Faktura korygująca jest dokumentem wystawianym w dwóch przypadkach: gdy po dokonaniu sprzedaży zaistniało zdarzenie, które ma wpływ na kwoty sprzedaży oraz gdy faktura VAT została wystawiona z błędem.

Błędy na fakturze VAT mogą mieć różną wagę i wywoływać odmienne, czasami negatywne, skutki podatkowe, warto więc zadbać o to, aby zostały one w odpowiedni sposób skorygowane.

Nota korygująca czy faktura korygująca?

Ustawodawca wymienił w przepisach podatkowych dwa dokumenty, których funkcją jest korygowanie faktur VAT: fakturę korygującą i notę korygującą. Dokumenty te różnią się przede wszystkim osobą wystawcy i zakresem danych, które mogą korygować. Podstawowy dylemat wielu przedsiębiorców to pytanie który dokument wystawić w danej sytuacji. Odpowiedź jest prosta – sprzedawca, a więc wystawca faktury VAT, który stwierdzi błąd w jakiejkolwiek pozycji wystawionej przez siebie faktury, może ją skorygować wystawiając fakturę korygującą.

Odbiorca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę VAT i stwierdził na niej pomyłki dotyczące zwłaszcza danych nabywcy lub dostawcy lub oznaczenia towaru może je skorygować wystawiając notę korygującą. Ważnym jednak ograniczeniem jest zakres tej noty, mianowicie nie można tym dokumentem poprawić danych liczbowych dotyczących ilości i cen towarów lub usług, żadnych wartości sprzedaży, stawek czy kwoty podatku.

Jak poprawić błędy mające wpływ na kwoty sprzedaży i podatku VAT?

Błędy kwotowe na fakturach mające wpływ na wysokość podatku VAT są szczególnie istotne i bezwzględnie wymagają korekty. Mogą one dotyczyć pomyłek w cenie towaru lub usługi, zastosowaniu nieprawidłowej stawki VAT czy błędnym wyliczeniu tego podatku. Faktura korygująca ten rodzaj pomyłek powinna zawierać m.in. kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty podane w wysokości prawidłowej. Zestawiając poszczególne wartości sprzed korekty i po korekcie otrzymuje się kwotę korekty. W zależności od tego, która pozycja podlegała korekcie, kwota korekty może informować o tym, jak zmieniła się wartość sprzedaży netto, podatek VAT czy kwota do rozliczenia z kontrahentem.

Jak sobie radzić z innymi pomyłkami na fakturze?

Błędy mogą się zdarzać we wszystkich pozycjach faktury, nawet w tak prostych i oczywistych jak data wystawienia czy numer faktury. Ustawodawca dał więc przedsiębiorcy możliwość korygowania każdego błędu popełnionego w jakiejkolwiek pozycji faktury VAT poprzez wystawienie faktury korygującej. Do najczęstszych błędów, poza kwotowymi wymienionymi powyżej, należą pomyłki w nazwie bądź adresie stron transakcji oraz brak lub nieprawidłowe numery identyfikacji podatkowej (NIP). Faktury korygujące tego typu pomyłki powinny zawierać treść korygowaną oraz treść prawidłową (służą do tego formułki: „przed korektą… po korekcie…” lub „jest… powinno być…”). Pod względem wartościowym korekty te nie wprowadzają żadnych zmian, toteż mogą one zupełnie pomijać pozycje związane z wartością sprzedaży. Jeśli jednak przedsiębiorca dysponuje drukami zawierającymi te pozycje, to należy pamiętać, że wartość korekty wynosi zero.

Jak można skorygować błędny numer faktury?

Jednym z błędów zdarzających się na fakturach VAT, które budzą szczególne wątpliwości, jest nieprawidłowy numer faktury. Nieprawidłowość ta może polegać na zdublowaniu numerów faktur, ich pominięciu lub zastosowaniu numeru, który w ogóle odbiega od przyjętego systemu numeracji. Księgowi stosują różne rozwiązania, jednak kierując się zasadami określonymi w przepisach podatkowych, należałoby wskazać na fakturę korygującą jako dokument pozwalający na skorygowanie każdej pozycji faktury, w tym numeru faktury.

Panel edycji faktury korygującej w Infakt.pl

Nowy numer faktury musi być niepowtarzalny, w praktyce stosuje się więc jedno z dwóch rozwiązań: jeśli w systemie nie ma „wolnego” numeru, można przełamać stary numer np. literą „A”, jeśli zaś przedsiębiorca stosuje oddzielną numerację dla każdego miesiąca, wystarczy nadać po prostu kolejny numer. W przypadku pominięcia całego ciągu numerów, zamiast wystawiania faktur korygujących w praktyce stosowane jest często rozwiązanie polegające na sporządzeniu notatki z wyjaśnieniem z jakiego powodu powstała luka w numeracji.

Jak sprostować błędy w zakresie danych nabywcy?

Jeszcze inną sytuacją, która w praktyce powoduje wiele wątpliwości są błędy w nazwie jednej ze stron transakcji. Generalnie błędy takie poprawia się wystawiając fakturę korygującą (jeśli błąd koryguje wystawca faktury) lub notę korygującą (jeśli błąd koryguje nabywca faktury), warto jednak zwrócić uwagę na dwa rodzaje błędów, które wymagają nieco odmiennego traktowania. Pierwszy to sytuacja, gdy w danych nabywcy będącego osobą fizyczną prowadząca działalność gospodarczą ujęto tylko jego imię i nazwisko, pominięto zaś tę część oznaczenia przedsiębiorcy, która dodawana jest do jego nazwy i w powszechnym (błędnym) mniemaniu stanowi trzon tej nazwy (np. PHU „Maluch”, „Studio Urody”).

Przykład wygenerowanej w Infakt.pl faktury korygującej

W takim wypadku nie ma potrzeby sporządzania faktury korygującej, ponieważ, zgodnie z rozporządzeniem ws. wystawiania faktur, faktura powinna zawierać imiona i nazwiska nabywcy i odbiorcy i to minimum jest w tym wypadku spełnione. Drugim przypadkiem jest sytuacja, gdy w danych nabywcy wpisane zostały dane dotyczące zupełnie innego kontrahenta. W takim wypadku, zgodnie z interpretacjami podatkowymi, należy wystawić fakturę korygującą całą wartość faktury sprzedaży tak, aby ta sprzedaż została wyzerowana, a następnie wystawić nową fakturę VAT, z prawidłowo wskazanym kontrahentem. Taki sposób postępowania uzasadniony jest tym, że fakturą bądź notą korygującą można sprostować błędy w danych dotyczących konkretnego nabywcy, nie można jednak w ten sposób dokonać całkowitej zmiany nabywcy.

Faktura korygująca w inFakt

Faktury korygujące mogą się od siebie nieco różnić w zależności od tego jakie dane z faktury sprzedaży prostują. Są jednak pewne elementy faktury korygującej, które muszą się znaleźć na każdym takim dokumencie. Aby mieć pewność, że Twoja faktura korygująca została wystawiona w sposób prawidłowy, skorzystaj z formularzy dostępnych w aplikacji inFakt. Dzięki korzystaniu z automatycznego przeliczania kwot czy możliwości pobierania danych z baz kontrahentów i towarów, wystawienie korekty w inFakt jest niezwykle proste. Nie trać czasu na poszukiwania, sprawdź naszą ofertę i wybierz tę, która najbardziej zaspokoi Twoje potrzeby.