Uczestnicy obrotu gospodarczego w celu potwierdzenia ustalonych warunków umowy handlowej wystawiają faktury proforma. Nie jest to standardowy dokument, od klasycznej faktury vat różni go znacznie więcej niż nazwa.

Znaczenie i funkcja faktury proforma

Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym. Brak jest też w przepisach prawa regulacji jej dotyczących. Dodatkowo przedsiębiorca nie ma obowiązku z niej korzystać. Jest jednak powód dla którego, faktura proforma coraz częściej pojawia się w obrocie handlowym. Dla przedsiębiorcy faktura proforma pełni istotną funkcję informacyjną o samym sposobie uregulowania należności za transakcję.

Dla handlowca jest to propozycja ewentualnego dokumentu księgowego na podstawie którego zostanie dokonana zapłata za wydany towar, albo wykonaną usługę. Z zagadnieniem tym wiąże się sam fakt wystawiania faktury przed dokonaniem transakcji. Jeżeli na jej podstawie zostanie wpłacona zaliczka albo całość należności, po stronie sprzedawcy powstaje obowiązek wystawienia właściwej faktury VAT, w terminie określonym przez wart. 19 ust. 4 ustawy o VAT.

Niezbędne elementy faktury

W treści faktury proforma powinny się znaleźć praktycznie wszystkie te elementy, które standardowo przewidziane są dla faktury vat. Różnica zaznacza się wyłącznie w nazewnictwie. W fakturze proforma zleźć powinny się informacje :

Wzór faktury proforma w pdf wystawionej w programie InFakt.pl

• Imiona i nazwiska, albo nazwy obu kontrahentów
• Właściwy numer faktury
• Oznaczenie faktura proforma
• Precyzyjna data wystawienia dokumentu
• Wskazanie towaru- usługi
• dokładna ilość towaru albo usługi
• Cena jednostkowa oraz wartość netto transakcji
• Właściwe stawki VAT
• Podaną kwotę netto wartości transakcji, z podziałem na stawki podatku
• Wyliczony podatek VAT- z podziałem na kwoty za poszczególne stawki
• Kwotę brutto
• Wyznaczenie dnia płatności
• Walutę transakcji

Dodawanie faktury Proforma w InFakt.pl

Sfera prawno podatkowa a proforma

Dobrze poinformowani przedsiębiorcy mają świadomość iż faktura proforma nie jest dokumentem księgowym. Zatem nie stanowi podstawy do wpisów w KPiR, zarówno przez przedsiębiorcę przedstawiającego ofertę jak też i zainteresowanego kupnem towaru albo usług. Wszelkie rozliczenia związane z obowiązkami prawno podatkowymi dokonywane są dopiero po sporządzeniu dokumentu księgowego czyli właściwej faktury VAT.

Proforma w aplikacji InFakt.pl

Brak regulacji dotyczących metod wystawiania faktury proforma oznacza tyle iż dokument ten może być generowany w dowolny sposób. Przedsiębiorcy poszukują takich metod, które zagwarantują wygodę oraz oszczędność czasu, jak też pewność co do prawidłowego sporządzenia faktury.

Coraz częściej i chętniej sięgają zatem po specjalne programy komputerowe oraz aplikacje sieciowe które pozwalają na szybkie wystawienia faktury proforma. Takie jak aplikacja inFakt, która powstała z myślą o wszystkich przedsiębiorcach ceniących wygodę oraz profesjonalizm. Jest to aplikacja która pozwala na wystawianie nie tylko dokumentów księgowych, ale również faktur proforma.

Zaletą programu inFakt jest możliwość darmowego skorzystania bez konieczności zakupu drogiego sprzętu, oraz programów opartych na licencjach. By cieszyć się wszystkimi funkcjami platformy wystarczy rejestracja w systemie, oraz dostęp do komputera i łącza internetowego.

Generowanie proformy w systemie

Korzystając z platformy IinFakt każdy przedsiębiorca przekona się, że wystawienie faktury proforma rzeczywiście może być proste i szybkie. By wygenerować w systemie taką fakturę wystarczy:

Zapisana faktura proforma w programie InFakt.pl

• Zalogować się do systemu, po czym wybrać polecenie fakturę proforma
• Wpisać dane kontrahenta, albo skorzystać z listy kontrahentów- program umożliwia też edycję oraz poprawianie danych.
• Uzupełnić odpowiednio: datę wystawienia faktury, dzień sprzedaży i termin zapłaty
• Wpisać w polu produkty- usługi dane dotyczące towaru albo usług
• Dokonać samego wyboru waluty transakcji oraz też formy zapłaty
• Aplikacja posiada też pole ‘podpisy i uwagi’ w tym miejscu może przedsiębiorca wpisać dane osoby upoważnionej do odbioru dokumentu, jak również zamieścić uwagi
• Zapisany dokument przedsiębiorca ma dostęp do podglądu samego dokumentu
• Kiedy zostaną sprawdzone dane względem ich prawidłowości faktura proforma jest gotowa do przesłania we formacie dokumentu elektronicznego do wskazanego odbiorcy
• Przedsiębiorca w trybie podglądu może jeszcze dokonać poprawek w treści załączonej do faktury wiadomości
• Wystawioną w ten sposób fakturę może też wydrukować

Plusy wystawiania proformy z platformą inFakt

Korzystając podczas wystawiania faktur proforma w systemie inFakt każdy przedsiębiorca zyskuje;

• Całkowitą pewność co do prawidłowej numeracji
• Proste w obsłudze narzędzie do tworzenia dobrego katalogu kontrahentów
• Możliwość weryfikacji numerów NIP
• Bazę towarów oraz świadczonych usług- dzięki której wystawianie każdego dokumentu zajmować będzie znacznie mniej czasu
• Nieograniczone możliwości generowania każdego typu dokumentu

Przedsiębiorca szybko przekona się iż inFakt daje pełną gwarancję szybszego oraz łatwiejszego wystawiania wszelkich dokumentów. Co ważniejsze jest to system który daje pełne wsparcie techniczne oraz merytoryczne przedsiębiorcy. Nie tylko przeprowadzi krok po kroku przez wszystkie etapy generowania dokumentu.

Każdy zarejestrowany użytkownik ma dostęp do centrum pomocy. Konsultować się może w trybie online, za pomocą maila a także telefonicznie. Na każde z pytań wyczerpująco odpowiedzą specjaliści. Dlatego zamiast długo się zastanawiać, lepiej zupełnie za darmo się zarejestrować i przekonać jak wiele możliwości daje ta aplikacja.