Chcesz aby kontrahent zapoznał się z warunkami transakcji handlowej przed dokonaniem zakupu? Chcesz przedstawić mu w prosty i czytelny sposób warunki swojej oferty? Wystaw fakturę proforma.

Faktura proforma powinna zawierać następujące dane:

• Tytuł „proforma”,
• Datę wystawienia dokumentu,
• Dane sprzedającego (nazwa lub imię i nazwisko, adres, NIP),
• Dane kupującego (nazwa lub imię i nazwisko, adres, NIP),
• Formę płatności,
• Określenie ilości, rodzaju i cen towaru (netto, VAT, brutto),
• Podsumowanie wartości kwot netto, VAT i brutto z podziałem na poszczególne stawki podatku VAT,
• Kwotę brutto wyrażoną słownie.

Faktura proforma z inFakt Aplikacja inFakt umożliwia sprawne wystawienie faktur. Automatyczne uzupełnianie większości danych sprawia, że wystawienie faktury ogranicza się do minimum. Zarejestruj się i sprawdź!

Wzór faktury proforma w pdf wystawionej w programie InFakt.pl

Czym jest, a czym nie jest faktura proforma? Do czego służy ten szczególny rodzaj dokumentu? Jakie elementy powinna zawierać taka faktura? Na te pytania przedstawiamy odpowiedź w niniejszym artykule.

Faktura proforma jest dokumentem służącym do zrealizowania zamówienia i płatności. W zasadzie niczym się nie różni od zwykłej faktury VAT oprócz tego, że jej tytuł brzmi „proforma”.

Nie jest to dokument księgowy, a jego zapowiedź. Wystawiana jest przed sfinalizowaniem transakcji w sytuacji, gdy nabywca jest zobowiązany do dokonania np. przedpłaty na zamówiony towar. Wówczas sprzedawca przyjmuje zamówienie, wystawia fakturę proformę, po czym na tej podstawie kupujący dokonuje wpłaty. Po zakończeniu transakcji sprzedawca wystawia fakturę VAT i przekazuje nabywcy. Faktury proformy nie księgujemy, ponieważ dokument ten nie stanowi podstawy do zaksięgowania przychodu, kosztu, ani podatku VAT. Nie wprowadzamy więc faktury proformy do księgi przychodów i rozchodów, ani do rejestru VAT. Dokumentem pozwalającym zaksięgować operację gospodarczą będzie dopiero faktura ostateczna.

Faktura proforma powinna zawierać następujące dane:

• Tytuł „proforma”
• Datę wystawienia dokumentu,
• Dane sprzedającego (nazwa lub imię i nazwisko, adres, NIP),
• Dane kupującego (nazwa lub imię i nazwisko, adres, NIP),
• Formę płatności,
• Określenie ilości, rodzaju i cen towaru (netto, VAT, brutto),
• Podsumowanie wartości kwot netto, VAT i brutto z podziałem na poszczególne stawki podatku VAT,
• Kwotę brutto wyrażoną słownie.

Są to te same elementy, które muszą widnieć na fakturze VAT.

W programie rachunkowym InFakt wystawiamy fakturę proformę w następujący sposób:

• Wchodzimy w zakładkę „Przychody”, gdzie do wyboru mamy kilka poleceń: „Przegląd”, „Faktury”, „Zdefiniowane faktury”, „Produkty” oraz „Klienci”. W celu wystawienia faktury proformy wybieramy „Faktury” i następnie na liście możliwych dokumentów do utworzenia klikamy w „Wystaw proformę”. Tę samą możliwość mamy również na karcie „Przegląd”.
• Nasze dane jako wystawcy dokumentu są już widoczne, jeśli oczywiście uzupełniliśmy je na początku pracy z programem InFakt. W przeciwnym wypadku ukaże się kilka pól do wypełnienia: nazwa firmy, adres, NIP i numer telefonu.
• Następnym krokiem jest uzupełnienie danych nabywcy. Można w tym celu wybrać odpowiedniego kontrahenta z rozwijanej listy (z naszej bazy) lub wprowadzić nowego, klikając w pozycję „Dodaj klienta”. Po wpisaniu danych naszego nowego nabywcy klikamy w znajdujący się poniżej przycisk „Dodaj klienta”, a nasz nowy kontrahent zostanie dodany do listy.
• Kolejnym krokiem jest wpisanie odpowiednich dat: wystawienia dokumentu i sprzedaży, które program domyślnie ustawia na bieżące. Możemy je zostawić lub zmienić za pomocą kliknięcia w odpowiedni dzień w podręcznym kalendarzyku lub wpisując z klawiatury. Wybieramy również pożądany termin płatności.
• Dalej należy wprowadzić towary, które ma obejmować dana faktura proforma. Jest możliwość wybrania odpowiednich pozycji z naszego katalogu, jeśli już mamy utworzony. Aby to zrobić wystarczy kliknąć w pole „Towar/Usługi”, po czym rozwinie się lista, z której wybieramy interesującą nas pozycję. W przypadku dużej ilości towarów w bazie danych, wyszukiwanie właściwego możemy ułatwić sobie przez wpisanie kilku pierwszych liter nazwy produktu.
• Na rozwijanej liście pojawią się nam wtedy wszystkie pozycje z bazy danych, które rozpoczynają się w podobny sposób..
• Po dokonaniu wyboru towar wraz z jego ceną i stawką podatku VAT znajdzie się na pierwszej pozycji na dokumencie. Uzupełniamy tylko jego ilość lub ewentualnie zmieniamy cenę, jeżeli podjęliśmy taką decyzję..
• W przypadku, gdy danego towaru lub usługi nie znajdziemy na rozwijanej liście, wpisujemy sami nazwę, określamy stawkę podatku VAT i cenę, a także jednostkę miary, po czym możemy zdecydować, czy dana pozycja ma się znaleźć w naszej bazie danych, czy też nie (przycisk „Zapisz produkt” służy dodaniu towaru do listy). .
• Jeżeli nasza faktura proforma ma obejmować więcej pozycji, następną dodajemy po kliknięciu w przycisk „Dodaj nowe pole” i postępujemy analogicznie, jak przy pierwszej pozycji.
• Przechodzimy do sekcji „Płatności”, gdzie wybieramy walutę oraz formę płatności. W przypadku faktury gotówkowej w polach: „Razem do zapłaty” i „Zapłacono” ukaże się taka sama kwota. Poniżej zostanie również wyświetlone automatycznie jej określenie słowne. Po wybraniu opcji przelewowej odsłoni się pole z numerem konta bankowego. Jeżeli nie wprowadziliśmy danych naszego banku do systemu, pole to będzie trzeba wypełnić samemu. Jeżeli mamy więcej kont bankowych, możemy je dodać do systemu za pomocą przycisku „Dodaj konto”. Jeśli wszystkie konta są wprowadzone do systemu wystarczy wybrać właściwe z listy.
• Po wprowadzeniu wszystkich danych klikamy w przycisk „Zapisz” znajdujący się u dołu po prawej stronie, po czym możemy już taki dokument wydrukować, podpisać i dać klientowi.

Dodawanie faktury Proforma w InFakt.pl

W programie InFakt wystawianie faktury proformy może zająć nam zaledwie chwilę zwłaszcza, gdy w naszej bazie mamy już wszystkie dane, jak dane klienta, rodzaje towarów, czy usług i odpowiednie ceny. Nie musimy wpisywać każdorazowo wszystkich danych ani ich pamiętać wystarczy bowiem wybrać odpowiednie pozycje z rozwijanych list. Program wychwytuje również błędy takie, jak nieprawidłowy numer NIP (weryfikacja online), czy brak wypełnienia jednego z wymaganych pól i nie pozwoli zapisać takiego dokumentu, co uchroni nas przed pomyłką.

Zapisana faktura proforma w programie InFakt.pl

Polecamy skorzystanie z naszego programu do prowadzenia księgowości InFakt, który pozwala w bardzo łatwy i szybki sposób wystawiać wszelkiego rodzaju faktury. Na naszej stronie www.infakt.pl prezentujemy szereg wskazówek dotyczących generowania dokumentów. Ponadto oferujemy profesjonalne wsparcie księgowych, wyjaśniamy wszelkie wątpliwości. Można się z nami kontaktować od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00-22.00 oraz w soboty w godzinach 9.00-17.00 telefonicznie, mailowo lub on line.

Wzór faktury proforma w pdf wystawionej w programie InFakt.pl