Otrzymałeś zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług?Wystaw fakturę zaliczkową. Pamiętaj, że zaliczka rodzi obowiązek podatkowy w podatku VAT. Sprawdź jak prosto można wystawić fakturę zaliczkową z inFakt.

Kilka informacji o fakturze zaliczkowej:

• wystawiona faktura zaliczkowa nie generuje przychodu a otrzymana nie jest kosztem
• faktura zaliczkowa rodzi obowiązek podatkowy w podatku VAT,
• dokument ten powinien być wystawiony najpóźniej siódmego dnia od otrzymania zaliczki,
• po otrzymaniu pełnej należności należy wystawić fakturę końcową.

Faktura zaliczkowa i końcowa w inFakt

Faktury zaliczkowe w inFakt objęte są odrębną numeracją, dzięki czemu nie zaburzają kolejności numeracji faktur VAT. W przypadku otrzymania pełnej kwoty wystarczy wystawić fakturę VAT a w uwagach umieścić informację, której faktury zaliczkowej dotyczy. Zarejestruj się teraz i wypróbuj za darmo!

Przykład dodawania faktury zaliczkowej w Infakt.pl

Bardzo często w ramach prowadzonej działalności gospodarczej spotykamy się z sytuacją kiedy na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług otrzymujemy zaliczkę, przedpłatę, zadatek, płatność rozdzieloną w ratach.

Sytuacja ta dla wielu przedsiębiorców stanowi problem z punktu widzenia ewidencji księgowej. Zupełnie jednak nie potrzebnie, gdyż temat fakturowania zaliczek jest bardzo zbliżony do ogólnego fakturowania usług czy towarów i wiąże się jedynie z zapamiętaniem kilku podstawowych zasad.

Informacje zawarte na fakturze zaliczkowej

Faktura rozliczająca pobraną zaliczkę w swoim wyglądzie bardzo przypomina normalną fakturę VAT. Bez względu na fakt, czy rozliczamy pobranie części czy całości należności w formie zaliczki czyli przed fizycznym wydanie towaru lub wykonaniem usługi wystawiany przez nas dokument powinien zawsze zawierać podstawowe informacje, do których należy:

• Nazwa dokumentu "FAKTURA VAT"
• Data wystawienia
• Numer kolejny faktury
• Nazwę sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
• Nazwę usługi / towaru : w tym miejscu zaznaczamy, że faktura rozlicza zaliczę formułując nazwę usługi: „zalicza za……”
• Kwotę otrzymanej zaliczki lub całości należności jeśli zaliczka jest płacona w formie 100% należności,
• Stawkę podatku,
• Kwotę podatku
• Informacje na temat wcześniej pobranych zaliczek – jeśli wystawiana faktura jest kolejną dotyczącą zaliczki płatnej w ratach w ramach jednego Zamówienia. Należy w tym miejscy wskazać numery i daty poprzednich faktur oraz sumę kwot brutto pobranych wcześniej.

Wystawiając taką fakturę pomocnym jest skorzystanie ze wzoru faktury zaliczkowej dostępnej na wielu księgowych portalach internetowych np. Infakt.pl.

Termin wystawienia faktury zaliczkowej

W przypadku pobrania należności w formie zaliczki częściowej lub całkowitej przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę VAT rozliczającą tę zaliczkę w termie nie później niż siódmego dnia od momentu otrzymania danej części lub całości przedpłaty od nabywcy towarów lub usług. Ostateczne rozliczenie sprzedaży towaru lub usługi

Wiele wątpliwości budzi moment końcowego rozliczenia w momencie ostatecznego przekazania towaru lub wykonania usługi.

Omawiając ten temat należy wskazać dwie możliwe sytuacje: Sytuację kiedy faktura zaliczkowa obejmowała tylko zaliczkę, która nie stanowiła całej kwoty brutto. W tym przypadku sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT, którą możemy nazwać fakturą zaliczkową końcową na kwotę wynikającą z pomniejszenia całkowitej zapłaty o kwoty pobranych zaliczek i rozliczonych na podstawie odrębnych faktur zaliczkowych. Takie proste działanie matematyczne należy zastosować do kwoty transakcji oraz kwoty podatku VAT.

Na fakturze tzw. końcowej należy wskazać informacje na temat numerów i dat wystawienia faktur zaliczkowych wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Sytuację kiedy faktura zaliczkowa rozliczała całą kwotę brutto należną za towar lub wykonaną usługę. W przypadku takich okoliczności sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury VAT zaliczkowej końcowej.

Obowiązek podatkowy w przypadku faktur vat zaliczkowych

Zaliczka stanowi zabezpieczenie naszych interesów przy realizacji zamówień rozłożonych w czasie. Musimy mieć jednak świadomość, że otrzymana zaliczka rodzi także obowiązek podatkowy.

Sprzedawca towaru lub usługi , który pobrał zaliczkę ma obowiązek odprowadzić od niej należny podatek VAT wprowadzając transakcję do rejestru VAT sprzedaży z datą otrzymania zaliczki. Z drugiej strony także nabywca towaru, czyli płatnik zaliczki ma prawo do odliczenia podatku wskazując fakturę zaliczkową. W jednym i drugi przypadku obowiązek podatkowy w zakresie podatku VAT powstaje w momencie otrzymania zaliczki w wysokości odpowiadającej zaliczce rozliczonej w danej fakturze zaliczkowej.

W związku z tym należy pamiętać aby nie wystawiać faktur zaliczkowych przed otrzymaniem zaliczki. Taka sytuacja może wprowadzić w błąd w momencie księgowania i w przypadku wystawienia faktury zaliczkowej a otrzymanie zaliczki w dwóch różnych miesiącach może skutkować wprowadzeniem transakcji do niewłaściwego rejestru VAT. Z punku widzenia podatku dochodowego należy pamiętać, że zaliczki na poczet wykonanych usług lub dostawy towarów  nie są traktowane jako przychód, stąd też są one zwolnione z obowiązku księgowania jako przychód. Oznacza to, że przedsiębiorca przyjmując zaliczkę i wystawiając fakturę zaliczkową nie traktuje jej jako sprzedaży ale musi ją wykazać w podatkowej książce przychodów i rozchodów.

Księgowanie faktury zaliczkowej

Pamiętając, że otrzymaną zaliczkę nie traktujemy jako przychodu – wartości poszczególnych zaliczek wynikających z faktur zaliczkowych księgujemy w kolumnie 16 jako uwagi, wpisując wartość, numer faktury zaliczkowej wraz z informacją, że jest to faktura zaliczkowa. Jednocześnie wprowadzając wartość otrzymanej zaliczki do rejestru VAT sprzedaży. Dopiero w momencie przekazania towaru lub wykonania usługi i wstawienia faktury końcowej wartość całej transakcji księgujemy w kolumnie 7 jako wartość sprzedanych towarów i usług. Pamiętając jednocześnie, że do rejestru VAT wprowadzaliśmy kwoty zaliczek. Jako płatnik zaliczki czyli przedsiębiorca oczekujący na towar lub wykonanie usługi musimy z punktu widzenia księgowego spojrzeć inaczej na tą transakcję. Mianowicie, wypłacając zaliczkę – kwotę wynikającą z otrzymanej faktury zaliczkowej zaksięgujemy do kolumny 13 jako pozostałe wydatki.

W momencie zakończenia transakcji czyli otrzymania towaru lub wykonanej usługi należy za pomocą noty księgowej wystornować zapis z kolumny 13 i zaksięgować w kolumnie 10 jako wartość zakupionych towarów handlowych.

Może zdarzyć się sytuacja kiedy zaliczka zostanie zwrócona z powodu rezygnacji z transakcji. Należy pamiętać o ewidencji tej operacji w kolumnie 16 i wystawieniu faktury korygującej oraz korekty deklaracji VAT.

Wystawianie faktur zaliczkowych w Infakt.pl

Przykład dodawania faktury zaliczkowej w Infakt.pl

• Wpisz datę wystawienia i datę otrzymania zaliczki.
• Wpisz lub dodaj z listy nazwę towaru lub usługi, które wchodzą w skład zamówienia, którego dotyczy zaliczka.
• Wpisz kwotę netto całego zamówienia i określ stawkę VAT.
• W wierszu płatności wpisz kwotę otrzymanej zaliczki, określ walutę i sposób płatności.
• Aplikacja automatycznie przeliczy kwotę, która pozostała do zapłaty.
• Zapisz wystawioną fakturę zaliczkową.
• Wydrukuj ją lub wyślij do kontrahenta.

Otrzymanie zaliczki na poczet nabycia towaru czy wykonania usługi rodzi obowiązek podatkowy w podatku VAT. W związku z tym należy wystawić fakturę zaliczkową. Aby wystawić fakturę zaliczkową zaloguj się na swoje konto, przejdź do zakładki Przychody i z bocznego menu wybierz opcję: Faktura zaliczkowa. Pojawi się formularz faktury zaliczkowej. Wybierz klienta z listy lub dodaj nowego.

Przykład faktury zaliczkowej widocznej w aplikacji Infakt.pl

Przykład faktury zaliczkowej wygenerowanej w programie Infakt.pl

Aby wystawić kolejną fakturę zaliczkową do danego zamówienia, wybierz opcję: kolejna zaliczka.

W momencie przekazania towaru lub wykonania usługi należy wystawić fakturę końcową. W podglądzie ostatniej faktury zaliczkowej wystawionej do danego zamówienia, kliknij opcję faktura końcowa. Dane klienta i informacje o produkcie uzupełnią się automatycznie. Wpisz lub wybierz z kalendarza datę wystawienia faktury końcowej, datę sprzedaży oraz termin zapłaty. W wierszu Rozliczenie faktur zaliczkowych pojawią się wystawione wcześniej do danego zamówienia faktury zaliczkowe. W polu razem do zapłaty wyświetli się kwota, która pozostała do zapłaty. Określ sposób zapłaty i zapisz fakturę. Możesz ja teraz wydrukować lub wysłać do kontrahenta.