Jak wiadomo, Microsoft Excel jest bardzo przydatnym programem dla każdego przedsiębiorcy.

M.in. znacznie ułatwia wprowadzanie danych, ich przechowywanie, wykonywanie skomplikowanych obliczeń a nawet podejmowanie decyzji na podstawie przetworzonych danych. Jednym ze sposobów pozyskania korzyści z tej aplikacji jest jej wykorzystanie do obsługi fakturowania.

Zawartość faktury

Do dzisiaj nie określono prawnie jednolitego wzoru formularza faktury. Jednak każdy taki dokument, niezależnie od formy jego szablonu, powinien zawierać obowiązkowe elementy narzucone przez rozporządzenie Ministra Finansów charakteryzujące tematykę faktur. A są one następujące:

• oznaczenie „FAKTURA VAT”,
• dane sprzedającego i nabywcy łącznie z adresami,
• numery NIP obu stron,
• numer faktury, nadany zgodnie z przyjętą zasadą numeracji w przedsiębiorstwie,
• data sporządzenia dokumentu,
• określenie dnia sprzedaży,
• dane dotyczące pozycji towarów/usług: nazwa, ilość wraz z jednostką miary, cena jednostkowa i wartość sprzedaży netto, stawki i kwoty podatku VAT, wartość sprzedaży brutto.

Termin na wystawienie faktury

Podstawowa zasada mówi, iż wystawienie faktury powinno nastąpić w ciągu 7 dni od daty wydania towaru / wykonania usługi.

Jednak w praktyce przedsiębiorcy czasami mają wątpliwość, w jaki sposób należy obliczyć upływ 7-dniowego terminu na wystawienie tego dokumentu. W związku z tym, że przepisy opisujące zagadnienie podatku VAT nie regulują tej rzeczy, należy wziąć pod uwagę zapisy ordynacji podatkowej, która przewiduje, że jeśli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, to przy jego obliczaniu nie uwzględnia się tego dnia, w którym zdarzenie to miało miejsce. Tak więc upływ ostatniego dnia z określonej ilości dni uważany jest za koniec danego terminu.

Przegląd faktur w Infakt.pl

Podstawą wyznaczenia terminu na wystawienie faktury VAT jest moment wydania towaru / wykonania usługi, a w związku z tym dzień, w którym wykonano taką czynność, nie jest liczony do biegu czasu na wystawienie faktury. Pierwszym dniem dla obliczenia tego terminu jest dzień, jaki następuje po dniu wykonania czynności, która podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, a upływa on ostatniego dnia o północy.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Jednocześnie należy wziąć pod uwagę to, że w przypadku ustalania terminów do wystawiania faktur należy dodatkowo odnieść się do zapisu ordynacji podatkowej, mówiącym o tym, iż jeśli ostatni dzień terminu przypadłby w sobotę albo w dzień, który jest ustawowo zagwarantowany jako wolny, to za ostatni dzień terminu uważa się dzień następny po dniu wolnym od pracy.

Wykorzystanie programu Excel do fakturowania

Nie dość, że występują komplikacje przy ustaleniu prawidłowego terminu wystawienia faktury, to jej sporządzenie również wymaga pełnej koncentracji, gdyż bardzo łatwo popełnić błąd przy tej czynności. Dużym ułatwieniem staje się wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego Excel, który daje szereg możliwości, m.in. właśnie w zakresie wystawienia faktur. Jednak jego obsługa nie należy do łatwości.

Aby efektywnie współpracować z programem przedsiębiorca zmuszony jest poświęcić sporo czasu na zapoznanie się z jego obsługą. Znaczne trudności występują przy stworzeniu odpowiedniego szablonu faktury, gdzie konieczne jest wykorzystanie zaawansowanych funkcji aplikacji, aby niezbędne obliczenia zostały wykonane prawidłowo.

W związku z tym najczęściej korzysta się już z gotowych formularzy faktury w formacie XLS, aby ominąć utrudnienia związane ze stworzeniem własnego druku spełniającego wszystkie kryteria wymagane przez przepisy podatkowe. Wzór faktury stworzony za pośrednictwem aplikacji Excel może posiadać dowolny układ i formę graficzną, jednak musi zawierać wszystkie obligatoryjne elementy, aby taki dokument był ważny w skutkach prawno-podatkowych. W sieci internetowej dostępnych jest mnóstwo gotowych szablonów w tym formacie, i co ważne, są one często udostępnione do bezpłatnego użytku.

Przewaga aplikacji fakturujących nad drukami w formacie Excela

Mimo wielu ułatwień, arkusze Excel nie są do końca doskonałym rozwiązaniem. Przede wszystkim taka forma nie umożliwia dostępu do faktur w dowolnym miejscu, jeśli byłaby konieczność pozyskania takich informacji. Poza tym aplikacja Excel nie dokonuje bieżącej aktualizacji formularza w razie zmiany przepisów w tym zakresie. Mimo automatycznych obliczeń matematycznych wykonywanych dzięki zastosowaniu odpowiednich funkcji w programie, to i tak przedsiębiorca powinien czuwać nad prawidłowym wprowadzaniem danych do dokumentu we właściwych polach. Excel nie posiada również bazy klientów czy produktów, co pozwoliłoby znacznie usprawnić i przyspieszyć wystawienie faktury.

Wszystkie omówione wcześniej niedoskonałości zostały ulepszone w internetowych programach specjalizujących się w procesie fakturowania. Poza korzyściami oferowanymi przez aplikację Excel, programy online dodatkowo oferują fachową pomoc specjalistów w razie problemów technicznych lub trudności natury merytorycznej. Nie występuje tutaj także konieczność zakupu kosztownego oprogramowania i jego aktualizacji.

Korzystna oferta aplikacji inFakt

Bardzo dobrym wyborem jest skorzystanie z możliwości internetowej aplikacji inFakt, która jest serwisem poświęconym przede wszystkim tematyce fakturowania. Została ona stworzona przez doświadczonych ekspertów, co daje pewność, że wystawiona faktura za pomocą takiej aplikacji spełnia wszystkie wymogi przewidziane przez prawo.

Ponadto, umożliwia ona sporządzenie innych dokumentów niezbędnych w obsłudze sprzedażowej. Obsługa programu, dzięki swojej intuicyjności, sama w sobie jest komfortowa i nie sprawia żadnych trudności. inFakt pozwala również na elektroniczną przesyłkę wygenerowanych faktur, co znacznie przyspiesza proces przepływu dokumentów między stronami transakcji. Warto więc bezpłatnie przetestować możliwości tego programu wypełniając formularz darmowej rejestracji w serwisie.