Przy wystawianiu faktury popełniłeś błąd? Nie bagatelizuj tego! Z błędnie wystawionymi dokumentami wiążą się konsekwencje podatkowe. Co zrobić w takiej sytuacji? Wystaw fakturę korygującą. Faktura korygująca – co powinna zawierać. Faktura korygująca jest dokumentem księgowym, dlatego należy zadbać o to, aby zawierała podstawowe informacje określone w Ustawie. Oprócz elementów, jakie znajdują się na zwykłej fakturze VAT, faktura korygująca powinna zawierać informacje dotyczące rozróżnienia stawek i ilości towarów/usług przed i po korekcie:

• ilość towaru ( przed i po korekcie)
• cenę netto( przed i po korekcie)

Jak wystawić fakturę korygującą z inFakt? Zamiast wypisywać gotowe druki faktury korygującej, lub wypełniać szablony w excelu czy wordzie skorzystaj z aplikacji inFakt. Dzięki prostej i intuicyjnej obsłudze wystawienie faktury korygującej zajmie tylko chwilę. Dodatkowo jeśli korekta dotyczy wystawionego wcześniej w aplikacji dokumentu, większość danych uzupełnia się automatycznie. Uzupełniasz jedynie część dotyczącą ilości „po korekcie”. <div style="text-align:center;"><img src="http://www.infakt.pl/images/icons-for_articles/grafiki/faktura_korygujaca_infakt_wzor.png" alt="Faktura korygująca wzór" /><strong>Przykład wygenerowanej w Infakt.pl faktury korygującej</strong></div>

Nikomu chyba nie trzeba przypominać, że przy wystawianiu faktur czy to tradycyjnych papierowych, czy tych w wersji elektronicznej, należy sprawdzić czy wpisywane dane i kwoty są poprawne.

W natłoku spraw może się jednak zdarzyć, że w fakturę, wystawioną nawet przez najbardziej skrupulatną osobę, wkradnie się błąd. Błędy w fakturach VAT wiążą się z kolei z konsekwencjami podatkowymi. Co zatem należy zrobić w takiej sytuacji?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, odbiorca faktury może za pomocą noty korygującej poprawić błędy w danych dotyczących sprzedawcy, nabywcy czy też daty wystawienia/sprzedaży. O wszelkich innych dostrzeżonych błędach powinien zawiadomić wystawcę faktury, którego obowiązkiem jest wystawienie faktury korygującej.

Panel edycji faktury korygującej w Infakt.pl

Obowiązek ten wynika z regulacji prawnych zawartych w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, póz. 535 ze zm.). Zasady wystawienia faktur korygujących, jej wygląd oraz elementy, które powinna zawierać określone zostały z kolei w wydanym do wspomnianej ustawy Rozporządzeniu z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Czym jest faktura korygująca i kiedy się ją wystawia?

Faktura korygująca jest przede wszystkim narzędziem umożliwiającym eliminowanie pomyłek popełnionych przy wystawianiu faktur. Do najczęściej występujących błędów należą błędy w danych nabywcy lub sprzedawcy, błędy w numerze NIP, błędna data wystawienia faktury, błędna data sprzedaży czy też błędna nazwa towaru i usługi. Zdarza się, że błąd polega na tym, że dostawca na wystawionej fakturze wstawił dane niewłaściwego kontrahenta. Również w takiej sytuacji rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej. Co istotne, pomyłki takiej nie może skorygować nabywca w drodze noty korygującej.

W tym miejscu należy także podkreślić, że faktura korygująca nie może zostać wystawiona do skorygowania tzw. faktury fikcyjnej, czyli takiej, która nie dokumentuje rzeczywistych zdarzeń gospodarczych (tj. której przedmiotem jest świadczenie usług bądź dostawa towarów, które faktycznie nie miały miejsca). Faktury fikcyjne wystawiana są przez przedsiębiorców przeważnie w celu zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów bądź też wyłudzenia prawa do odliczenia podatku naliczonego. Obie praktyki są oczywiście niezgodne z prawem.

Wspomniane powyżej rozporządzenie określa również inne sytuacje, w których można lub powinno się wystawiać fakturę korygującą. Zgodnie z przepisami faktura ta wystawiana jest w przypadku:

Przykład wygenerowanej w Infakt.pl faktury korygującej

• udzielania rabatu po wystawieniu faktury pierwotnej;
• zwrotu towaru lub zwrotu kwoty nienależnej;
• zwrotu zaliczki, przedpłaty, zadatku lub raty podlegających opodatkowaniu;
• podwyższenia ceny;
• stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie;
• stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Bez względu na przyczynę korekty, przepisy prawa nie określają terminu wystawienia faktury korygującej. W praktyce, warto jednak zrobić to niezwłocznie po zauważeniu błędu na fakturze podstawowej. W przypadku kontroli, podatnika mogą bowiem dotknąć negatywne skutki nieskorygowanej faktury, które w zależności od rodzaju błędu, mogą być niezwykle dotkliwe.

Jakie elementy powinna zawierać faktura korygująca

Zanim dojdziemy do obowiązkowych elementów faktury korygującej, należy zaznaczyć, że podobnie jak faktura podstawowa, faktura korygująca powinna zostać wystawiona w co najmniej 2 egzemplarzach odpowiednio oznaczonych, jako „oryginał” i „kopia”. Sprzedawca powinien posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Potwierdzenie to stanowi bowiem podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego za miesiąc, w którym sprzedawca to potwierdzenie otrzymał.

W zależności od tego, jaki błąd korygujemy, zmienia się treść, którą koniecznie trzeba zamieścić na fakturze korygującej, a także sposób opisu tego błędu. Praktyka dotycząca faktur korygujących wystawianych w przypadku omyłek, wskazuje przede wszystkim na konieczność zawarcia kwot podane w omyłkowej wysokości (przed korektą) oraz kwoty w wysokości prawidłowej (po korekcie).

Zgodnie z przepisami zawartymi w rozporządzeniu, faktura korygująca powinna zawierać:

• wyraz „korekta” lub „faktura korygująca”;
• numer kolejny faktury;
• datę jej wystawienia;
• nazwę oraz adresy sprzedawcy i nabywcy;
• dane faktury korygowanej (podstawowej), takie jak numer i data jej wystawienia;
• nazwę towaru/usługi;
• cenę netto w wysokości przed korektą (omyłkowej) i po korekcie (prawidłowej);
• ilość towaru zamówionego przed i po korekcie;
• stawkę i kwotę podatku
• kwotę brutto,
• kwotę i rodzaj udzielonego rabatu;
• podpis wystawcy faktury korygującej oraz osoby upoważnionej do jej odbioru

Faktura XLS

W dzisiejszych czasach przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na przesyłanie faktur, w tym faktur korygujących, za pośrednictwem poczty elektronicznej. Nic dziwnego, rozwiązanie to w porównaniu z fakturą papierową jest szybsze i wygodniejsze. Faktury elektroniczne wystawiane są najczęściej przy wykorzystaniu arkusza kalkulacyjnego Excel wchodzącego w skład popularnego oprogramowaniu MS Office. Pomimo swojej wszechstronności, trudno nie zgodzić się ze stwierdzeniem, że Excel nie jest w pełni funkcjonalnym programem do wystawiania faktur.

Uciążliwe jest przede wszystkim sytuacja, w której użytkownik Excela sam musi zadbać o to, aby uaktualnić wykorzystywany formularz faktury, dostosowując go do zmieniających się przepisów prawnych regulujących obligatoryjne elementy faktury. Wystawiający fakturę sam również musi czuwać nad chronologią, numeracją kolejnych faktur oraz pilnować tego, by przez nieuwagę nie zmienić lub nie usunąć wprowadzonych formuł. Co więcej, w związku z brakiem wbudowanej bazy danych, wszystkie informacje muszą być wprowadzane ręcznie. Wystawienie faktury korygującej wymaga natomiast opracowania nowego formularza. Swego rodzaju ograniczeniem jest również to, że faktury, w tym również faktury korygujące, wystawiane w popularnym programie Excel, zapisywane są w formacie xls. Nie każdy bowiem korzysta z oprogramowania MS Office, a co za tym idzie nie każdy ma możliwość otworzenia tego typu pliku.

Jeżeli nie Excel to co?

Alternatywą dla arkuszy kalkulacyjnych, pozwalającą na wyeliminowanie ograniczeń związanych z Excelem, jest program do wystawiania faktur udostępniony przez inFakt. Praktyka pokazuje, że rozwiązanie to zyskuje sobie coraz liczniejsze grono zwolenników. Co sprawia, że platformy do wystawia faktur on-line osiągnęły przewagę nad różnego rodzaju arkuszami kalkulacyjnymi? Kluczem jest rozbudowana funkcjonalność, uniwersalność oraz łatwość obsługi.

Co istotne, wystawianie faktur za pomocą platformy inFakt nie wiąże się z koniecznością zakupu drogiego oprogramowania, a instalacja programu nie wymaga żadnych specjalnych warunków technicznych. Wystarczy połączenie z Internetem. W przeciwieństwie do faktur powstających w Excelu, inFakt umożliwia m.in. wystawienie faktury w formacie PDF. Rozwiązanie to zapewnia prawidłowe wyświetlenie dokumentu na komputerze każdego z kontrahentów.

Aplikacja do wystawiania faktur on-line w znacznym stopniu przyspiesza i usprawnia pracę, m.in. wyręczając użytkownika w wypełnianiu KPiR oraz deklaracji VAT. Wystawienie faktury korygującej on-line w aplikacji inFakt to tylko kilka prostych kroków. W pierwszej kolejności, należy zalogować się do aplikacji, po czym przejść do zakładki „przychody” i ze znajdującego się po prawej stronie menu wybrać opcję „faktura korygująca”. W tym momencie wyświetli się formularz do wystawienia faktury korygującej. W polu „numer faktury korygującej” automatycznie pojawi się numer kolejny faktury korygującej. Format, w jakim wyświetlany jest tenże numer można edytować, bądź wpisać ręcznie. W kolejnym polu – „Numer faktury korygowanej” należy wpisać numer faktury korygowanej, czyli tej, w której pojawił się błąd.

Dane w polu „Klient” wybieramy z listy bądź wpisujemy ręcznie. Następnie zgodnie ze stanem faktycznym wypełniamy kolejne wymagane pola tj. datę wystawienia faktury korygowanej, datę sprzedaży, datę wystawienia faktury korygującej i termin zapłaty.

W części dotyczącej produktów, w poszczególne pola, zgodnie z widniejącymi nad nimi nazwami, w wierszy „przed korektą” wpisujemy nazwę produktu i kwoty z faktury korygowanej oraz poprawione już dane w wierszu „po korekcie”.

Po sprawdzeniu poprawności uzupełnionych danych, klikamy przycisk „zapisz”. W tym momencie wyświetlany jest podgląd wystawionej faktury korygującej, co daje możliwość ponownej weryfikacji wpisanych danych. Gotową fakturę możemy w zależności od potrzeb wydrukować bądź wysłać mailem (po wygenerowaniu jej w pdf).

Jak wspomniano już wcześniej, wystawiający fakturę korygującą powinien otrzymać potwierdzenie warunków korekty od odbiorcy faktury. W chwili otrzymania takiego potwierdzenia, należy odznaczać ten fakt w aplikacji. W tym celu wchodzimy w podgląd wystawionej faktury korygującej i klikamy przycisk „Dostałem podpisany dokument” i podajemy datę otrzymania. Czynność ta jest wymagana dla uwzględnienia faktury korygującej w rejestrze VAT.

Opisane powyżej możliwości programu do wystawiania faktur dostępnego na inFakt to zaledwie część z ułatwień płynących z jego korzystania. Jedną z największych zalet aplikacji jest niewątpliwie to, że każdy, bez ponoszenia dodatkowych kosztów, ma możliwość sprawdzenia jej funkcjonalności w praktyce. Ci, którzy już się na to zdecydowali, formularz faktury w formacie xls wrzucili do przysłowiowej szuflady.