Faktura VAT Excel

Fakturę VAT można wystawić w dowolny sposób, choćby w Excelu. Warto jednak pamiętać, że Excel nie jest przystosowany do wystawiania faktur. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest korzystanie z dedykowanych programów online do fakturowania, które przyspieszają pracę i zmniejszają ryzyko błędów.

Faktura VAT – jak wystawiać?

Każdy przedsiębiorca będący VAT-owcem musi wystawiać faktury, gdy dokonuje transakcji z innymi przedsiębiorcami oraz na żądanie osób prywatnych. To sprawia, że faktury są na porządku dziennym w większości firm. To od faktur zależą bowiem w dużej mierze podatki do zapłaty – faktury dokumentują zarówno przychody, jak i koszty, które sprawiają, że zwiększa się lub zmniejsza kwota podatku do zapłaty (zarówno dochodowego, jak i VAT-u). Właśnie dlatego dobry i wygodny sposób fakturowania jest potrzebny w każdej firmie. Tylko jaki?

Faktury VAT w Excelu to nie najlepszy wybór

Przepisy regulujące wystawianie faktur nie podają w jaki sposób trzeba wystawiać faktury. Mogą one mieć formę zarówno papierową, jak i elektroniczną, którą można uzyskać w dowolny sposób, choćby w Excelu. Nie jest to jednak najlepszy sposób fakturowania m.in. z następujących powodów:
  • istnieje konieczność wypełniania wszystkich danych na fakturze za każdym razem,
  • nie ma pewności, że używany szablon spełnia wymogi formalno-prawne,
  • pojawia się konieczność „ręcznego” dbania o numerację i chronologię,
  • wystawiona faktura ma mało atrakcyjną szatę graficzną,
  • pojawia się konieczność szerokiej znajomości przepisów,
  • gotowy dokument może mieć problemy z estetyką, a tym samym z czytelnością.
Powyższe istotne braki w funkcjonalności Excela jeśli chodzi o przydatność do wystawiania faktur powodują, że przedsiębiorcy wystawiając faktury popełniają błędy. Takie błędy mogą wręcz prowadzić do zakwestionowania zgodności faktury z prawem przez urzędników kontroli skarbowej. Najczęstsze błędy faktury wystawianych w arkuszu kalkulacyjnym to:
  • błędny numer porządkowy dokumentu,
  • nieprawidłowe numery NIP stron transakcji i pozostałe dane (Excel nie weryfikuje poprawności NIP),
  • pomyłki w oznaczeniu sprzedawanych towarów i świadczonych usług,
  • źle wyliczone kwoty należnego podatku VAT, a także ceny netto i brutto,
  • niewystarczająca czytelność dokumentu z uwagi na problemy z uzyskaniem estetyki dokumentu.
Pomimo powyższych problemów, istnieją nadal osoby przekonane, że najlepszym sposobem na generowanie faktur VAT jest korzystanie z arkusza Excela. Jednak wystarczy przetestować funkcje wygodnego programu do fakturowania, aby przekonać się o tym, że Excel nie jest najlepszym rozwiązaniem.

Faktura VAT w programie online inFakt – dlaczego warto?

Na rynku istnieją różne programy, które mogą przedsiębiorcę uwolnić od problemów związanych z generowaniem faktur VAT. Jednym z takich programów jest inFakt.pl. Dlaczego warto korzystać z inFaktu? Oto 7 najważniejszych powodów:

1) Generowanie faktur na podstawie prostego formularza.

Wystawienie faktury to po prostu wypełnienie formularza. Program dba o to, by wszystkie niezbędne pola zostały wypełnione. Każda zmiana w prawie sprawia, że inFakt.pl natychmiast zostaje dostosowany do nowych przepisów.

2) Zapis faktury do PDF i wysyłka e-mailem wprost z inFaktu.

Faktury z inFaktu nie mają problemu z estetyką – program generuje zawsze czytelne PDF-y. Można je także wysyłać e-mailem bezpośrednio z inFaktem. Zastanawiasz się czy to zgodne z prawem? Jak najbardziej tak! Szczegóły – w tym artykule.

3) Pobieranie danych firmowych z GUS-u na podstawie NIP.

InFakt posiada połączenie z bazą GUS. Wystarczy podać NIP i wpisać kod z obrazka, a reszta danych uzupełni się automatycznie.

4) Zapis produktów, klientów i definiowanie faktur.

Każdy przedmiot transakcji i każdego klienta można zapisać w inFakcie, aby wystawiać kolejne faktury szybciej. W tym celu można także definiować faktury.

5) Graficzne szablony faktur i ustawianie logo na fakturze.

Z inFaktem możesz wyróżnić się – zamieść na fakturze logo i ustaw kolorowy szablon graficzny. Dzięki temu Twoja faktura będzie inna niż wszystkie.

6) Obsługa za pomocą aplikacji mobilnych na iOS i Android.

Z inFaktu możesz także korzystać na swoim smartfonie!

7) Wsparcie zespołu księgowych.

Na Twoje pytania czeka zespół księgowych inFaktu. Możesz do nich dzwonić, a także pisać e-mailem, na czacie lub na forum.

Zainteresowany? Wszystko to możesz mieć za darmo. Po prostu załóż darmowe konto, a do 3 faktur w miesiącu możesz wystawiać bez opłat. Przekonasz się, czy inFakt jest dla Ciebie.

Data modyfikacji:2014-06-23

Współzałożyciel i dyrektor finansowy inFaktu, który wspólnie z Wiktorem Sarotą i zespołem zmienia rynek usług księgowych od 2008 roku. Ekspert w sprawach księgowych i podatkowych.


Zobacz jakie to proste

Wystaw fakturę w 4 kliknięciach

  • Kliknij w przycisk Nowa faktura.

  • Po wpisaniu NIP-u klienta
    dane uzupełnią się same.

  • Wpisz nazwę towaru lub usługi. Podaj wartość usługi
    i datę wystawienia. Określ rodzaj waluty.

  • Gotową fakturę możesz przesłać e-mailem lub wydrukować.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu


Dla kogo?

Fakturowanie inFakt jest przeznaczone dla wszystkich firm działających na terenie Polski. Z naszych usług najczęściej korzystają osoby pracujące w takich branżach jak: