Dziś parę słów o tym, czym jest faktura proforma. Choć polskie przepisy podatkowe nie regulują kwestii jej wystawiania, dokument ten często i chętnie wykorzystywany jest przez przedsiębiorców.

Faktura proforma, czy jak kto woli, faktura proforma stanowi dokument nieformalny. Choć przepisy podatkowe rozstrzygają kwestie dotyczące wystawiania różnych faktur VAT: zaliczkowych, korygujących czy marży, to jednak brak w nich wzmianki na temat faktury proformy. Skoro jednak funkcjonuje w obrocie gospodarczym, warto wiedzieć, jakie są zasady i konsekwencje jej wystawiania.

Kiedy i w jakim celu wystawiamy fakturę proforma?

Rola faktury proforma ograniczona jest do funkcji informacyjnej, stąd wystawiona przed dokonaniem transakcji, stanowi rodzaj propozycji sprzedażowej, oferty handlowej lub załącznik do niej. Bywa również traktowana jako potwierdzenie przyjęcia zamówienia czy zawarcia umowy. To na jej podstawie nabywca często dokonuje wpłaty zaliczki na zakup towarów czy usług. Dopiero, gdy to nastąpi, sprzedawca ma obowiązek wystawienia:

Wzór faktury proforma w pdf wystawionej w programie InFakt.pl

• w ciągu 7 dni od daty otrzymania zaliczki, faktury zaliczkowej,
• a po sfinalizowaniu sprzedaży, właściwej faktury VAT według wymogów ogólnych, o ile zaliczka nie była opłacona w 100 proc. wysokości zamawianych towarów bądź usług.

Jak wygląda faktura proforma? Dokument taki, oprócz swoistego oznaczenia: faktura proforma, zawiera te same elementy co tradycyjna faktura VAT. Poza kolejnym numerem faktury, datą jej wystawienia oraz danymi sprzedawcy i nabywcy, określa rodzaj usługi lub towaru oraz jego ilość i cenę netto/brutto.

Dodawanie faktury Proforma w InFakt.pl

Dodatkowo, faktura proforma bardzo często zawiera również informację o czasie obowiązywania oferty. O ile więc nabywca akceptuje warunki w niej zawarte, powinien potwierdzić to sprzedawcy w przewidzianym fakturą terminie. W przypadku, gdy termin ten nie został określony, nabywca powinien wyrazić chęć skorzystania z oferty niezwłocznie. W przeciwnym razie należy liczyć się z możliwością zmiany warunków otrzymanej oferty.

Faktura proforma i jej konsekwencje

Faktura proforma nie ma charakteru księgowego, nie ujmuje się jej zatem w księgach rachunkowych, a co za tym idzie, nie niesie ona za sobą żadnych skutków podatkowych. Te powstają w momencie wpłaty przez nabywcę zaliczki oraz po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi. Wówczas bowiem sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia podlegającej księgowaniu odpowiedniej faktury VAT na kwotę zaliczki lub pełną kwotę sprzedaży towarów czy usługi.

Proforma w aplikacji inFakt

Potrzebujesz dokumentu, na podstawie którego kontrahent mógłby dokonać wpłaty zaliczki lub przedpłaty? Jeśli jednak zależy ci na wygodzie, niskich kosztach i czasie, powinieneś skorzystać z profesjonalnego programu, który oferuje firma inFakt. Aplikacja do wystawiania faktur oraz prowadzenia księgowości, jest niezwykłym ułatwieniem dla właścicieli firm, którzy zdecydowali się nie przekazywać prowadzenia księgowości biurom rachunkowym. InFakt upraszcza większość działań księgowych w tym również wystawianie faktur proforma.

Wystawiamy fakturę proforma

Po zalogowaniu do programu inFakt wybierz zakładkę Przychody, a następnie z prawego menu Faktura proforma. Wówczas na ekranie wyświetli się formularz faktury. Jego wypełnienie ogranicza się do kilku prostych czynności, takich jak:

• dodanie nowego kontrahenta lub wybranie go z listy już istniejących;
• uzupełnienie (z pomocą kalendarza lub ręczne) dat: wystawienia, sprzedaży i terminu płatności;
• dodanie nowego produktu lub wybranie go z listy istniejących towarów i usług;

Należy pamiętać o uzupełnieniu jego nazwy, wartości netto lub brutto oraz stawki VAT. W celu wprowadzenia kolejnych pozycji wystarczy wybrać polecenie: Dodaj nowe pole;

• określenie waluty oraz sposobu płatności (decydując się na przelew, podajemy nazwę banku i numer rachunku bankowego).

Zapisana faktura proforma w programie InFakt.pl

Ostatnim etapem jest zapisanie faktury proforma, dzięki czemu natychmiast zobaczymy podgląd wystawionego dokumentu.

Gotowy dokument możemy zapisać, wydrukować lub wysłać do klienta bezpośrednio mailem.