Każdy przedsiębiorca, który jest podatnikiem podatku VAT wystawia w trakcie swojej działalności faktury proforma.

Można znaleźć wiele różnych druków dostępnych online. Zanim jednak wybierzemy jakiś druk, warto się dowiedzieć, jakie wymogi musi spełniać faktura proforma.

Faktura proforma nie jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż. Nie jest tez ona uważana za dokument upoważniający do księgowania, nie stanowi także podstawy do rozliczeń podatkowych. Pełni ona tylko i wyłącznie funkcję informacyjną. Jest to informacja dla kontrahenta odnośnie wysokości oraz sposobu naliczenia należności (podaje się zarówno wartość netto, jak i brutto, a także podatek) za wydanie towaru bądź wykonanie usługi. Rozliczenie faktycznie wykonanej usługi bądź wydanego towaru odbywa się poprzez wystawienie faktury VAT, która dokumentuje transakcję.

Mimo tego, że faktura proforma pełni swego rodzaju formę oferty zawarcia umowy sprzedaży – właściwa faktura (już po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi) może opiewać na inną kwotę niż faktura proforma. Proforma stanowi zatem wstępną propozycję dla kontrahenta. Jest także potwierdzeniem przyjęcia przez sprzedawcę zamówienia.

Kontrahenci często proszą o taką fakturę przed wpłatą całości należności lub zaliczki. Poprzez fakturę proformę można także wystąpić do nabywcy o wpłatę zaliczki. Mimo że nie ma prawnym uregulowań w Polsce co do stosowania faktury proforma – jest ona chętnie wykorzystywana przez przedsiębiorców.

Proforma a VAT

Jak już było wcześniej wspomniano - faktura proforma zawiera wartości brutto i netto oraz podatek VAT. Jednak przedsiębiorca nie uwzględnia tej faktury w rejestrze VAT. Proforma nie upoważnia przedsiębiorcy do tego, by mógł on odliczyć podatek naliczony na podstawie tej faktury. Tak samo podatnik nie ewidencjonuje faktury proforma w księdze przychodów i rozchodów.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Jeśli jednak zdarzy się tak, że kontrahent zapłaci część lub całość należnej kwoty jeszcze przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru – należy wystawić mu fakturę zaliczkę, gdyż taka płatność rodzi zobowiązanie podatkowe.

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

Wygląd proformy

Faktura proforma zawiera te same elementy, jakie znajdują się na właściwej handlowej fakturze VAT. Musi być jednak jasno oznaczona jako faktura proforma (poprzez podanie jej nazwy).

Elementy faktury proforma:

• określenie typu faktury poprzez napis „faktura proforma”;
• data wystawienia;
• kolejny numer proformy;
• oznaczenie sprzedawcy i nabywcy poprzez podanie: imienia i nazwiska (lub: nazwy / oznaczenia firmy) oraz ich adresów;
• oznaczenie towaru bądź usługi (nazwa oraz jednostki miary);
• podanie ilości towaru / usług;
• wartość towaru lub usługi: netto i brutto;
• stawka podatku;
• kwota podatku;
• sumę wartości netto wg stawek podatku;
• wartość podatku od w/w sumy;
• sumę wartości brutto z podziałem na kwoty wg stawek podatku;
• kwota należności ogółem z podatkiem VAT.

Sprawne wystawianie proformy

Przedsiębiorca wystawiając proformę musi pamiętać, że nie jest ona prawnie uznana za dokument księgowy. Jeśli zatem dojdzie do sfinalizowania transakcji i wydania towaru bądź wykonania usługi – należy wystawić fakturę VAT.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Korzystne i bardzo pomocne dla przedsiębiorcy jest możliwość automatycznego przekształcenia wystawionej faktury proforma w fakturę VAT. Tego nie umożliwia druk pobrany z Internetu. Natomiast opcje tą udostępnia (za darmo!) inFakt, który jest aplikacją przeznaczoną do prowadzenia księgowości online.

Wystawianie faktury proforma w inFakt jest łatwe i pozwala zaoszczędzić przedsiębiorcy czas. Jednym kliknięciem można przekształcić wystawioną w inFakt proformę na fakturę VAT. Jest to spore ułatwienie dla tych, którzy często wystawiają proformy. Aby wystawić fakturę proforma w inFakt:

2. wejdź w zakładkę „Przychody”;

3. naciśnij „Faktura proforma”;

4. uzupełnij dane o:

• a. kliencie;
• b. produkcie;
• c. ewentualnie zmień datę sprzedaży / wystawienia;
• d. wybierz sposób płatności;

5. kliknij „Zapisz”.

W tych kilku prostych krokach można z łatwością wystawić fakturę proformę. Jeśli dodatkowo skorzystamy z możliwości stworzenia bazy kontrahentów oraz bazy produktów i usług – nie będzie konieczności wpisywaniu tych danych podczas wystawiania faktury (zarówno proformy, jak i faktury VAT) – wystarczy wtedy wybrać odpowiednią pozycję z rozwijanej listy. Przekształcenie proformy w fakturę VAT jest jeszcze łatwiejsze – wystarczy wejść na fakturę proformę i z menu po prawej stronie wybrać opcję „Zmień na fakturę VAT”.

Wystawienie w taki sposób faktury proformy zajmuje chwilkę, a daje pewność, że wystawiony dokument jest zgodny z przepisami polskiego prawa. Dodatkowo – dokument ten można przesłać wprost z paneli inFakt na skrzynkę e-mail kupującego.

InFakt może przynieść przedsiębiorcy wiele korzyści: oszczędność czasu i pieniędzy, fachowa pomoc księgowych oraz elastyczne rozwiązania. Możesz to sprawdzić, jeśli teraz zarejestrujesz się w inFakt za darmo.