Czasami jednym z warunków transakcji handlowej jest wymóg wpłaty zaliczki. Z formalnego punktu widzenia jest to niekiedy problem dla przedsiębiorców, którzy stają przed dylematem w jaki sposób prawidłowo wypełnić ten obowiązek zgodnie z aktualnymi normami prawnymi. Do właściwego udokumentowania tego faktu służy właśnie faktura zaliczkowa.

Rola faktury zaliczkowej

Tego rodzaju faktura w procesie transakcji handlowej jest kolejnym etapem po wystawieniu faktury proforma i wpłacie zaliczki. Stanowi ona potwierdzenie pobrania całości lub części należności (np. zaliczki, przedpłaty, zadatku) jeszcze przed wydaniem zamówionego towaru lub wykonaniem usługi. Moment ten skutkuje u przedsiębiorcy powstaniem obowiązku podatkowego w podatku VAT. W związku z tym, zgodnie z ogólną zasadą, faktura taka powinna zostać sporządzona najpóźniej siódmego dnia począwszy od dnia otrzymania zaliczki.

Zawartość faktury zaliczkowej

Rozporządzenie omawiające problematykę faktur nie określa jednolitego wzoru dokumentu, ale wymienia elementy, jakie powinna zawierać faktura zaliczkowa. Zgodnie z jego zapisami, dokument taki powinien posiadać co najmniej:

określenie, że jest to faktura zaliczkowa,
• kolejny numer dokumentu (inny w stosunku do pozostałych faktur, a to m.in. ze względów „porządkowych”),
• nazwy strony sprzedającej i kupującej wraz z ich adresami,
• numery identyfikacji podatkowej obu stron transakcji,
• datę wystawienia faktury,
• wartość brutto kwoty otrzymanej części lub całości należności od kontrahenta, zaś w przypadku kolejnych faktur zaliczkowych dokumentujących otrzymane następne części należności: dodatkowo daty i numery tych dokumentów a także sumę kwot otrzymanych dotąd części należności brutto,
• określoną stawkę podatku VAT,
• kwotę podatku VAT obliczoną zgodnie z następującym wzorem:

     ZB * SP
KP = -------
     100 + SP

gdzie poszczególne symbole oznaczają:
KP – kwota podatku VAT,
ZB – kwota otrzymanej części lub całości należności w wartości brutto,
SP – stawka podatku VAT,

• informacje związane z ze złożonym zamówieniem lub zawartą umową, a m.in.: określenie towaru lub usługi, ich ilość, jednostkę miary, cenę i wartość netto, stawki i kwoty podatku VAT, a także łączną wartość brutto danego zamówienia lub umowy,
• datę, w której otrzymano część lub całość należności, w przypadku, kiedy nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury zaliczkowej, co ma na celu zastąpienie daty sprzedaży ujmowanej na podstawowych fakturach VAT.

Zasady wystawiania faktur zaliczkowych

Wystawiając fakturę zaliczkową należy stosować niektóre przepisy dotyczące zwykłych faktur. Są to m.in.:

• zapisy związane z dokonywanymi zaokrągleniami,
• obowiązek wskazania podstawy prawnej zastosowanego zwolnienia z naliczenia podatku.

Fakturę zaliczkową również wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, gdzie oryginał dostaje nabywca, natomiast sprzedawca zatrzymuje kopię dokumentu.

W przedsiębiorstwach, gdzie często stosuje się praktykę płatności zaliczkowych, warto kopię egzemplarza faktury zaliczkowej przechowywać w osobnym miejscu, aż do momentu otrzymania końcowej faktury, na podstawie której zaliczka zostaje rozliczona. Umożliwi to szybki dostęp do informacji dotyczących stopnia zaawansowania rozliczeń określonych transakcji, a w chwili otrzymania ostatecznej faktury pozwoli także sprawdzić pod względem rachunkowym poprawność rozliczenia całej dostawy lub usługi.

Faktura zaliczkowa a rozliczenia podatkowe

Z jednej strony u sprzedawcy otrzymującego zaliczkę powstaje obowiązek podatkowy, od którego wynika konieczność naliczenia należnego podatku VAT podlegającego odprowadzeniu do urzędu skarbowego, tak i drugostronnie: nabywca uzyskuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, w okresie, w którym otrzymał fakturę zaliczkową. Jednak należy zauważyć, że tego rodzaju faktura nie powoduje obowiązku wykazania przychodu przez sprzedawcę ani kosztu przez nabywcę, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym. Powinność ta powstaje dopiero z momentem sporządzenia faktury ostatecznej.

Faktura zaliczkowa w inFakt

Konieczność zachowania wszystkich elementów faktury zaliczkowej wymaganych przez rozporządzenie Ministra Finansów stwarza ryzyko popełnia błędu przy wystawianiu tego dokumentu. Najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z internetowego programu do fakturowania, jak np. inFakt, który pozwala prawidłowo wystawić m.in. fakturę zaliczkową, i który na bieżąco dokonuje aktualizacji zgodnych ze zmianą przepisów prawnych. Sporządzenie faktury zaliczkowej na gotowym formularzu tej aplikacji odbywa się według następującej procedury:

• po wykonaniu logowania w serwisie w pierwszej kolejności należy w kategorii „Przychody” wybrać zakładkę „Faktury”, po czym opcję „Faktura zaliczkowa” w prawym menu;
• kolejnie dokonujemy wyboru klienta z rozwiniętej listy lub dodajemy nowego za pomocą ostatniego polecenia na tej liście;
• następny etap to podanie daty wystawienia faktury oraz daty otrzymania zaliczki;
• w polu „Zamówienie” wybieramy towar lub usługę z podanej listy jak również w razie konieczności istnieje możliwość dodania nowej pozycji; w tym celu należy uzupełnić jej oznaczenie, wpisać wartość netto lub też brutto a także dokonać wyboru odpowiedniej stawki podatku, a funkcjonalność aplikacji automatycznie przeliczy pozostałe kwoty; w celu zachowania nowej pozycji w systemie należy wybrać polecenie „Zapisz produkt”; dodanie kolejnych pozycji produktów umożliwia przycisk „Dodaj nowe pole”, po wyborze którego wykonuje się czynności jak przy pierwszym produkcie; Wprowadzamy wszystkie zamawiane produkty i usługi oraz umieszczamy ich pełny koszt, informację o kwocie faktycznie otrzymanej zaliczki umieścić należy w części dotyczącej płatności.
następnie należy wybrać walutę transakcji, formę płatności oraz wysokość otrzymanej
• zaliczki; dla opcji „Przelew” dodatkowo należy uzupełnić informacje o rachunku bankowym, dolna część okna „Podpisy i uwagi” pozwala na uzupełnienie danych osoby upoważnionej do odbioru dokumentu oraz na podanie uwag do faktury;
• po wyborze opcji „Zapisz” można uzyskać podgląd wystawionego dokumentu; warto zauważyć, że na tym etapie istnieje możliwość przejścia do „Faktury końcowej” w celu rozliczenia faktur zaliczkowych;
• po zweryfikowaniu poprawności danych faktura jest gotowa do przesłania za pośrednictwem poczty elektronicznej, do czego służy przycisk „Wyślij fakturę e-mailem”, po czym należy wybrać rodzaj egzemplarza, jaki ma zostać dostarczony odbiorcy;
• w celu wydruku dokumentu, przy podglądzie należy skorzystać z polecenia „Drukuj fakturę”, a następnie wybrać rodzaj egzemplarza jaki ma zostać wydrukowany.

Sporządzona faktura zaliczkowa za pomocą aplikacji inFakt

Przykład faktury zaliczkowej wygenerowanej w programie Infakt.pl

Zamiast borykać się z problemem odnalezienia odpowiedniego formularza faktury zaliczkowej wystarczy skorzystać z optymalnej oferty serwisu inFakt. Po darmowej rejestracji w systemie można już bez przeszkód dokumentować transakcje zaliczkowe.