Przedsiębiorstwa biorące udział w obrocie gospodarczym najczęściej mają do czynienia z fakturami VAT. Dokonywanie sprzedaży czy zakupu towarów lub usług wymaga odpowiedniego dokumentowania.

Jak dokumentować sprzedaż fakturami VAT i skąd wiedzieć, czy dostawca zrobił to zgodnie z zasadami? Kiedy należy wystawić fakturę VAT? Czy tylko faktura może być dowodem księgowym? Jeżeli choć raz zadałeś sobie któreś z tych pytań i nie znalazłeś jednoznacznej odpowiedzi – przeczytaj poniższy artykuł, zapraszamy do lektury.

Kto wystawia faktury VAT i jakie elementy musi ona zawierać?

Faktury VAT wystawiają tylko czynni podatnicy podatku od towarów i usług posiadający numer NIP. Te przedsiębiorstwa, które są zwolnione podmiotowo z podatku VAT – ich obroty nie przekraczają w roku 150 000,00 zł – posługują się w obrocie gospodarczym rachunkami. Nie ma jednego obowiązującego wzoru faktury VAT, ale w rozporządzeniu wydanym przez Ministra Finansów określone są elementy, bez których faktura VAT nie stanowi skutecznego prawnie dowodu księgowego. Każda faktura musi zawierać co najmniej:

• Określenie „Faktura VAT”,
• Imiona i nazwiska lub nazwy (dopuszczalne są także nazwy skrócone) sprzedawcy i nabywcy,
• Numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
• Kolejny numer faktury,
• Dzień, miesiąc oraz rok wystawienia faktury VAT,
• Data sprzedaży, jeżeli różni się od daty wystawienia faktury VAT,
• Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• Jednostkę miary oraz ilość sprzedanych towarów lub wykonanych usług,
• Cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku VAT – cena netto,
• Wartość towaru lub usługi bez kwoty podatku – wartość netto,
• Stawkę podatku,
• Podsumowanie wartości sprzedanych towarów lub usług w rozbiciu na poszczególne stawki podatku VAT,
• Kwotę podatku VAT liczonej od sumy wartości sprzedanych towarów lub usług z podziałem na poszczególne stawki podatku VAT w złotych,
• Kwotę należności ogółem, razem z podatkiem VAT – kwota brutto,
• W przypadku sprzedaży paliw dodatkowo należy umieścić numer rejestracyjny samochodu, do którego nabywane jest to paliwo.

Nie ma obowiązku umieszczania podstawy prawnej zastosowanej stawki VAT, jednak jeżeli dostawa towaru czy świadczenie usług jest zwolnione z podatku, należy bezwzględnie wskazać:

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

• Przepis ustawy albo rozporządzenia, na podstawie którego stosowane jest zwolnienie lub
• Przepis dyrektywy, który zezwala na zwolnienie z podatku lub
• Symbol PKWiU sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi.

Opisane powyżej zasady są powszechne, istnieją jednak od nich liczne wyjątki, najistotniejsze z nich to:

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

• Brak obowiązku umieszczania na fakturze numeru NIP nabywcy, jeżeli sprzedaż dokonywana jest na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
• Brak obowiązku umieszczania na fakturze numeru NIP nabywcy towarów, które są eksportowane,
• Brak określenia stawki VAT i kwoty podatku w przypadku dokonania sprzedaży, gdzie obowiązek podatkowy leży po stronie nabywcy.

Ważne!

Nie ma już obowiązku oznaczania faktury VAT jako „oryginał i kopia”. Zatem śmiało można pominąć ten widoczny jeszcze na niektórych drukach element. Nie są wymagane także podpisy osób reprezentujących dostawcę i nabywcę. Oryginał faktury otrzymuje nabywca, sprzedawca pozostawia w swojej dokumentacji kopię wystawionego dokumentu.

Kiedy wystawiać fakturę VAT?

Faktura jest dokumentem potwierdzającym powstanie obowiązku podatkowego, przez co należy rozumieć dokonanie dostawy lub świadczenie usługi. Co do zasady należy ją wystawić nie później niż siódmego dnia od wydania towaru lub zakończenia świadczenia usługi, wtedy obowiązek podatkowy dla celów rozliczenia VAT powstaje w dniu wystawienia faktury. Jeżeli prowadzona jest sprzedaż ciągła, należy wystawić fakturę VAT po zakończeniu określonego w umowie okresu rozliczeniowego.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

W niektóry przypadkach określonych w ustawie o podatku od towarów i usług obowiązek podatkowy nie jest związany z wystawieniem faktury, na przykład w przypadku dokonywania dostawy energii elektrycznej czy świadczenia usług telekomunikacyjnych powstaje w dniu upływu terminu płatności. Jeżeli przedsiębiorca świadczy usługi spedycyjne albo budowlane, rozpoznaje obowiązek podatkowy w dniu otrzymania zapłaty, ale nie później niż trzydziestego dnia, licząc od dnia wykonania usługi. Tutaj należy wystawić fakturę VAT nie później niż w dniu powstania obowiązku podatkowego. Ustawodawca zezwolił w szczególnych przypadkach na wystawienie faktury VAT jeszcze przed powstaniem obowiązku podatkowego, ale nie wcześniej niż trzydziestego dnia od dnia, w którym należy wykazać podatek należny. Fakturą VAT należy także udokumentować otrzymaną część należności lub jej całość, w szczególności zaliczkę, zadatek, przedpłatę. Obowiązuje tu podstawowy termin wystawienia faktury – 7 dni od dnia otrzymania kwoty.

Ważne!

Nie ma obowiązku wystawiania faktury VAT dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, należy to jednak uczynić na wyraźne żądanie tych osób.

Czy tylko faktura dokumentuje dokonane transakcje?

Przepisy rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów wymieniają dokumenty, które mogą być traktowane na równi z fakturami VAT. Pierwszym z nich jest bilet jednorazowy uprawniający do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km. Warunkami niezbędnymi do traktowania biletu na równi z fakturą VAT są dane:

• Nazwa i numer NIP sprzedawcy - podatnika uprawnionego do świadczenia usług przewozu osób,
• Numer i data wystawienia biletu,
• Informacja pozwalająca na identyfikację rodzaju usługi,
• Kwota należności wraz z podatkiem (kwota brutto),
• Kwota podatku VAT w złotych.

Dokumentem stojącym na równi z fakturą VAT jest dowód zapłaty za przejazd płatną autostradą, pod warunkiem, że posiada on co najmniej następujące informacje:

• Nazwę i numer NIP sprzedawcy,
• Numer kolejny,
• Datę wystawienia,
• Informację pozwalająca na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady,
• Kwotę należności wraz z podatkiem (kwota brutto)
• Kwotę podatku VAT w złotych.

Taką samą moc prawną jak faktury VAT mają także rachunki wystawiane przez przedsiębiorców zwolnionych podmiotowo z podatku od towarów i usług oraz dokumenty dotyczące usług pośrednictwa finansowego zwolnionych z podatku, jeżeli zawarto w nich co najmniej dane:

• Określenie usługodawcy i usługobiorcy,
• Numer kolejny,
• Datę wystawienia,
• Nazwę usługi,
• Kwotę dokumentu.

Jaki program do wystawiania faktur wybrać?

Faktury mogą być wystawiane ręcznie, jednak przy większej sprzedaży wymagana jest duża ilość wystawianych dokumentów. Warto się wtedy posłużyć programem komputerowym, który pozwoli na zautomatyzowanie procesu dokumentowania dokonywanych dostaw. Czy istnieje bezpłatny program do wystawiania faktur VAT? Tak, jest wiele aplikacji wspomagających sprzedaż w przedsiębiorstwie, jednak nie każdy pozwoli na wyręczenie przedsiębiorcy w każdym możliwym zakresie. Warto wypróbować aplikację oferowaną przez inFakt.

Nie jest to jego jedyna zaleta, można w nim zastosować schematy wystawianych dokumentów, tworzyć dowolne listy towarów, do których przyporządkowane będą stawki podatku. Program automatycznie przelicza kwoty podatku oraz wartości netto i brutto w zależności od tego, którą cenę podasz. Po wpisaniu wszystkich niezbędnych danych, dosłownie jednym kliknięciem myszy dostępna będzie opcja wysłania faktury e-mailem czy wydruku. Dodatkowo należy wspomnieć o tym, że program do wystawiania faktur jest połączony z aplikacją księgową, dzięki czemu nie będziesz musiał wpisywać wystawionych przez siebie faktur.

Wystawianie faktur z inFakt jest proste i przyjemne, a ich obsługa księgowa nie wymaga dodatkowego czasu, dzięki czemu możesz się skupić na prowadzeniu działalności. Program jest przejrzysty i łatwy w obsłudze. Aplikacja nie wymaga instalacji, masz do niej dostęp wszędzie, gdzie znajduje się komputer podłączony do Internetu.

Nie potrzebujesz dodatkowych aktualizacji, program zawiera obowiązujące zasady wystawiania faktur, łącznie z właściwymi stawkami podatku. Rozwiązanie to jest niezwykle wygodne, zapoznaj się z nim już teraz. Nie zwlekaj, zarejestruj się i korzystać z bezpłatnego programu do wystawiania faktur z inFakt.