Wystawiasz faktury w excelu? Szukasz gotowych szablonów do faktur w formacie xls? Pamiętaj, że excel nie jest przystosowany do wystawiania faktur. Fakturowanie może być dużo prostsze. Wybierając odpowiedni program do wystawiania faktur, dokument ten możesz sporządzić w kilka sekund. Prowadzisz małą firmę i uważasz takie rozwiązania za zbędne? Mylisz się! Przy 3 fakturach miesięcznie, z aplikacji do wystawiania faktur możesz korzystać bezpłatnie. InFakt to intuicyjna obsługa i automatyczne uzupełnianie większości danych.

Wady programu excel:

• konieczność wypełniania wszystkich danych za każdym razem,
• brak pewności, że używany szablon spełnia podstawowe wymogi formalno-prawne,
• konieczność dbania o kolejność numeracji i chronologię dokumentów,
• mało atrakcyjna szata graficzna faktury,
• konieczność dbania o poprawność wystawianego dokumentu.

Faktura VAT z programem inFakt

Sprawdź jak szybko i sprawnie można wystawić fakturę VAT z programem inFakt. Większość danych uzupełniana jest automatycznie przez system dzięki czemu unikasz pomyłek i oszczędzasz czas. Zarejestruj się już teraz i sprawdź!

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą będący płatnikami VAT zobowiązani są dokumentować dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi za pomocą faktur VAT.

W dobie powszechnej komputeryzacji nie tylko gospodarstw domowych ale i przedsiębiorstw, wystawianie faktur odbywa się w głównej mierze za pomocą odpowiednich aplikacji. Rynek oferuje wiele rozwiązań w tym zakresie.

Dostępne są aplikacje z przeznaczeniem do zainstalowania na stacji roboczej użytkownika zawierające gotowe do wykorzystania wzory, można też pobrać właściwe wzory z Internetu. Przedsiębiorca może też przygotować wzór faktury we własnym zakresie korzystając w tym celu z popularnych aplikacji biurowych, edytorów tekstu (np. MS Word) lub programów obliczeniowych, jak MS Excel. Pobierane z Internetu aplikacje często zapisywane są właśnie w tym formacie.

Wzór faktury w excelu – za i przeciw

Gotowy, pobrany z Internetu lub przygotowany we własnym zakresie, darmowy szablon w excelu wydaje się rozwiązaniem idealnym: tanim, szybkim, sprawdzonym. Często okazuje się jednak, że jest tak tylko z pozoru.

W rzeczywistości może okazać się, że pobrany przez nas wzór nie spełnia podstawowych wymogów formalno-prawnych obowiązujących na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Ponieważ najczęściej nie znamy autora zamieszczonego w Internecie gotowego rozwiązania, jego twórcą może być zarówno życzliwy przedsiębiorca, zawodowy księgowy jak i student ćwiczący wykonywanie tabel w excelu. Rzadko też, jeśli w ogóle, znajdziemy przy tym informację, że w przypadku, gdyby udostępniany wzór okazał się wadliwie przygotowanym dokumentem, za konsekwencje tego odpowie autor darmowego szablonu. Tymczasem nieprawidłowe wystawianie dokumentów to - w razie kontroli Urzędu Skarbowego - nieuchronne konsekwencje prawne dla każdego przedsiębiorcy.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Szczegółowe przepisy prawne dotyczące faktur VAT i sposobu ich wypełniania zapisano w tzw. „ustawie o VAT” z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. W akcie tym wskazano m.in. dane, które muszą znaleźć się na wystawianym dokumencie oraz czas, przez który przedsiębiorca powinien przechowywać je w swoim archiwum.

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

Jeśli przedsiębiorca wystawia dokument niezgodnie z przepisami, pozbywa się go przed terminem zapisanym w ustawie, nie wystawia faktury lub wystawia ją w sposób nieczytelny naraża się na konsekwencje prawno-podatkowe. Należy bowiem pamiętać, że Urząd Skarbowy nawet pomyłki przy wystawieniu dokumentu może potraktować jako próbę oszustwa.

Co powinna zawierać przygotowana w excelu faktura?

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się własnoręcznie przygotować dokument w excelu, powinien pamiętać, że zgodnie z obowiązującym prawem, faktura VAT powinna wskazywać m.in. : oznaczenie, tj. napis „Faktura VAT” oraz numer kolejny faktury, nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy wraz z ich numerami NIP, datę dokonania sprzedaży i datę wystawienia dokumentu, nazwę towaru bądź usługi będącej przedmiotem transakcji, jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług, cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto), wartość sprzedawanych towarów lub wykonanych usług (wartość sprzedaży netto), stawki podatku oraz kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto), wyrażoną cyframi i słownie.

Rozwiązanie alternatywne

Jest też inne rozwiązanie - aplikacja do wystawiania faktur online. Tego rodzaju narzędzie posiada szereg zalet w stosunku do oprogramowania instalowanego na komputerze użytkownika: brak kosztów licencji, konieczności wygospodarowania miejsca na dysku, pamiętania o aktualizacjach do wyższej wersji oprogramowania, itp.

Jednym z profesjonalnych narzędzi do wystawiania faktur jest aplikacja inFakt.pl stworzona przez sprawdzonego dostawcę nowoczesnych rozwiązań biznesowych online - firmę inFakt.

Bezpieczeństwo

Dane użytkownika i jego klientów są w pełni bezpieczne – nad ich bezpieczeństwem czuwa stosowany w bankach internetowych, 256-bitowy certyfikat SSL. Dodatkowo, dostęp do konta chroniony jest loginem i hasłem.

Zgodność z przepisami

Korzystając z programu przedsiębiorca ma pewność, że przygotowane w aplikacji wzory są w pełni zgodne z obowiązującym w tym zakresie przepisami.

Wygoda

Rozwiązania dostępne online nie wymagają instalacji na komputerze użytkownika – do ich użytkowania wystarczy komputer, połączenie z siecią Internet oraz popularna przeglądarka internetowa (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome, Opera). Użytkownik może w wygodny i prosty sposób wystawić fakturę w dowolnym miejscu i o dowolnej porze.

Możliwość darmowego użytkowania programu

Rejestracja jest darmowa. Po jej dokonaniu, użytkownik otrzymuje możliwość pracy z wykorzystaniem konta Podstawowego (3 dokumenty miesięcznie, obsługa 3 klientów, możliwość dokonywania pewnej liczby edycji i kasowań).

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Wraz z rozwojem firmy, przedsiębiorca może w każdej chwili skorzystać z bogatej opcji płatnej, która daje m.in. możliwość skontaktowania się z zawodowym księgowym (kontakt telefoniczny, e-mailowy oraz czat).