Niejedna osoba prowadząca działalność gospodarczą otrzymała od swoich kontrahentów faktury proforma.

Znakomita większość przedsiębiorców przekazuje je z pozostałymi fakturami VAT do księgowości. Należy jednak pamiętać, że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym.

Faktura proforma jest dopiero zapowiedzią wystawienia faktury VAT, propozycją takiej faktury, bądź nieco inną formą oferty handlowej. W praktyce faktury proforma najczęściej wystawiane są po otrzymaniu od potencjalnego kontrahenta zapytania o ofertę firmy. Po sporządzeniu oferty na potrzeby klienta wystawia się fakturę proforma, na podstawie której klient otrzyma pełną informację o cenach, rabatach, terminie płatności i podsumowanie jego zamówienia. Znajdzie na niej także dane adresowe firmy oraz numer rachunku bankowego. Dopiero dokonanie przez niego płatności na podstawie faktury proforma skutkuje zawarciem umowy sprzedaży, poprzez przyjęcie złożonej przez nas oferty.

Faktury proforma nie są regulowane żadnymi przepisami, funkcjonują one w obrocie gospodarczym według ww. reguł, natomiast z punktu widzenia prawa nie są one fakturami. Dlatego w przypadku przyjęcia przez kontrahenta oferty przedstawionej w formie faktury proforma należy pamiętać, że ciąży na nas obowiązek wystawienia faktury VAT, która to tę sprzedaż potwierdzi. Fakturę VAT należy, co do zasady, wystawić najpóźniej do siódmego dnia od dnia dostawy towaru lub wykonania usługi.

Obrotny przedsiębiorca poza wiedzą, iż otrzymana faktura proforma jest jedynie otrzymaną ofertą, która nie dokumentuje zakupu i nie jest dla niego dokumentem księgowym świadczącym o poniesieniu kosztu, powinien także wiedzieć, że samemu warto takie faktury proforma wystawiać. Korzyścią jest to, iż nasz kontrahent ma już kompleksowo przedstawioną ofertę, wszelkie dane do dokonania przelewu, a tym samym ułatwienie jego dokonania i zakupu naszej usługi.

Elementy faktury proforma

Wystawiając fakturę proforma należy pamiętać, że powinna ona zawierać wszelkie istotne postanowienia umowy sprzedaży, czyli jej strony, przedmiot sprzedaży, a także cenę i termin płatności. Faktura proforma będąca potwierdzeniem przyjęcia zamówienia lub ofertą handlową w praktyce zawiera większość elementów, które powinna zawierać faktura VAT według Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. są to:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
• numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA PROFORMA";
• dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość zamówionych towarów lub usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• wartość towarów lub usług, bez kwoty podatku (wartość zamówienia netto);
• stawki podatku VAT;
• sumę wartości netto zamówionych towarów lub usług z podziałem na poszczególne stawki podatku;
•  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
•  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Formy wystawiania faktur proforma

W związku z tym, że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym i nie regulują jej żadne przepisy prawne, nie ma określonych zasad jej wystawiania. Najprostszą formą jest zatem stworzenie wzoru w edytorze tekstowym zawierającym niezbędne elementy faktury proforma. Sposób ten daje nam całkowitą dowolność w wyborze jej postaci, a dodatkowo jest formą bezpłatną. Do zalet wystawiania faktury w edytorze tekstowym Word możemy zaliczyć:

• forma bezpłatna,
• dowolność w wyborze jej wyglądu, czcionki, rozkładu treści,
• możliwość wprowadzenia logo firmy,
• możliwość wprowadzenia nietypowych elementów.

W praktyce bardzo wielu przedsiębiorców korzysta z tej formy uważając ją za wygodną, łatwą w obsłudze i niewymagającą żadnych nakładów finansowych na programy do tego przystosowane. Niestety w praktyce często takie rozwiązanie staje się mniej oszczędne i wygodne. Związane jest to z tym, że przy tej formie wystawiania dokumentów popełnia się wiele błędów, co wiąże się wówczas z koniecznością dokonania poprawek, które zajmują cenny czas przedsiębiorcy.

Najczęściej popełniane błędy przy wystawianiu faktury proforma w edytorze tekstowym:

• błędna numeracja faktur – pomijanie bądź powielanie danego numeru,
• brak chronologii – wystawianie faktur z numerem wyższym a datą wcześniejszą w stosunku do poprzedniej faktury,
• błędy rachunkowe związane z koniecznością samodzielnego przeliczania wartości,
• konieczność każdorazowego wpisania danych kontrahenta,
• błędy w numerach NIP odbiorców, ze względu na brak możliwości ich automatycznej weryfikacji,
• częste zapominanie o poprawieniu kwoty należności słownie i pozostawianie treści z poprzedniej faktury wynikające z z podmiany samej kwoty na fakturze
.

Dodawanie faktury proforma w InFakt.pl

Czynności te są bardzo proste, polegają na wprowadzeniu niezbędnych danych a w następnej kolejności generowana zostaje faktura proforma:

Zalety fakturowania za pomocą Infakt.pl:

• zachowanie ciągłości numeracji,
• możliwość stworzenia bazy kontrahentów,
• weryfikacja numerów identyfikacji podatkowej,
• możliwość tworzenia bazy produktów i usług,
• oszczędność czasu – po wyborze z bazy kontrahenta i produktu oraz uzupełnieniu ceny i daty generujemy gotowy dokument do przekazania klientowi,
• nieograniczone możliwości wystawiania faktury proforma bez względu na miejsce – wystarczy połączenie z internetem.

Warto już dzisiaj na stronie www.InFakt.pl zupełnie za darmo przetestować możliwość wystawiania faktury proforma oraz dokumentów księgowych.