W obrocie gospodarczym zdarzają się takie sytuacje, kiedy wystawca dowodu sprzedaży popełni różnego rodzaju pomyłki. W takim przypadku do wyeliminowania takich nieprawidłowości służy m.in. faktura korygująca.

Przypadki wystawiania faktury korygującej

Korekta dokumentu może okazać się konieczna przez wzgląd na błędy popełnione na fakturze pierwotnej jak i ze względu na okoliczności, które nastąpiły już po pierwotnym wystawieniu dokumentu. Poprawka dowodu sprzedaży w drodze wystawiania faktury korygującej jest jedynym sposobem ingerencji w początkową treść dokumentu, gdyż niedopuszczalne jest dokonywanie jakichkolwiek ręcznych dopisków na pierwotnej fakturze. Przypadki, w których istnieje możliwość sporządzenia faktury korygującej, zostały szczegółowo określone w rozporządzeniu Ministra Finansów omawiającego problematykę faktur. Zgodnie z zapisami tego aktu, są to następujące sytuacje:

• udzielenie rabatu już po wystawieniu pierwotnej faktury,
• zwrot towaru sprzedawcy,
• zwrot nabywcy nienależnych kwot,
• zwrot nabywcy wszelkich zaliczek, przedpłat, zadatków czy też rat, które podlegają opodatkowaniu,
• podwyższenie ceny towaru (usługi) po wystawieniu pierwotnej faktury,
• pomyłka wystawcy faktury dotycząca ceny, stawki lub kwoty podatku VAT,
• błąd w jakiejkolwiek innej pozycji na dokumencie (częściej jednak w tym zakresie stosowana jest nota korygująca).

Formalne aspekty faktury korygującej

Stroną zobowiązaną do wystawienia faktury korygującej jest sprzedawca. Dotąd nie uregulowano prawnie terminu, w jakim należałoby tego dokonać. W praktyce jednak przyjmuje się, że należy to uczynić niezwłocznie po ujawnieniu pomyłki na fakturze, ponieważ w razie kontroli przeprowadzanej przez organ podatkowy, skutki niepoprawionego dokumentu mogą być znacząco negatywne dla stron transakcji sprzedaży.

Podobnie jak podstawowe faktury, te korygujące również są wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach, gdzie oryginał dokumentu jest dostarczany nabywcy, natomiast kopię zatrzymuje sprzedawca. Należy tu zauważyć, że począwszy od 1 stycznia 2011 r. nie ma już obowiązku określania egzemplarzy faktur oznaczeniem ORYGINAŁ czy KOPIA i dotyczy to także faktur korygujących.

Warto wziąć również pod uwagę fakt, iż nie dopuszcza się korygowania wszystkich danych określonego sprzedawcy czy też nabywcy. Faktura, która zawiera błędne dane którejkolwiek ze stron transakcji bądź została wystawiona na zupełnie inną firmę, jest udokumentowaniem zdarzenia, które w rzeczywistości nie miało miejsca, lub też została sporządzona przez wystawcę, który tak naprawdę nie istnieje w obrocie gospodarczym.

Treść faktury korygującej

Faktura korygująca stanowi korektę pierwotnego dokumentu, w związku z czym powinna zawierać niezbędne informacje, które się do niego odnoszą. Jednak określona treść jest uzależniona od tego, z jakiego powodu dokument ten jest wystawiany (tj. udzielenie rabatu, zwrot towaru czy nienależnie pobranych kwot, podwyżka ceny bądź oczywista pomyłka w pozycji faktury). Szczegółową instrukcję zawiera wspomniane rozporządzenie Ministra Finansów charakteryzujące zagadnienie faktur, które w § 13 i 14 dokładnie opisuje zawartość faktury korygującej w zależności od przypadku, z jakim ma się do czynienia.

Sporządzenie faktury korygującej w aplikacji inFakt

Najlepszym narzędziem do sporządzenia faktury korekty jest program komputerowy, a tym bardziej jego forma internetowa, która dodatkowo daje możliwość komfortowego dostępu do dokumentów o dowolnej porze i miejscu z dostępem do łącza internetowego. Przykładem takiej aplikacji jest inFakt. Ten intuicyjny i bogato funkcjonalny serwis w łatwy sposób umożliwi prawidłowe sporządzenie faktury korygującej. Proces wystawienia tego dokumentu przebiega w następujący sposób:

Panel edycji faktury korygującej w Infakt.pl

• po zalogowaniu się do aplikacji należy skorzystać z polecenia „Nowy dokument – Faktura korygująca”, a ukaże się gotowy formularz dokumentu;
• następną czynnością jest nadanie numeru fakturze korygującej oraz podanie numeru faktury, która podlega korekcie;
• kolejny krok to zdefiniowanie danych klienta a także uzupełnienie terminów: daty wystawienia faktury korygującej jak i faktury korygowanej, daty sprzedaży oraz terminu płatności; można to wykonać w polu oznaczonym jako „Klient i terminy”;
• w polu o nazwie „Produkty” istnieje możliwość uzupełnienia pozycji podlegających korekcie, tj.: nazwę towaru/usługi, ilość i jednostkę miary, cenę jednostkową netto, stawkę podatku VAT oraz wartość netto lub brutto; dane te zostały uszeregowane w podziale na stan „Przed korektą”, „Po korekcie” i „Korekta”, która to odzwierciedla różnicę między dwoma pierwszymi stanami; opcja „Dodaj nowe pole”, jak sam nazwa wskazuje, umożliwia dodanie kolejnej pozycji do korekty;
• po uzupełnieniu danych korygowanych pozycji, program automatycznie wykaże końcową różnicę do rozliczenia, podlegającą zwrotowi lub zapłacie, we wskazanej formie płatności;
• dolna część dokumentu zawiera miejsce na uzupełnienie danych osoby wyznaczonej do odbioru korekty a także pozycję na ewentualne uwagi;
• wybór przycisku „Zapisz” wyświetli podgląd sporządzonej faktury korygującej;
• korekta jest już przygotowana do dostarczenia jej właściwemu odbiorcy drogą elektroniczną (polecenie „Wyślij fakturę e-mailem”) bądź w formie papierowej (polecenie „Drukuj fakturę”);
• istotną funkcją aplikacji jest opcja o nazwie „Dostałem podpisany dokument”, dzięki której umożliwione zostaje prawidłowe rozliczenie faktury korygującej w zakresie podatku VAT, z momentem otrzymania podpisanego przez odbiorcę egzemplarza.

Przykład wygenerowanej w Infakt.pl faktury korygującej

Bardzo przydatną opcją jest również funkcja wystawienia faktury korygującej z poziomu podglądu w systemie faktury, która ma zostać skorygowana. Pozwala to na automatyczne przeniesienie danych z faktury pierwotnej do formularza korekty.

Podgląd wydruku faktury korygującej w aplikacji inFakt

Jak widać, mimo skomplikowanego charakteru faktury korygującej, prawidłowe jej sporządzenie znacznie ułatwia aplikacja inFakt, co tym samym niweluje ewentualne ryzyko wadliwego wystawienia dokumentu. Możliwość testowego zapoznania się z funkcjonalnością serwisu daje przedsiębiorcy czas na podjęcie decyzji co do wyboru oferty inFakt. Współpraca z aplikacją z pewnością sprawi, że konieczność stworzenia faktury korygującej nie będzie już stanowić żadnego problemu.