Faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa najczęściej ma na celu pokrycie kosztów oraz zabezpieczenie transakcji. Należy przy tym pamiętać, że otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego pod względem podatku dochodowego.

Faktura zaliczkowa – co warto wiedzieć?


Część przedsiębiorców pobierając zaliczki od kontrahentów zanim transakcja dojdzie do skutku, ma na celu np. pokrycie kosztów związanych z transakcją. Przed wystawieniem pierwszej faktury zaliczkowej warto pamiętać, że:
  • wystawiona faktura zaliczkowa nie generuje przychodu, a otrzymana nie jest kosztem (nie rodzi konieczności zapłaty podatku dochodowego),
  • faktura zaliczkowa rodzi obowiązek podatkowy w podatku VAT (kwotę należy ująć m.in. w deklaracji VAT),
  • po otrzymaniu pełnej należności należy wystawić fakturę końcową.
Trzeba w tym momencie pamiętać, że po otrzymaniu przedpłaty należy wystawić fakturę zaliczkową, a po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru - fakturę końcową. 

Najlepszy program do fakturowania? Wybierz inFakt.pl i do 3 faktur w miesiącu wystawiaj zupełnie za darmo. Już dziś załóż bezpłatne konto w poniższym formularzu.

Informacje zawarte na fakturze zaliczkowej


Faktura rozliczająca pobraną zaliczkę przypomina fakturę, przy czym zawiera dodatkowe informacje o kwocie zaliczki i kwocie pozostałej do zapłaty. Zgodnie z przepisami taki dokument powinien zawierać m.in.:
  • datę wystawienia,
  • numer kolejny faktury,
  • nazwę sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, datę otrzymania całości lub części należności o ile różni się ona od daty wystawienia faktury,
  • kwotę otrzymanej zaliczki lub całości należności,
  • stawkę podatku,
  • kwotę podatku,
  • informacje na temat wcześniej pobranych zaliczek – jeśli wystawiana faktura jest kolejną dotyczącą zaliczki płatnej w ramach jednego zamówienia.
Na dokumencie można umieścić nazwę „Faktura zaliczkowa” - przedsiębiorca nie ma jednak takiego obowiązku.

Termin wystawienia faktury zaliczkowej


W przypadku pobrania należności w formie zaliczki przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową według ogólnej zasady fakturowania, czyli nie później, niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym wręczono zaliczkę. 

Alternatywnie, fakturę zaliczkową można wystawić przed otrzymaniem zaliczki, ale nie wcześniej niż na 30 dni. Przedsiębiorca powinien również zwrócić uwagę na fakt, że obowiązek podatkowy VAT powstaje z chwilą wręczenia zaliczki, a nie w momencie wystawienia faktury zaliczkowej.

Identycznie wygląda to w kontekście prawa do odliczenia VAT-u z faktury zaliczkowej, które posiada nabywca. Pojawia się ono w okresie, w którym u sprzedawcy występuje obowiązek podatkowy i kupujący otrzymał fakturę. Jako że oba warunki muszą być spełnione łącznie, więc nie można odliczyć VAT od zaliczki zanim zostanie ona zapłacona. To jednak zasady ogólne, od których zdarzają się wyjątki o czym należy pamiętać.

Przykład faktury zaliczkowej wygenerowanej w inFakt.pl

Jak w prosty sposób wystawić fakturę zaliczkową?


Do wystawiania faktur zaliczkowych najlepiej skorzystać z odpowiedniej aplikacji, która upraszcza i przyspiesza cały proces. Dzięki inFakt.pl wystawienie faktury wymaga tylko wypełnienia prostego formularza, a gotowy dokument wygeneruje się jako czytelny plik PDF. 

Jak wystawić fakturę zaliczkową w Programie do Fakturowania? W tym celu wystarczy tylko wykonać następujące kroki:
  • załóż darmowe konto lub zaloguj się na inFakt.pl,
  • w zakładce „Przychody” wybierz opcję „Faktura zaliczkowa”,
  • podaj dane nabywcy – wystarczy NIP, reszta danych uzupełni się sama!
  • uzupełnij daty i dane dotyczące towaru, w tym jego nazwę, cenę i stawkę podatku,
  • w sekcji „Płatności” wpisz kwotę otrzymanej zaliczki,
  • aplikacja automatycznie przeliczy kwotę, która pozostała do zapłaty,
  • zapisz wystawioną fakturę zaliczkową,
  • wydrukuj ją (zapisz jako PDF) lub wyślij do kontrahenta.
Gotowe! Tak wystawiona faktura zaliczkowa zostanie automatycznie ujęta w rozliczeniu podatku VAT i w KPiR, ale nie zostanie wzięta pod uwagę przy wyliczaniu podatku dochodowego. W momencie przekazania towaru lub wykonania usługi należy wystawić fakturę końcową. W inFakt.pl wystarczy otworzyć edycję faktury zaliczkowej i kliknąć w przycisk „Faktura końcowa”.

Wypróbuj możliwości jakie daje inFakt.pl. Możesz testować Program do Fakturowania bez zobowiązań wystawiając do 3 faktur w miesiącu. Jedyne co musisz zrobić to założyć konto wypełniając poniższy formularz. Dołącz do grona 300 tys. przedsiębiorców, którzy zaufali inFaktowi i przekonaj się, że wystawianie faktur nie musi należeć do nieprzyjemnych obowiązków. 

Szukasz sposobu na szybkie i sprawne wystawianie faktur? Załóż darmowe konto w inFakcie i przekonaj się, że fakturę można wystawić w kilka chwil. 


Data modyfikacji:2014-09-17

Współzałożyciel i dyrektor finansowy inFaktu, który wspólnie z Wiktorem Sarotą i zespołem zmienia rynek usług księgowych od 2008 roku. Ekspert w sprawach księgowych i podatkowych.


Zobacz jakie to proste

Wystaw fakturę w 4 kliknięciach

  • Kliknij w przycisk Nowa faktura.

  • Po wpisaniu NIP-u klienta
    dane uzupełnią się same.

  • Wpisz nazwę towaru lub usługi. Podaj wartość usługi
    i datę wystawienia. Określ rodzaj waluty.

  • Gotową fakturę możesz przesłać e-mailem lub wydrukować.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu


Dla kogo?

Fakturowanie inFakt jest przeznaczone dla wszystkich firm działających na terenie Polski. Z naszych usług najczęściej korzystają osoby pracujące w takich branżach jak: