W związku z płatnościami na rzecz wykonywanych w przyszłości czynności opodatkowanych należy wystawiać faktury zaliczkowe.

Po dokonaniu dostawy towarów lub zrealizowaniu usługi konieczne jest dodatkowo wystawienie faktury końcowej, dokumentującej zakończenie transakcji. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady.

Co to jest faktura końcowa?

Faktura zaliczkowa końcowa dokumentuje wykonanie danej czynności, zatem związana jest z obowiązkiem podatkowym powstałym w związku z wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Faktura końcowa wystawiana jest wyłącznie w przypadku, gdy uzyskane wcześniej kwoty zaliczek nie objęły całej kwoty, należnej sprzedawcy. Zatem dotyczą tylko tych czynności, w których część zapłaty nastąpiła przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, a część opłacona była po zrealizowaniu sprzedaży.

W przypadku natomiast, gdy zaliczka na rzecz towaru lub usługi obejmowała całą należność za to świadczenie, czyli przed sprzedażą nastąpiła zapłata w 100%, nie wystawia się faktury zaliczkowej końcowej. Obowiązek podatkowy powstaje wówczas z chwilą uzyskania zaliczkowej płatności, którą dokumentują faktury zaliczkowe.

Błędem popełnianym przez niektórych podatników jest nazywanie fakturą zaliczkową końcową ostatnią z faktur, wystawianych jako faktura zaliczkowa. Tymczasem mianem faktury końcowej należy nazwać tylko taką fakturę, która jest wystawiana po wykonaniu czynności opodatkowanej (np. dostawy towarów, jeżeli wcześniej nie uzyskano jeszcze pełnej całej zapłaty i nadal pozostaje jakaś kwota do uiszczenia na rzecz sprzedawcy.

Elementy faktury zaliczkowej końcowej

Faktura zaliczkowa końcowa posiada dokładnie te same elementy, które umieszcza się na zwykłej fakturze VAT. Podstawowe dane, które muszą być zawarte na takiej fakturze końcowej, to w szczególności:

• informacje o dokonanej sprzedaży (o rodzaju towaru lub usługi, której FV dotyczy),
• data dokonania sprzedaży,
• cena jednostkowa bez podatku,
• podstawa opodatkowania (cena netto),
• stawka podatku
• kwota podatku,
• kwota należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Faktura zaliczkowa końcowa musi zawierać również wszystkie dane szczególne dotyczące danego rodzaju sprzedaży, zatem przykładowo przedsiębiorca może być zobowiązany wykazywać na niej swój nip-ue lub też nip-ue kontrahenta, może być zmuszony podawać na niej numer rejestracyjny pojazdu czy informację o konieczności zapłaty podatku poza terytorium innego kraju Wspólnoty.

Ponadto, faktura musi posiadać kolejny, indywidualizujący ją numer. Wreszcie, stosowanie wielu pozycji na jednej fakturze powoduje, że należy na fakturze podawać nie tylko jedną podstawę opodatkowania czy kwotę podatku, ale również:

• cenę pojedynczej partii towaru lub jednostkowej usługi bez wliczania w nią kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• sumę wartości sprzedawanych towarów lub wykonanych usług, w kwocie netto bez podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawki podatku dzieląc je osobno dla każdego ze sprzedawanych towarów lub usług, podzieloną na poszczególne stawki sumę wartości netto towarów lub wykonanych usług , a także odrębnie sumę czynności zwolnionych od podatku lub sumę czynności niepodlegających opodatkowaniu;
• kwotę podatku od łącznej sumy netto, przy czym sumy wykazać należy z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, a także
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem (wartość rutto z faktury).

W przypadku faktury zaliczkowej końcowej kwotę należności na tej fakturze pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, wykazanych w fakturach zaliczkowych. Podobnie postąpić należy z kwotą podatku, którą proporcjonalnie należy pomniejszyć o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych wskazujących otrzymanie poszczególnych części należności. Faktura zaliczkowa końcowa zawiera też numery wszystkie faktur zaliczkowych dotyczących danej transakcji, wystawionych przed wystawieniem faktury końcowej, zarówno przed, jak i po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi (mogą się bowiem zdarzyć faktury zaliczkowe dokumentujące przekazanie zaliczki, wystawione już po realizacji czynności, z racji na 7 dniowy termin na jej wystawienie, liczony od otrzymania zaliczki).

Przykład dodawania faktury zaliczkowej w Infakt.pl

Dokument nie musi natomiast zawierać oznaczenia „faktura zaliczkowa końcowa”, powinien natomiast zawierać oznaczenie „Faktura VAT”.

Wzór faktury zaliczkowej końcowej

Prawo podatkowe nie posługuje się wzorami faktur, stąd nie ma szans, by odnaleźć wzór faktury zaliczkowej końcowej. Na rynku funkcjonuje wiele firm, oferujących programy księgowe lub proponujących wystawianie faktur w specjalnie przygotowanych drukach programu excel. Niejednolitość wzorów i różnice między nimi powodują, że podatnik może zastosować nieprawidłowy wzór faktury

Przykład faktury zaliczkowej widocznej w aplikacji Infakt.pl

Wady wystawiania faktur końcowych w programie excel

Aplikacje w programie excel nie są dostosowane do wystawiania faktur zaliczkowych a następnie faktur zaliczkowych końcowych. Stąd przedsiębiorca sam musi dbać o to, żeby nie pomylić się przy generowaniu takiej faktury. W szczególności musi pamiętać o obniżaniu kwoty podstawy opodatkowania i kwoty podatku na fakturze końcowej o wartość ujętą wcześniej na fakturach zaliczkowych, o prawidłową numerację takich faktur oraz o ujmowaniu na fakturze końcowej numerów faktur zaliczkowych

Faktura zaliczkowa końcowa w aplikacji Infakt

Dokumentacja zaliczek w programie Infakt objęta jest odrębną numeracją. Jeżeli podatnik chce wystawić fakturę zaliczkową, wystarczy w panelu przychodów w prawej szpalcie ekranu wybrać opcję „faktura zaliczkowa”.

Program automatycznie dostosuje numerację faktur i jej wygląd do rozliczenia zaliczki.

Przykład faktury zaliczkowej wygenerowanej w programie Infakt.pl

Fakturę zaliczkową końcową należy wystawiać natomiast jako standardową fakturę, korzystając z opcji „+nowa faktura VAT” w menu w prawej szpalcie ekranu.

W uwagach do faktury podatnik powinien podać numery faktur zaliczkowych, z którymi jest ona powiązana i które dotyczą tej samej transakcji.

Pozostałe elementy w fakturze wystawia się standardowo, przy czym sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części należności.