Otrzymałeś zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług?Wystaw fakturę zaliczkową. Pamiętaj, że zaliczka rodzi obowiązek podatkowy w podatku VAT. Sprawdź jak prosto można wystawić fakturę zaliczkową z inFakt.

Kilka informacji o fakturze zaliczkowej:

• wystawiona faktura zaliczkowa nie generuje przychodu a otrzymana nie jest kosztem
• faktura zaliczkowa rodzi obowiązek podatkowy w podatku VAT,
• dokument ten powinien być wytrawiony najpóźniej siódmego dnia od otrzymania zaliczki,
• po otrzymaniu pełnej należności należy wystawić fakturę końcową.

Faktura zaliczkowa i końcowa w inFakt

Faktury zaliczkowe w inFakt objęte są odrębną numeracją, dzięki czemu nie zaburzają kolejności numeracji faktur VAT. W przypadku otrzymania pełnej kwoty wystarczy wystawić fakturę VAT a w uwagach umieścić informację, której faktury zaliczkowej dotyczy. Zarejestruj się teraz i wypróbuj za darmo!

Przykład faktury zaliczkowej wygenerowanej w programie Infakt.pl

Czym jest faktura zaliczkowa? W jakich sytuacjach się ją wystawia i jak powinna wyglądać? Czytaj dalej i dowiedz się również, co zrobić z otrzymana fakturą zaliczkową.

Fakturę zaliczkową sprzedawca powinien wystawić w ciągu 7 dni od chwili, gdy otrzyma od kupującego zaliczkę na poczet danego towaru lub usługi. Może to być część lub całość kwoty jaka jest należna, ale ważne jest to, że wpłata nastąpiła przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Szczegółowo przepisy dotyczące wystawiania i księgowania faktur zaliczkowych reguluje Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Ustawa o VAT). Art. 19 ust. 11 określa moment powstania obowiązku podatkowego, natomiast art. 106 ust. 3 wskazuje na obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. Szczegółowo kwestię wystawiania faktur zaliczkowych reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (par. 10).

Faktura zaliczkowa, a faktura proforma.

Może się tutaj pojawić wątpliwość: kiedy wystawiamy fakturę zaliczkową, a kiedy proformę? Otóż faktura zaliczkowa powinna być wystawiona w terminie do 7 dni po otrzymaniu zaliczki, natomiast faktura proforma wystawiana jest przed dokonaniem zapłaty, gdyż służy ona do uregulowania płatności (wskazuje numer konta bankowego, kwotę itp.). Wystawienie faktury zaliczkowej jest obowiązkowe, natomiast proforma to tylko dokument pomocniczy, który można, ale nie trzeba wystawiać. Bardzo istotną różnicą jest też to, że faktura zaliczkowa jest dokumentem podlegającym księgowaniu, a proforma nie, ponieważ nie jest dokumentem księgowym.

Przykład dodawania faktury zaliczkowej w Infakt.pl

Jeżeli przedsiębiorca będący w tej sytuacji sprzedawcą otrzyma kilka zaliczek (np. umówione raty), to po otrzymaniu każdej z nich w ciągu 7 dni powinien wystawić faktury zaliczkowe.

Jakie elementy powinna zawierać faktura zaliczkowa?

Faktura stwierdzająca otrzymanie zaliczki powinna zawierać następujące elementy:

• tytuł „Faktura VAT zaliczkowa,
• dane sprzedawcy – nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres oraz numer NIP,
• dane nabywcy – nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres oraz numer NIP,
• kolejny faktury zaliczkowej (zwykle faktury zaliczkowe posiadają osobną numerację rozróżniającą te dokumenty od faktur VAT);
• datę wystawienia dokumentu oraz datę otrzymania zaliczki,
• kwotę brutto otrzymanej zaliczki – wyrażoną również słownie,
• stawkę podatku VAT i obliczoną kwotę podatku,
• dane dotyczące zamówienia – nazwę towaru czy usługi, ilość, cenę jednostkową netto, stawkę podatkową, wartość netto, brutto oraz kwotę podatku – są to więc takie same elementy, jakie widnieją na zwykłej fakturze VAT,
• daty i numery poprzednich faktur zaliczkowych dotyczących tego samego zamówienia, jeżeli były wystawiane – chodzi o to, aby na każdej kolejnej fakturze zaliczkowej dotyczącej jednego zamówienia uwzględnić sumę wpłaconych dotychczas zaliczek,

Faktury zaliczkowe zwykle nie obejmują całej wartości brutto dla danego zamówienia, gdyż klienci raczej nie wpłacają 100% kwoty należnej zanim otrzymają dany towar, czy usługę. Po zrealizowaniu sprzedaży, czyli w momencie, gdy klient otrzyma już od nas dany produkt, wystawiamy fakturę ostateczną na zasadach ogólnych z informacją o poprzednio wystawionych fakturach zaliczkowych. Istotne jest, aby dokument ten wiązał się ze złożonym zamówieniem oraz wystawionymi wcześniej fakturami zaliczkowymi na jego poczet. Na fakturze końcowej uwzględniamy różnicę wynikającą z kwot wpłaconych i kwoty do zapłaty. Jesteśmy zobowiązani do wystawienia ostatecznej faktury VAT w ciągu 7 dni od momentu przekazania towaru lub wyświadczenia usługi kupującemu.

Przykład faktury zaliczkowej widocznej w aplikacji Infakt.pl

Może jednak zdarzyć się, że faktury zaliczkowe obejmują całą wartość brutto zamówionego towaru lub usługi. Wówczas jako sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie musimy już wystawiać końcowej faktury.

W sytuacji, gdy to my jesteśmy kupującym i wpłacamy zaliczkę, powinniśmy otrzymać fakturę zaliczkową. To z kolei rodzi obowiązek zaksięgowania tego dokumentu, a co za tym idzie rozliczenia wykazanego podatku VAT.

Jak wystawić fakturę zaliczkową w programie InFakt?

• Wchodzimy w „Przegląd” lub „Faktury” i z listy dokumentów, jakie można tutaj wygenerować wybieramy pozycję „Faktura zaliczkowa”.
• Automatycznie zostaje nadany kolejny numer faktury zaliczkowej, więc nie musimy tutaj pamiętać o zmianie numeru. Możemy jedynie zmienić format numeracji (klikając w „Zmień format”), ale nie powinno się tego robić, jeżeli w danym roku podatkowym wystawiliśmy już jakieś faktury zaliczkowe.
• Następnie wskazujemy naszego klienta, wybierając go z naszej bazy danych lub wprowadzając dane nowego kontrahenta.
• Określamy daty, pamiętając, że data wystawienia dokumentu nie może być późniejsza niż 7 dni po otrzymaniu zaliczki.
• W Obszarze „Zamówienie” wypełniamy poszczególne pola w taki sam sposób, jak przy wystawianiu zwykłej faktury VAT. Wybieramy więc dane towaru lub usługi z listy, wskazujemy ich ilości, ewentualnie zmieniamy ceny netto. Jeżeli potrzebnej pozycji nie mamy na liście, to wpisujemy odpowiednią nazwę, jednostkę miary, stawkę podatku i cenę netto, po czym zatwierdzamy przyciskiem „Zapisz produkt”. Znajdzie się on na naszym dokumencie oraz w bazie danych. Jeżeli pozycji ma być więcej, niż jedna, każdą następną dodajemy po kliknięciu w przycisk „Dodaj nowe pole”.
• Następnie podajemy informacje dotyczące płatności, czyli kwotę otrzymanej zaliczki oraz formę płatności (czy otrzymaliśmy gotówką, czy przelewem na rachunek bankowy i w jakiej walucie). Automatycznie program wyliczy nam pozostała kwotę do zapłaty na poczet zamówienia wskazanego na fakturze.
• Zapisujemy dokument i możemy już wydrukować, aby przekazać klientowi. Jest też możliwość bezpośredniego wysłania faktury elektronicznie po kliknięciu w przycisk „Wyślij mailem”.

Wystawianie faktur w programie inFakt jest bardzo łatwe, gdyż zazwyczaj wymaga tylko kilku kliknięć. W razie problemów służymy Państwu pomocą od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00-22.00 oraz w soboty w godzinach 9.00-17.00.

Przykład faktury zaliczkowej wygenerowanej w programie Infakt.pl

Wygenerowane dokumenty są sporządzone zawsze zgodnie z obowiązującymi przepisami, ponieważ program działa on Line, więc aktualizacje są dokonywane na bieżąco i automatycznie bez konieczności inicjowania przez użytkownika. Faktury są przechowywane na serwerze InFakt, zabezpieczone wysokiej jakości certyfikatem. Zyskujemy więc do nich stały dostęp i pewność, że „nie znikną” z naszego komputera. Ponadto mają bardzo estetyczny wygląd, co z pewnością nie jest bez znaczenia.