Wystawianie faktur vat, jako dokumentów ewidencjonujących transakcje, jest obowiązkiem przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT.

Został on określony w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, póz. 535 ze zm.) Zasady wystawiania dokumentów uregulowane zostały natomiast we właściwym Rozporządzeniu Ministra Finansów [ z dnia 28 marca 2011].

Kiedy istnieje obowiązek wystawienia faktury

Do wystawienia Faktury VAT przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, zobowiązani są zawsze jeżeli zawarli transakcję z innym podmiotem uczestniczącym w obrocie gospodarczym. W przypadku transakcji z osobami nie prowadzącymi działalności obowiązek wystawienia faktury zaistnieje tylko w przypadku zgłoszenia wyraźnego żądania wystawienia tego dokumentu.

Przedsiębiorca wystawia fakturę VAT najpóźniej 7 dnia od momentu wydania towaru albo wykonania zlecenia. Jeżeli nabywca wpłacił zaliczkę przed wydaniem towaru albo wykonaniem usługi, przedsiębiorca wystawia fakturę najpóźniej na 7 dni po otrzymaniu zaliczki.

Faktura w formacie elektronicznym

Obecnie dzięki liberalizacji przepisów, zwalniających przedsiębiorcę z konieczności podpisania wystawianej faktury vat, możliwe stało się generowanie ich w formacie elektronicznym. Całkiem spora grupa podmiotów gospodarczych z takiego rozwiązania korzysta. Część przedsiębiorców wystawiających faktury elektroniczne, generując je używa formularza xls. Rozwiązanie to nie jest jednak produktem dedykowanym do tego celu, w związku z czym korzystający z niego przedsiębiorcy muszą się liczyć z niedogodnościami takimi jak:

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

• Brak automatycznej numeracji wystawianego dokumentu
• Generując faktury przedsiębiorca dla każdego rodzaju musi stworzyć odrębny arkusz
• W dokumencie xls nie ma możliwości stworzenia bazy kontrahentów ani też katalogu towarów i usług. Zatem te dane zawsze będzie przedsiębiorca wprowadzać ręcznie
• Format ten nie daje też możliwości sprawdzenia czy faktura została już opłacona
• Wszystkie dokumenty zapisywane są na dysku komputera- zatem brakuje ich zabezpieczenia na wypadek uszkodzenia samego sprzętu komputerowego
• Przedsiębiorca nie ma również bezpośredniego i natychmiastowego dostępu do wszystkich generowanych dokumentów
• Wystawiane dokumenty nie są automatycznie rozliczane i wpisywane do KPiR

Darmowe programy

Dlatego podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur vat poszukują efektywniejszych i niedrogich rozwiązań. Takich jak dostępne bezpłatne programy do wystawiania faktur, które można ściągnąć na dysk twardy komputera. Programy takie pozwalają na samo wyeliminowanie części błędów, jednakże nie są też wolne od wad, takich jak:

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

• Brak pewności co do bezpiecznego korzystania z programu, użytkownik ściągając aplikację nie wie czy jednocześnie nie wprowadza do systemu niebezpiecznego wirusa.
• Programy darmowe najczęściej są wersjami trialowymi pełnych wersji programów do prowadzenia rachunkowości- po 14 dniach albo miesiącu użytkownik ma do wyboru kupić pełną i drogą wersję programu albo poszukać kolejnej darmowej próbki
• Programy darmowe mają często nieciekawą oprawę graficzną- a wzorce dokumentów księgowych niekoniecznie zgodne są z tymi elementami, które zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów
• Darmowe wersje zwykle są też „okrojone” jeżeli chodzi o samą funkcjonalność, często po zarejestrowaniu okazuje się, ze programy takie posiadają mniej funkcji niż się spodziewaliśmy.
• Większość dostępnych programów nie ma też funkcji automatycznej aktualizacji do zmian zachodzących w prawie. Zatem może się okazać że przedsiębiorca generować będzie wzorce dokumentów które są już nieaktualne.
• Zgodnie z przepisami ustawy, przedsiębiorca korzystający z systemów informatycznych do prowadzenia księgowości jest zobowiązany do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym wydrukować wszystkie dokumenty księgowe. Jeżeli wydruki nie będą się pokrywały z wzorcami KPiR, określonymi w ustawie, dodatkowo przedsiębiorca będzie musiał ręcznie przepisać wszystkie dane do KPiR zgodnej z ustawowym wzorcem.

FVAT online z inFakt

Zamiast ryzykować korzystanie z programów wątpliwej jakości, albo męczyć się z formatem xls przedsiębiorcy mogą sięgnąć po rozwiązanie takie jak inFakt, czyli profesjonalny serwis księgowości internetowej. Korzystając z niego przekonają się iż prowadzenie księgowości i generowanie faktur może być łatwe i przyjemne.

Rejestracja w systemie jest darmowa i nie wymaga instalowania żadnego oprogramowania na komputerze. Zakładając konto przedsiębiorca otrzymuje pełen dostęp, 24 godziny na dobę do profesjonalnego, funkcjonalnego systemu do wystawiania faktur. By generować faktury potrzebny jest jedynie komputer z dostępem do internetu. Fakturę w inFakt wystawić można w kilku krokach:

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

• Logując się na konto i wybierając polecenie ‘ nowa faktura vat’
• Dane wystawcy zostaną uzupełnione automatycznie
• Wybierając nabywcę z katalogu, albo też jeżeli to pierwsza transakcja wpisując w odpowiednie rubryki dane
• Wpisując datę: wystawienia faktury, zawarcia transakcji oraz terminu otrzymania zapłaty
• Uzupełniając pola sprzedanych towarów i świadczonych usług- albo wybierając opcję automatycznego uzupełnienia z istniejącego katalogu
• Podając kwotę netto/brutto oraz stawkę podatku reszty obliczeń program dokonuje automatycznie
• Klikając przycisk ‘zapisz’

Jeżeli przedsiębiorcy brakuje doświadczenia albo ma obawy czy na pewno wystawi poprawny dokument, zawsze może skorzystać z instrukcji. Te zamieszczane są w aplikacji w postaci krótkich filmów instruktażowych które prowadzą przedsiębiorcę krok po kroku. Aplikacja inFakt to również całkowita pewność co do zgodności wystawianych dokumentów z normami prawa. Gwarantuje to stała kontrola przepisów przez zatrudnionych w serwisie specjalistów.

Co zatem oznacza rejestracja w inFakt?

To przede wszystkim możliwość generowania faktur online, wszędzie bez ograniczeń. Mając dostęp do sieci internetowej przedsiębiorca wystawi dokument u kontrahenta, będąc na wakacjach, w domu oraz oczywiście w biurze.

Bezpieczeństwo danych finansowych które przechowywane są na zewnętrznych serwerach. Błyskawiczny dostęp do wszystkich generowanych dokumentów, możliwość ich drukowania oraz przesyłania pocztą email.

Także inFakt to propozycja dla wszystkich którzy chcą szybko i sprawnie wystawiać faktury online.

Nie czekaj, tylko zarejestruj się za darmo i sprawdź jakie możliwości daje inFakt !