Choć standardowy termin, w którym należy wystawić fakturę VAT wynosi 7 dni od daty wydania towaru lub wykonania usługi, to w przypadku uregulowania zapłaty przed dokonaniem samej czynności, świadczący obowiązany jest dodatkowo wystawić tzw. fakturę zaliczkową.

Co to jest faktura zaliczkowa ?

Fakturę zaliczkową wystawia się w związku z uzyskaniem przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi części należności, w szczególności: przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty. Fakturę zaliczkową wystawić należy jedynie, gdy zaliczkowa płatność dotyczy konkretnego świadczenia, a nie jest jedynie nieokreślonym, nieskonkretyzowanym przelewem na rzecz późniejszych czynności wykonywanych przez przedsiębiorcę. Z tytułu takich kwot obowiązek podatkowy, a w konsekwencji obowiązek wystawiania faktury zaliczkowej, nie występuje.

Regułą jest zaliczkowanie części kwoty na rzecz świadczenia, stąd też faktura zaliczkowa będzie obejmowała jedynie część należności za świadczenie. Wystawić ją należy dokładnie na taką kwotę, jaka została przekazana na rzecz przedsiębiorcy. Kolejne faktury zaliczkowe wystawia się w związku z otrzymywaniem kolejnych należności z tytułu przyszłego świadczenia.

Po wykonaniu świadczenia, jeżeli podatnik nie przekazał całej należności w formie zaliczek, wystawia się fakturę końcową. Jeżeli natomiast zaliczkowane było 100% ceny, fakturą lub fakturami zaliczkowymi dokumentuje się całość należności. Po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie trzeba wówczas wystawiać faktury VAT.

Fakturę zaliczkową wystawia się w terminie do 7 dni od daty uregulowania należności z tytułu przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty. Ten sam termin 7 dni stosuje się przy wystawianiu kolejnych faktur, dotyczących kolejnych płatności z tytułu zaliczkowanych kwot.

Może się zdarzyć, że podatnik wystawia dodatkowo fakturę końcową, gdyż zaliczka nie obejmowała całej należności. Wówczas fakturę tę wystawia w terminie do 7 dni od daty wydania towaru lub wykonania usługi. Wystawia się ją zgodnie z ogólnymi przepisami, więc musi posiadać ona wszystkie elementy obowiązkowe, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części należności; taka faktura powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Jeżeli podatnik otrzyma 100% zaliczki na rzecz świadczenia, to nie ma on obowiązku wystawiać dodatkowo faktury końcowej. Wówczas cała płatność rozliczana jest poprzez wystawienie jednej faktury zaliczkowej – w terminie 7 dni od dnia uzyskania zaliczki.

Pewien problem pojawia się u podatników, którzy zaliczkę częściową otrzymują na mniej niż 7 dni przed wykonaniem zlecenia. Wówczas bowiem wstrzymując się i wystawiając fakturę dokładnie 7 dnia, czynność tę wykonują już po realizacji zlecenia, a zatem w terminie, w którym można by wystawić fakturę standardową. W takich sytuacjach należy jednak wystawiać dwie niezależne faktury – zaliczkową i końcową.

W przypadkach, gdy obowiązek podatkowy powstaje w sposób szczególny (art. 19 ust. 13 ustawy o VAT), zasady rozliczania zaliczek oraz wystawiania faktur zaliczkowych stosuje się odpowiednio. W tych przypadkach należy zatem również zastosować zasady wskazane powyżej, chyba że wystąpiłaby sytuacja, w której dopuszczalne jest wystawienie faktury przed powstaniem obowiązku podatkowego i fakturę taką podatnik faktycznie wystawi przed powstaniem tego obowiązku.

Przykład faktury zaliczkowej widocznej w aplikacji Infakt.pl

Przykładowo, prawo zezwala wystawić fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego w przypadkach szczególnych. Termin ten nie może być jednak wcześniejszy niż 30 dni przed powstaniem tego obowiązku. W takim przypadku, jeżeli fakturę wystawi się wcześniej, np. 15 dni przed powstaniem obowiązku podatkowego, płatność przed datą powstania tego obowiązku nie będzie zobowiązywała do wystawienia faktury zaliczkowej.

Przykład faktury zaliczkowej wygenerowanej w programie Infakt.pl

Elementy obowiązkowe każdej faktury zaliczkowej

Elementami, które zawsze powinny znaleźć się na każdej fakturze zaliczkowej, są:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; powinny to być dane zgodne z wpisami dla celów podatku VAT (VAT-R) oraz w odpowiednich wnioskach do CEiDG lub KRS, w przypadku osoby fizycznej dane te powinny być zgodne z informacjami z dokumentem tożsamości.  
• numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy; nie jest jednak potrzebny u nabywców będących osobami fizycznymi lub prowadzącymi gospodarstwa w formie indywidualnych gospodarstw rolnych,
• datę wystawienia faktury i numer kolejny oznaczonej jako „FAKTURA VAT” lub „FAKTURA VAT-MP”, nie ma obowiązku oznaczania ich jako faktura zaliczkowa;
• datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli data wystawienia faktury jest różna od tej daty,
• kwotę otrzymanej należności brutto (zarówno gdy jest to cała należność, jak i gdy otrzymano tylko jej część) , a w przypadku, gdy jest to faktura dokumentująca kolejną zaliczkę - również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot otrzymanych wcześniej części należności brutto; stawkę podatku dotyczącą sprzedaży; 
• kwotę podatku wyliczoną według wzoru matematycznego:
 

      ZB x SP

KP = ----------
      100 + SP

• dane z zamówienia lub umowy, wskazujące jaka jest pełna kwota zamówienia i pełna płatność, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.

Kwoty na fakturze zaliczkowej zaokrągleniu o pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. Kwoty podatku zawsze wykazać należy w złotych polskich, nawet jeśli faktura dotyczy transakcji w walucie obcej. Na fakturach zaliczkowych wystawianych ze stawką zwolnioną należy podać także symbol PKWiU towaru lub usługi, jeżeli ustawa o VAT lub przepisy wykonawcze do tej ustawy powołują ten symbol, lub przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, lub przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku tę dostawę lub to świadczenie. Faktury zaliczkowe mogą nie posiadać numeru NIP nabywcy, o ile wystawia się je na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność w zakresie indywidualnych gospodarstw rolnych.

Wady wystawiania faktur zaliczkowych w excelu

Choć wystawianie faktur w excelu należy nadal do najpopularniejszych form fakturowania, przeciwko tej metodzie przemawia:

• nieciekawa szata graficzna i niewyróżniająca się niczym forma faktury
• możliwość popełniania błędów z racji na niewskazywanie w excelu wszystkich rubryk koniecznych do wypełnienia, bez których faktura nie może być wysłana,
• częste błędy popełniane przez twórców faktur w formacie excel
• brak automatycznego powiązania faktury z programem księgowym,
• brak automatycznej numeracji faktur,
• brak pomocy online przy wystawianiu faktur,
• konieczność pobierania kolejnych wersji pliku excel i stałego monitorowania przepisów, które mogą zmieniać elementy niezbędne na fakturze.

Dlaczego warto skorzystać z inFakt ?

Znaczącym ułatwieniem fakturowania z inFakt jest powiązanie faktur z ewidencjami księgowymi. Ułatwienie to dotyczy przede wszystkim faktur zaliczkowych. Pamiętać należy, że zaliczki uznawane są w podatku dochodowym za przychód, chyba, że dotyczą one świadczeń realizowanych dopiero w następnych okresach rozliczeniowych. Stąd też faktury zaliczkowe w Infakt księgowane są bezpośrednio do przychodów w KPiR w kol. 7-9 księgi.

Faktury zaliczkowe w infakt rozliczane są również automatycznie dla celów podatku VAT, uwzględniając obowiązek podatkowy już w dacie uzyskania zaliczki lub zadatku.

Dokumentacja zaliczek w programie Infakt objęta jest odrębną numeracją. Jeżeli podatnik chce wystawić fakturę zaliczkową, wystarczy w panelu przychodów w prawej szpalcie ekranu wybrać opcję „faktura zaliczkowa”. Program automatycznie dostosuje numerację faktur i jej wygląd do rozliczenia zaliczki.

W uwagach do faktury zaliczkowej, na samym jej końcu, podatnik powinien podać numery innych faktur zaliczkowych, z którymi jest ona powiązana i które dotyczą tej samej transakcji.

Istotne jest, że program Infakt pozwala na wprowadzenie w fakturze zarówno daty wystawienia faktury, jak i daty otrzymania zaliczki księgując nie tyle fakturę, co otrzymaną zaliczkę.

W fakturze zaliczkowej Infakt można podjąć decyzję o różnych formach uzyskiwanych płatności, wybierając spośród: przelewu, gotówki, karty płatniczej, barteru, czeku, weksla, pobrania, kompensaty, akredytywy lub innej formy.

Faktura zaliczkowa posiada bazę zdefiniowanych klientów, pozwalającą na szybki ich wybór z listy. Pomaga to skrócić proces wystawiania faktury.