Faktura zaliczkowa

Otrzymałeś zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług? Wystaw fakturę zaliczkową. Jej sporządzenie najczęściej ma na celu pokrycie kosztów oraz zabezpieczenie transakcji. Należy przy tym pamiętać, że otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego pod względem podatku dochodowego.

Faktura zaliczkowa – co warto wiedzieć?

Część przedsiębiorców pobierając zaliczki od kontrahentów zanim transakcja dojdzie do skutku, ma na celu np. pokrycie kosztów związanych z transakcją. Przed wystawieniem pierwszej faktury zaliczkowej warto pamiętać, że:
  • wystawiona faktura zaliczkowa nie generuje przychodu, a otrzymana nie jest kosztem (nie rodzi konieczności zapłaty podatku dochodowego),
  • faktura zaliczkowa rodzi obowiązek podatkowy w podatku VAT (kwotę należy ująć m.in. w deklaracji VAT),
  • po otrzymaniu pełnej należności należy wystawić fakturę końcową.
Trzeba w tym momencie pamiętać, że po otrzymaniu przedpłaty należy wystawić fakturę zaliczkową, a po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru - fakturę końcową.

Informacje zawarte na fakturze zaliczkowej

Faktura rozliczająca pobraną zaliczkę przypomina fakturę, przy czym zawiera dodatkowe informacje o kwocie zaliczki i kwocie pozostałej do zapłaty. Zgodnie z przepisami taki dokument powinien zawierać m.in.:
  • datę wystawienia,
  • numer kolejny faktury,
  • nazwę sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, datę otrzymania całości lub części należności o ile różni się ona od daty wystawienia faktury,
  • kwotę otrzymanej zaliczki lub całości należności,
  • stawkę podatku,
  • kwotę podatku,
  • informacje na temat wcześniej pobranych zaliczek – jeśli wystawiana faktura jest kolejną dotyczącą zaliczki płatnej w ramach jednego zamówienia.
Na dokumencie można umieścić nazwę „Faktura zaliczkowa” - przedsiębiorca nie ma jednak takiego obowiązku.

Termin wystawienia faktury zaliczkowej

W przypadku pobrania należności w formie zaliczki przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową według ogólnej zasady fakturowania, czyli nie później, niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym wręczono zaliczkę. Alternatywnie, fakturę zaliczkową można wystawić przed otrzymaniem zaliczki, ale nie wcześniej niż na 30 dni. Przedsiębiorca powinien również zwrócić uwagę na fakt, że obowiązek podatkowy VAT powstaje z chwilą wręczenia zaliczki, a nie w momencie wystawienia faktury zaliczkowej.

Identycznie wygląda to w kontekście prawa do odliczenia VAT-u z faktury zaliczkowej, które posiada nabywca. Pojawia się ono w okresie, w którym u sprzedawcy występuje obowiązek podatkowy i kupujący otrzymał fakturę. Jako że oba warunki muszą być spełnione łącznie, więc nie można odliczyć VAT od zaliczki zanim zostanie ona zapłacona. To jednak zasady ogólne, od których zdarzają się wyjątki o czym należy pamiętać.

Przykład faktury zaliczkowej wygenerowanej w inFakt.pl

Jak w prosty sposób wystawić fakturę zaliczkową?

Do wystawiania faktur zaliczkowych najlepiej skorzystać z odpowiedniej aplikacji, która upraszcza i przyspiesza cały proces. Dzięki inFakt.pl wystawienie faktury wymaga tylko wypełnienia prostego formularza, a gotowy dokument wygeneruje się jako czytelny plik PDF. Jak wystawić fakturę zaliczkową w Programie do Fakturowania? W tym celu wystarczy tylko wykonać następujące kroki:
  • załóż darmowe konto lub zaloguj się na inFakt.pl,
  • w zakładce „Przychody” wybierz opcję „Faktura zaliczkowa”,
  • podaj dane nabywcy – wystarczy NIP, reszta danych uzupełni się sama!
  • uzupełnij daty i dane dotyczące towaru, w tym jego nazwę, cenę i stawkę podatku,
  • w sekcji „Płatności” wpisz kwotę otrzymanej zaliczki,
  • aplikacja automatycznie przeliczy kwotę, która pozostała do zapłaty,
  • zapisz wystawioną fakturę zaliczkową,
  • wydrukuj ją (zapisz jako PDF) lub wyślij do kontrahenta.
Gotowe! Tak wystawiona faktura zaliczkowa zostanie automatycznie ujęta w rozliczeniu podatku VAT i w KPiR, ale nie zostanie wzięta pod uwagę przy wyliczaniu podatku dochodowego. W momencie przekazania towaru lub wykonania usługi należy wystawić fakturę końcową. W inFakt.pl wystarczy otworzyć edycję faktury zaliczkowej i kliknąć w przycisk „Faktura końcowa”.

Wypróbuj możliwości jakie daje inFakt.pl. Możesz testować Program do Fakturowania bez zobowiązań wystawiając do 3 faktur w miesiącu. Jedyne co musisz zrobić to założyć konto wypełniając poniższy formularz. Dołącz do grona 300 tys. przedsiębiorców, którzy zaufali inFaktowi i przekonaj się, że wystawianie faktur nie musi należeć do nieprzyjemnych obowiązków.

Autor: Sebastian Bobrowski

Zobacz również

Faktura zaliczka

Faktura zaliczka wystawiana jest kiedy odbiorca wpłaca sprzedawcy zaliczkę jeszcze przed wykonaniem usługi bądź wydaniem towaru

Faktura zaliczkowa druk

Przedsiębiorca, który otrzymał zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową

Zaliczkowa Faktura VAT

Podatnicy VAT często przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymują od kontrahentów część, a czasami całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę

Faktura zaliczkowa końcowa

Faktura zaliczkowa końcowa jest dokumentem, na którym figuruje wartość całego zamówienia, a także rozliczenie kwot poszczególnych zaliczek

Druk Zaliczki

Otrzymałeś zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług?Wystaw fakturę zaliczkową

pokaż więcej tematów

Zaliczka Wzór

Otrzymałeś zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług?Wystaw fakturę zaliczkową

Wzór faktury zaliczkowej

Faktura zaliczkowa to szczególny rodzaju dokumentu wystawianego jeszcze przed wydaniem towaru, albo zrealizowaniem w całości usługi

Faktura końcowa

Faktura końcowa jest dokumentem potwierdzającym zakończenie transakcji rozliczanej przez faktury zaliczkowe