Podmioty uczestniczące w obrocie gospodarczym coraz częściej otrzymują faktury proformy od swoich kontrahentów.

Większość z nich traktuje je tak samo jak inne faktury VAT, stąd przekazuje je bezpośrednio do księgowości. Tu należy uczynić istotną uwagę, mianowicie faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym.

Stanowi zgodnie z praktyką samą zapowiedź sprzedaży i wystawienia stosownej faktury VAT. Standardowo faktura proforma jest załączona do odpowiedzi na zapytanie ofertowe potencjalnego kontrahenta. Zawiera szczegółową informację o cenach towarów i usług, przysługujących zniżkach, obowiązujących terminach zapłaty. Faktura proforma zawiera także dane kontaktowe i adresowe, oraz numer rachunku bankowego przedsiębiorcy. W momencie w którym kontrahent akceptuje cenę i dokonuje zapłaty na podstawie tej faktury, zawarta zostaje sama umowa sprzedaży.

Reguły i podstawy prawne

W przepisach prawa nie ma zawartych reguł dotyczących wystawiania faktury proforma. Istnieją i funkcjonują one w obrocie handlowym na podstawie reguł i zasad wspomnianych w poprzednim punkcie.

To co przedsiębiorca powinien koniecznie wiedzieć, to fakt iż w świetle prawa faktura proforma nie zwalnia z obowiązku wystawienia FVAT. Dlatego jeżeli dochodzi do sprzedaży na podstawie wysłanej faktury proforma, podatnik czynny VAT nadal ma obowiązek wystawienia właściwej faktury VAT, w ustawowo określonym terminie. Zgodnie z art. 19 ust. 4 ustawy o VAT wspomniany termin wynosi 7 dni od momentu wydania towaru albo wykonania usługi.

Funkcja faktury proforma

Podstawową funkcją faktury proforma jest funkcja czysto informacyjna. Jednakże dobry przedsiębiorca wie, że z takiej formy uczestnicząc w obrocie handlowym warto korzystać. Z racji tego iż potencjalny kontrahent otrzymując ofertę wraz z fakturą proforma, ma już wszystkie potrzebne dane do tego żeby zawrzeć umowę sprzedaży. Stąd niejako jest faktura proforma zachętą do sfinalizowania transakcji.

Co musi zawierać faktura proforma

Kiedy przedsiębiorca decyduje się na sięgnięcie po narzędzie faktura proforma, powinien w niej zawrzeć wszystkie te elementy, które są istotne dla klasycznej umowy sprzedaży. Do tych elementów należy przede wszystkim, oznaczenie stron uczestniczących w transakcji, oraz sam przedmiot sprzedaży, jak również uzgodnioną cenę, sposób i wyznaczony termin na dokonanie zapłaty. W praktyce faktura proforma zawiera większość elementów koniecznych faktury VAT;

Dodawanie faktury Proforma w InFakt.pl

• Oznaczenie stron; imiona i nazwiska albo nazwy sprzedawcy i nabywcy, dane teleadresowe
• Numer NIP sprzedawcy i nabywcy
• Nr porządkowy oraz oznaczenie "FAKTURA PROFORMA";
• Dokładną datę wystawienia
• Oznaczenie towaru albo wykonanej usługi
• Ilość towaru, wykonanych usług
• Jednostkową cenę netto – towaru albo usługi
• Całkowitą wartość realizowanego zamówienia – w kwocie netto
• Obowiązujące stawki VAT
• Wartość netto całego zamówienia z podziałem na poszczególne stawki podatku VAT
 
• Kwotę należnego podatku, z wyszczególnieniem kwot należnych od poszczególnych stawek
 
• Należność łącznie z wyliczoną kwotą podatku

Sposoby wystawiania faktury proforma

Prostą i pewną metodą, jest wygenerowanie wzoru faktury proforma w edytorze tekstowym. Oczywiście we wzorze powinny zostać zawarte wszystkie niezbędne elementy. Taki sposób wystawiania, w edytorze Word, ma kilka zalet przede wszystkim jest darmowy oraz daje pełną dowolność formy samej faktury.

Zapisana faktura proforma w programie InFakt.pl

Przedsiębiorcy chętnie korzystają z takiej formy uznając ją przede wszystkim za prostą oraz wygodną Co ważniejsze, by w taki sposób wystawiać faktury proforma nie trzeba kupować programów opartych na drogich licencjach. Teoretycznie zatem jest to metoda na oszczędność zarówno czasu jak też pieniędzy. Niestety przedsiębiorcy wystawiając fakturę proforma nie wystrzegają się pewnych błędów:

• Nieprawidłowa numeracja faktur
• Błędy w chronologii, faktury z wcześniejszą datą miewają wyższe numery porządkowe
• Pomyłki w rachunkach- z racji samodzielnych wyliczeń
• Nieprawidłowości w danych kontrahenta- z powodu konieczności ręcznego wpisania przy każdej fakturze
• Brak możliwości zweryfikowania numeru NIP przyczynia się do błędnego ich zapisu
• Pominięcie pola KWOTA SŁOWNIE

Ilość oraz waga popełnianych błędów powoduje, że wystawianie faktury proforma za pomocą edytora Word przestaje być oszczędnością. Zarówno czasu jak też pieniędzy. Dlatego przedsiębiorcy poszukując alternatywnych do edytora Word, metod generowania faktury proforma. W sieci internetowej dostępne są wzory formularzy które pozwalają na ograniczenie większości pojawiających się błędów. Jednakże jest to rozwiązanie również dalekie od optymalnego.

Wzór faktury proforma w pdf wystawionej w programie InFakt.pl

Przedsiębiorcy którym szczególnie zależy na pewności, oszczędności czasu oraz wygodzie, sięgają po takie rozwiązania jak specjalistyczne platformy jak inFakt. Jest to platforma która powstała z myślą o ułatwieniu przedsiębiorcom wystawiania wszystkich rodzajów faktur. Korzystając z inFakt przedsiębiorca może w każdym momencie bez problemów wystawić fakturę proforma. Bez konieczności kupowania specjalistycznego oprogramowania.

Samo wygenerowanie faktury proforma w aplikacji inFakt jest proste i opiera się na kilku krokach. Co ważniejsze program automatycznie przenosi dane z faktury proforma, do właściwej faktury, zaraz po dojściu transakcji do skutku.

Prostota obsługi oraz funkcjonalność sprawiają że generowanie faktury proforma z inFakt jest łatwe i przyjemne. Jednocześnie przedsiębiorca korzystając z aplikacji zyskuje;

• Pewność co do ciągłości i prawidłowości numeracji
• Narzędzie do stworzenia katalogu kontrahentów
• Automatyczną weryfikację NIP
• Narzędzie którym stworzy bazę towarów oraz usług
• Faktyczną oszczędność czasu- Po wybraniu z bazy kontrahenta oraz towaru albo usługi,
• przedsiębiorcy pozostaje już tylko uzupełnić dane, cenę i przesłać gotowy dokument do kontrahenta
• Brak ograniczeń w wystawianiu dokumentu- wystarczy że przedsiębiorca będzie miał dostęp do komputera i internetu

Dlatego warto by już teraz przedsiębiorca podjął decyzję i bezpłatnie zarejestrował się w inFakt i przekonał jak łatwe może być wystawianie faktur proforma jak również dokumentów księgowych.