Faktura VAT jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży. Zasady jej wystawiania oraz elementy, które powinna zawierać określone zostały w dwóch aktach prawnych: Ustawie o podatku od towarów i usług oraz Rozporządzeniu Min.Fin. ws. zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od podatku od towarów i usług.

W tym artykule znajdziesz kilka przydatnych wskazówek odnośnie zasad wystawiania faktur VAT oraz postępowania z nimi już po wprowadzeniu do obrotu prawnego.

Jakie elementy zawiera faktura VAT?

Przepisy podatkowe określają minimalny zestaw elementów, które powinny znaleźć się na każdej fakturze VAT. Należą do nich m.in.:

• dane dotyczące samego dokumentu, jak jego oznaczenie, numer czy data wystawienia,
• dane dotyczące nabywcy i wystawcy, w tym jego nazwa, adres i NIP
• dane dotyczące sprzedaży, jak nazwa towaru lub usługi, ilość, cena jednostkowa netto, wartości sprzedaży netto, stawka podatku, podatek VAT naliczony od wartości netto wg poszczególnych stawek oraz kwota należności do zapłaty.

Wystawca faktury może dodać wedle własnego uznania dodatkowe informacje, np. numer rachunku bankowego czy przypomnieć o numerach niezapłaconych faktur. Faktura VAT może być wystawiona w dowolnej walucie, zgodnej z umową stron, należy jednak pamiętać, że kwota podatku VAT zawsze musi być podana w polskiej walucie. Ponadto ze względu na wymogi określone przez Rozporządzenie Min.Fin. ws. prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), faktura wystawiona w obcej walucie powinna do celów księgowych zostać przeliczona na złote, zaś wynik tego przeliczenia należy ująć w wolnych polach faktury. Z rozporządzenia tego wynika również konieczność wystawiania faktur w języku polskim, ponieważ podstawą zapisów w KPiR są dokumenty księgowe sporządzone w języku polskim. Przy wystawianiu faktur kontrahentom zagranicznym warto więc posłużyć się jednocześnie dwoma językami, w tym polskim, aby sprostać w/w wymogom.

Czy fakturę trzeba podpisywać?

Wśród elementów obowiązkowych, które powinna zawierać faktura VAT nie ma podpisu wystawcy ani odbiorcy faktury. Nie zawsze jednak tak było, bowiem przez wiele lat, fakturę VAT, tak jak każdy inny dokument księgowy, trzeba było opatrywać podpisami obu stron transakcji. W 2004 r. obowiązek ten został zniesiony, co ma swoje plusy – upraszcza bowiem proces dokumentowania sprzedaży. Niemniej jednak istnieją sytuacje, gdy dla celów dowodowych warto takie podpisy zamieścić na fakturze.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Jest to szczególnie przydatne w przypadku odroczonych terminów płatności, kiedy to niesolidny dłużnik może tłumaczyć brak zapłaty nieotrzymaniem faktury lub podważać zasadność ceny. Odbiorca faktury, który podpisał się na niej potwierdza jednocześnie, że fakturę otrzymał i akceptuje jej treść. Poza tym w obrocie gospodarczym wiele usług czy dostaw towarów dokonywanych jest bez sporządzania pisemnych umów czy zamówień, faktura VAT jest więc niekiedy jedynym dokumentem, który potwierdza fakt zawarcia umowy między stronami oraz wykonania usługi czy wydania towaru.

Jak można dostarczyć fakturę do kontrahenta?

Wraz z nastaniem 2011 r. pojawiły się znaczne ułatwienia w przesyłaniu faktur kontrahentom. Do tej pory zdecydowana większość faktur miała formę papierową i była wręczana bezpośrednio kontrahentowi lub przesyłana tradycyjną pocztą. Od kilku lat istniała co prawda możliwość wysyłania faktur drogą elektroniczną, jednak wymagało to stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub korzystania z systemu elektronicznej wymiany danych (EDI). W chwili obecnej fakturę w formie elektronicznej może przesłać każdy przedsiębiorca nawet za pomocą zwykłej poczty elektronicznej. Warunkiem dokonania wysyłki drogą elektroniczną jest konieczność zapewnienia autentyczności pochodzenia (co oznacza, że przedsiębiorca musi mieć pewność, że faktura pochodzi z właściwego źródła) oraz integralności treści faktury (co oznacza, że na żadnym etapie wysyłki nie było możliwości wprowadzenia zmian do tej faktury). Zanim jednak zacznie się korzystać z tej wygodnej i taniej formy przesyłania faktur, należy najpierw uzyskać akceptację odbiorcy.

Co zrobić, gdy popełniono błąd na fakturze?

W przypadku popełnienia błędu w jakiejkolwiek pozycji faktury, wystawca powinien ten błąd niezwłocznie skorygować, szczególnie jeśli ma on wpływ na kwotę podatku VAT lub wartość sprzedaży netto. Korekty dokonuje się w dokumencie oznaczonym jako FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA. Obok standardowych danych, które umieszcza się na większości dokumentów księgowych, jak numer, data wystawienia, dane stron transakcji, powinna ona zawierać pozycje, które zostały wykazane na fakturze z błędami oraz dane prawidłowe.

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

W zależności od tego których pozycji faktury dotyczy korekta, faktura korygująca będzie przyjmować wartość zerową (jeśli sprostowaniu podlegają informacje dotyczące danych nabywcy lub wystawcy lub innych pozycji niezwiązanych z wartością sprzedaży) lub wartość dodatnią albo ujemną, jeśli korekcie podlegają dane dotyczące wartości sprzedaży czy kwot podatku.

Jak należy postąpić, gdy nabywca zgłasza zaginięcie faktury?

Zdarza się czasem, że faktura zaginęła w drodze do kontrahenta lub uległa zniszczeniu, co uniemożliwia dokonanie odpowiednich księgowań. Nabywca może w takiej sytuacji zwrócić się do wystawcy faktury z prośbą o wystawienie jej duplikatu, czyli dokumentu zawierającego identyczne dane jak pierwotna faktura VAT, oznaczonego jednak dodatkowym słowem DUPLIKAT i zawierającego datę jego sporządzenia.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Duplikat faktury jest pełnowartościowym dokumentem księgowym stanowiącym podstawę dokonywania zapisów w księdze przychodów i rozchodów oraz odliczeń podatku VAT. Ustawa nie przewiduje, żadnego terminu, po upływie którego nabywca traci prawo do żądania wystawienia duplikatu faktury, wystawca więc nie ma prawnej możliwości odmowy jego wystawienia.

Czy można anulować fakturę?

Przepisy podatkowe nie przewidują możliwości anulowania wystawionej faktury, jednak w praktyce przyjęło się stosować takie rozwiązanie w niektórych sytuacjach, np. gdy faktura dotyczy czynności, która w rzeczywistości nie doszła do skutku albo gdy została wystawiona na podmiot nie będący stroną transakcji. Istnieje jednak jeden warunek zastosowania takiej procedury – anulowanie może dotyczyć tylko faktury, która nie została wprowadzona do obrotu prawnego, co oznacza, że wszystkie egzemplarze faktury, w tym oryginał i kopia znajdują się w posiadaniu wystawcy. Anulowania faktury dokonuje się zwykle poprzez jej przekreślenie, umieszczenie oznaczenia „anulowano” lub podobnej adnotacji wskazującej, że dokument ten nie ma już rangi pełnowartościowego dokumentu księgowego.

Aplikacja do wystawiania faktur na inFakt

Znając zasady wystawiania faktur oraz postępowania z nimi po ich wprowadzeniu do obrotu, możesz mieć pewność, że dokonane przez Ciebie sprzedaże zostaną prawidłowo udokumentowane, dzięki czemu nie narazisz siebie, ani swoich kontrahentów na ewentualne nieprzyjemne konsekwencje podatkowe czy finansowe.

Jeśli chcesz, aby proces wystawiania faktur sprawiał Ci jeszcze mniej problemów, skorzystaj z programu do wystawiania faktur. Na inFakt znajdziesz trzy różne pakiety zawierające program do wystawiania faktur, w tym dla przedsiębiorców mających niewielkie potrzeby w zakresie wystawiania faktur – pakiet darmowy. Sprawdź naszą ofertę na inFakt i wybierz to rozwiązanie, które najpełniej zaspokoi Twoje oczekiwania.