Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą i jest podatnikiem VAT czynnym, zobowiązany jest do wystawiania faktur jako dokumentacji obrotu handlowego. Czynność ta bywa kłopotliwa i pracochłonna, zwłaszcza dla osoby nieobeznanej z obowiązującymi przepisami.

Duże firmy mogą pozwolić sobie na zatrudnienie księgowej, bądź też całego działu księgowego. Mniejsze korzystają z usług biura rachunkowego. Jednak nawet to ostatnie rozwiązanie jest dla wielu przedsiębiorców zbyt kosztowne. Często więc osoby prowadzące indywidualną działalność gospodarczą starają się minimalizować koszty związane z księgowością. Jednym ze sposobów takich oszczędności jest sporządzanie faktur za pomocą arkuszy kalkulacyjnych Excel.

Wielu przedsiębiorców wystawia faktury w excelu, gdyż za takim rozwiązaniem przemawia, m.in.:

• Możliwość dostosowania wyglądu faktury do własnych potrzeb,
• możliwość wykorzystania odpowiednich formuł w celu wyliczenia kwot (netto/brutto) lub też wykonania prostych obliczeń,
• Możliwość sformatowania komórek odpowiednio na liczbowe, procentowe, określając jednocześnie odpowiednia ilość miejsc po przecinku o raz walutę.

Wystawianie faktur w programie Excel ma jednak i swoje minusy:

• O kolejność numeracji oraz chronologię musimy zadbać sami
• Gdy zmienią się przepisy dotyczące wystawiania faktur, trzeba pamiętać za każdym razem o nanoszeniu poprawek na szablonie
• Trudności z utworzeniem bazy klientów, towarów, usług,
• Dokumenty są mało atrakcyjne graficznie

Przegląd faktur w Infakt.pl

Aby dostarczyć wszystkim zajmującym się obsługą księgową w firmach, niezbędnej pomocy, platforma internetowa inFakt przygotowała program do wystawiania faktur. Dostępny jest on dla każdego, kto posiada łączność z Internetem, a więc można korzystać z niego mobilnie o każdej porze.

Poza szybkim i sprawnym wystawieniem faktur online, pozwala na uzyskanie wszechstronnej pomocy w zakresie problemów księgowych i rachunkowych w firmie.

Doradcy inFakt, gotowi odpowiedzieć na każde pytanie są dostępni:

• poniedziałek –piątek, od 7.00 do 22.00
• sobota, od 9.00 do 17.00

Jak wystawić fakturę online w inFakt?

Przede wszystkim trzeba zalogować się do aplikacji.

Krótki film instruktażowy podpowiada nam krok po kroku, jak sporządzić poprawny dokument. Każdy, nawet początkujący przedsiębiorca, poradzi sobie z wystawieniem dokumentu.

inFakt umożliwia wystawianie każdego rodzaju faktury: faktura VAT, faktura korygująca, faktura marża, proforma czy zaliczkowa.

Gotowy dokument, wysyłasz kontrahentowi mailem albo drukujesz i wysyłasz pocztą tradycyjną.

Najważniejsze zalety programu do faktur inFakt:

• Możesz wystawiać faktury w dowolnym miejscu i czasie –wszędzie tam, gdzie posiadasz łączność z Internetem.
• Program sam dokonuje koniecznych obliczeń. Utworzysz w nim bazę klientów ze wszystkimi danymi, bazę wykonywanych usług czy sprzedawanych towarów.
• Błędy i pomyłki bezzwłocznie są korygowane przez system,
• Zapewnione fachowe wsparcie ekspertów od księgowości w wybranej formie kontaktu.

Dla małych firm, wystawiających do 3 faktur miesięcznie program inFakt oferuje darmowy abonament podstawowy. Ci, którzy mają większe potrzeby, mogą zakupić jeden z dostępnych abonamentów płatnych.

Pamiętajmy o tym, co musi zawierać prawidłowo sporządzona faktura:

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

• oznaczenie Faktura VAT
• numer kolejny dokumentu
• nazwy sprzedawcy i nabywcy ( imiona, nazwiska, adresy, numery NIP)
• datę wystawienia faktury, datę sprzedaży (jeśli jest inna niż data wystawienia)
• specyfikacja towaru bądź usługi ( nazwa, miara, ilość sprzedanego towaru albo wykonanych usług)
• cenę jednostkową netto ( bez VAT), wartość netto usługi lub towaru
• stawki podatku VAT
• wartość sprzedaży netto sprzedanych towarów lub wykonanych usług
• sumę wartości sprzedaży netto z uwzględnieniem różnych stawek podatku VAT
• kwotę podatku VAT od wartości sprzedaży netto usług lub towarów, także z podziałem na stawki VAT
• całkowitą kwotę należności z podatkiem VAT

Nie zapomnij o istotnych sprawach!

Trzeba pamiętać o wskazaniu na fakturze podstaw prawnych dotyczących ewentualnego zwolnienia z podatku.

Numer rejestracyjny samochodu, dla którego dokonano zakupu paliwa, wykazanego na fakturze, musi znaleźć się na tym dokumencie.

Termin wystawienia faktury VAT to najpóźniej siódmy dzień po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi.