera i odpowiednie oprogramowania. Wybór tego oprogramowania stanowił spore wyzwanie dla przedsiębiorcy. Nierzadko musiał on podejmować decyzję na podstawie ceny, a nie tego, co program oferuje użytkownikowi. Programy komputerowe były i są do dzisiaj drogim rozwiązaniem dla firm. Bardzo często producenci oprogramowania wymagają także od swoich klientów, aby Ci płacili za aktualizację oprogramowania lub przedłużenie licencji użytkownika.

Sztywne warunki

Na tym ograniczenia oprogramowania komputerowego nie kończą się. Do takiego oprogramowania dołączana jest licencja, która zezwala na zainstalowanie programu tylko na określonej liczbie komputerów (przeważnie jest to licencja na jeden komputer). Chęć zainstalowania programu dla większej ilości użytkowników skutkował koniecznością wykupienia dodatkowego pakietu (kolejnej licencji).

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Serwis techniczny w przypadku tradycyjnego oprogramowania jest dostępny przeważnie tylko przeważnie tylko, gdy występują z nim problemy i najczęściej jest odpłatny. Nie wszyscy producenci oprogramowania gwarantują fachową pomoc księgową dla klientów, którzy nie zawsze są pewni, czy właściwie postępują np. wystawiając fakturę korektę. Tak pomoc (o ile w ogóle jest) jest także objęta dodatkową opłatą i przeważnie jest świadczona przez kilka godzin w ciągu dnia.

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

Większość (o ile nie wszystkie) tradycyjny programów do fakturowania nie miała wbudowanej funkcji łączenia się z pocztą elektroniczną i wysyłania faktur do kontrahentów. Wymagało to zapisania faktury w odpowiednim formacie i samodzielnego logowania się do poczty i wysyłania załączonej faktury mailem. Automatyzacja pracy byłaby więc dużym uproszczeniem pracy i oszczędnością czasu.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Biuro rachunkowe

Oczywiście – przedsiębiorca zawsze może zlecić prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu. Nie zwalnia go to z obowiązku wystawiania faktur. Zatem nawet korzystając z zewnętrznego biura rachunkowego – przedsiębiorca potrzebuje mieć dobry program do fakturowania. Program musi zawierać aktualny (zgodny z prawem) wzór faktury i w sposób maksymalny upraszczać sposób wystawienie tego dokumentu

Płacenie zarówno za biuro rachunkowe, jak i za dobry program do wystawiania faktur jest zbyt dużym (i nie potrzebnym) wydatkiem dla wielu przedsiębiorców. I właśnie Ci przedsiębiorcy jako pierwsi dostrzegli zalety prowadzenia księgowości online.

Fakturowanie online

Aplikacja pozwalająca na fakturowanie online musi także spełniać pewne wymogi i warto zastanowić się nad wyborem odpowiedniego serwisu świadczącego te usługi. Przeanalizujmy zatem wymagane elementy aplikacji do księgowania online na podstawie popularnego programu inFakt.

Jasne jest, że wszystkie takie aplikacje mają jedną, bardzo ważną i niezwykle pomocną funkcję – można z nich korzystać o każdej porze dnia i nocy, każdego dnia i dosłownie z każdego miejsca na ziemi. Jedynym wymogiem jest tylko posiadanie komputera z podłączeniem do internetu. Kiedy ten jeden warunek jest spełniony – księgowość w inFakt jest dostępna zawsze i wszędzie.

Warto zwrócić uwagę, jak wygląda panel obsługi i jak szybko można za jego pomocą wystawić fakturę, a także wysłać ją do klienta. W inFakt wystawienie faktury zajmuje krótką chwilę, a cały panel obsługi został zaprojektowany tak, by był jednocześnie przyjemny dla oka, ale także łatwy w obsłudze.

Wystawianie faktury z inFakt:

• 1. Zaloguj się do inFakt (ewentualnie zarejestruj za darmo).
• 2. Wejdź w zakładkę przychody.
• 3. Naciśnij przycisk „Wystaw fakturę”
• 4. Uzupełnij dane swojej firmy (jeśli już wpisałeś je wcześniej w ustawieniach – zostaną automatycznie wczytane).
• 5. Uzupełnij dane o kontrahencie lub wybierz go z listy.
• 6. Uzupełnij dane o produkcie lub wybierz go z bazy towarów i usług.
• 7. Kliknij przycisk „Zapisz”.
• 8. Jeśli chcesz – możesz wysłać fakturę VAT poprzez aplikacje inFakt bezpośrednio na skrzynkę e-mail klienta.

To tylko 8 kroków, a pozwolą zaoszczędzić sporo czasu zabieganemu przedsiębiorcy. Jeśli raz wpisze się dane swojej firmy i wpisze kontrahenta do bazy kontrahentów – wystawienie faktury będzie jeszcze szybsze. Pomocne będzie także stworzenie bazy towarów i usług. Wszystkie te udogodnienia sprawiają, że wystawianie faktur w inFakt można sprowadzić do kilku kliknięć. Zajmuje to niewiele czasu, a dodatkowo użytkownik może być pewien poprawności znajdujących się w nim funkcji.

Czy fakturowanie online jest bezpieczne?

Bezpieczeństwo dokumentów księgowych jest dla przedsiębiorcy niezwykle ważne. W końcu ma on obowiązek przechowywanie, a dane zawarte w tych dokumentach są szczególnie cenne. Dużą stratą może być także utrata bazy kontrahentów. Z tego względu część przedsiębiorców pewnie się zastanawia, czy fakturowanie online i przechowywanie bazy kontrahentów w sieci jest bezpieczne.

Na pewno jest o wiele bardziej bezpieczne niż przechowywanie takich samych danych na dysku własnego komputera. Komputer osobisty jest zwykle dużo bardziej narażony na ataki niż aplikacje księgowości online. Chroni je też o wiele mniej zapór. Aplikacje typu inFakt są chronione niczym internetowe konta bankowe. Nad ich bezpieczeństwem czuwa sztab specjalistów, którzy wykryją każdą ewentualną nieprawidłowość systemu i w porę ją zabezpieczą.

Dodatkowo inFakt regularnie dokonuje kopie baz danych. Można je zawsze odzyskać, czego nie zawsze można dokonać w przypadku utraty danych z dysku twardego. Zagwarantuj zatem bezpieczeństwo swoim dokumentom księgowym i zarejestruj się za darmo w inFakt.