Faktura proforma jest dokumentem dość często spotykanym w stosunkach handlowych, niemniej jednak są firmy, które ze względu na rodzaj prowadzonej działalności czy przyjęte zwyczaje stosują go standardowo wobec każdego klienta.

Ponieważ ustawy podatkowe nie wymieniają faktury proforma wśród dokumentów, które potwierdzają sprzedaż, wielu przedsiębiorców ma wątpliwości jak taki dokument wystawić i jaką wartość ma on dla celów księgowych. Po lekturze tego artykułu, wszelkie wątpliwości powinny zniknąć.

Czy faktura proforma jest dokumentem w świetle prawa podatkowego?

Rodzaje dokumentów, jakie mogą być wystawiane na potwierdzenie zaistnienia różnych zdarzeń gospodarczych są dokładnie określone przez przepisy podatkowe. W przypadku dokumentowania sprzedaży ustawodawca posługuje się następującymi określeniami:

Wzór faktury proforma w pdf wystawionej w programie InFakt.pl

• faktura VAT,
• faktura VAT-MP,
• faktura VAT marża,
• faktura zaliczkowa.

Oznaczenie dokumentu jednym z tych określeń jest niezwykle istotne z podatkowego punku widzenia, ponieważ każdy z tych dokumentów podlega specyficznym zasadom księgowania. Żaden z nich jednak nie zawiera określenia „proforma”. Również okoliczności, w jakich wystawia się fakturę proforma, nie rodzą żadnych obowiązków podatkowych, ponieważ każdy dokument sprzedaży w świetle prawa podatkowego powinien dokumentować zdarzenie już zaistniałe, jak dokonana dostawa towaru czy zakończona usługa, natomiast faktura proforma jest dokumentem „pustym”, nie dokumentuje bowiem żadnego zdarzenia.

W jakich sytuacjach wystawia się takie faktury?

Wystawienie faktury proforma nie odbywa się jednak w oderwaniu od transakcji handlowych, wręcz przeciwnie – jest to dokument, który wyprzedza transakcję, stanowi jej zapowiedź, określając zawczasu jej podstawowe elementy, jak rodzaj towaru, cenę, warunki dostawy czy płatności. Daje to kontrahentowi możliwość poznania tych warunków jeszcze przed dokonaniem zakupu i na tej podstawie dokonania zapłaty.

Dodawanie faktury Proforma w InFakt.pl

Stąd też faktury proforma stosuje się często przy transakcjach z nowymi kontrahentami lub gdy towar lub usługa ma mieć jakieś specyficzne cechy, które strony właśnie na fakturze proforma oznaczają. Ponadto fakturę proforma wystawia się często przy płatnościach zaliczkowych – wskazując na niej kwotę należności do zapłaty, numer rachunku bankowego oraz dane beneficjenta jest ona podstawą dokonania płatności.

Jak powinna wyglądać faktura proforma?

Ponieważ faktura proforma nie została wymieniona wśród dokumentów księgowych, nie znajdzie się też zasad jej wystawiania w przepisach podatkowych. Skoro jest ona jednak zapowiedzią przyszłej transakcji, której cechy i wartości są znane, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby wystawić ją na wzór faktury VAT. Może więc ona zawierać następujące elementy:

• dane dotyczące dokumentu, jak jego numer i datę wystawienia,
• dane dotyczące obu stron transakcji (jest to dobry moment, aby skorygować ewentualne nieprawidłowości w nazwie, adresie czy NIP kontrahenta)
• dane dotyczące transakcji, w tym nazwy towarów czy usług, ceny netto, podatek, kwoty należności do zapłaty,
• dane dotyczące płatności – termin zapłaty i numer rachunku bankowego.

Zapisana faktura proforma w programie InFakt.pl

Faktury proforma zwykle do złudzenia przypominają faktury VAT wystawiane na potwierdzenie rzeczywistej sprzedaży, różniąc się od nich jedynie słowem „proforma”. Warto więc zadbać, aby oznaczenie to było widoczne, ponieważ potraktowanie takiego dokumentu przez kontrahenta jak zwykłej faktury VAT może pociągać za sobą negatywne konsekwencje podatkowe.

Czy faktura proforma może być podstawą księgowań?

Te negatywne konsekwencje wynikają z tego, że faktura pr forma, nie będąc dokumentem księgowym wymienionym przez przepisy podatkowe, nie daje prawa do księgowania kosztów w księdze przychodów i rozchodów ani do odliczenia podatku VAT, mimo tego, że kwoty te są na niej wymienione.

W przypadku otrzymania takiej faktury należy odłożyć ją do momentu wpływu faktury VAT właściwej, na podstawie której dokonuje się stosownych księgowań, fakturę porforma można natomiast pod nią podpiąć jako dowód wcześniejszych ustaleń między stronami. Również wystawca faktury proforma nie ma żadnych obowiązków podatkowych w związku z jej wystawieniem. Kwota podatku VAT wykazana na tym dokumencie nie podlega rozliczeniu w deklaracji podatkowej, ponieważ nie jest to faktura VAT.

Faktura proforma na inFakt

Chociaż faktura proforma nie ma ustalonego wzoru, wiele firm przyjmuje za podstawę jej wystawienia formularz faktury VAT, pamiętając jednak o jej wyraźnym oznaczeniu słowami „proforma”. Jeśli więc wystawianie faktur jest dla Ciebie nużące, trudne czy szkoda Ci na to czasu, zainwestuj w program do wystawiania faktur. Jeśli skorzystasz z oferty inFakt, za niewielka kwotę otrzymasz wielką oszczędność czasu, ponieważ:

• znajdziesz tu wszystkie wzory faktur, zarówno te wymienione przez przepisy podatkowe, jak i te wystawiane zwyczajowo, jak faktura proforma,
• wystawianie faktur okaże się bardzo proste i szybkie, bo to program dokona za Ciebie wszelkich wyliczeń, dane kontrahentów czy nazwy towarów wprowadzisz zaś tylko raz do bazy danych, a później wybierasz je po prostu z listy,
• faktur nie musisz drukować i wysyłać ich tradycyjną pocztą, możesz to zrobić drogą elektroniczną bezpośrednio z programu,
• możesz łatwo monitorować płatności za faktury, bez prowadzenia dodatkowych notatek czy przyklejania karteczek.

Poza tym inFakt daje Ci rzadką możliwość wystawiania faktur z każdego miejsca, gdzie tylko masz dostęp do komputera i Internetu. Jesteśmy sieci, a nie u Ciebie na biurku. Sprawdź naszą ofertę i wybierz rozwiązanie, które Ci najbardziej odpowiada.