Na jakie elementy należy zwrócić uwagę, wystawiając faktury w arkuszu kalkulacyjnym? Zobacz jak powinnna wyglądać faktura VAT i poznaj zalety programów do fakturowania działających online.

Nie ma ustalonego jednego wzoru na fakturę VAT, ale są określone przez Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług elementy, które obligatoryjnie powinna zawierać faktura. Obowiązkowo na fakturze VAT powinny widnieć następujące dane:

• tytuł dokumentu „Faktura VAT”,
• numer porządkowy,
• dane sprzedającego – nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres,
• dane kupującego - nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres,
• numery identyfikacji podatkowej obu stron transakcji,
• datę wystawienia faktury VAT,
• datę sprzedaży, jeżeli jest inna, niż data wystawienia dokumentu,
• nazwę towaru lub usługi,
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
• wartość sprzedaży netto,
• stawkę/-i podatku VAT,
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów lub usług, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem VAT.

Faktury można wystawiać na różne sposoby. Jednym z nich jest korzystanie z arkusza kalkulacyjnego. Mogą to być gotowe do pobrania pliki z różnych stron internetowych, na przykład www.pit.pl. Zazwyczaj są to pliki płatne. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby utworzyć taki wzór faktury VAT samodzielnie. Jest to naprawdę bardzo proste, zwłaszcza, gdy zna się podstawy pracy w Excelu. Niewielkim wysiłkiem i zerowym kosztem (jeżeli posiadamy jakiś pakiet biurowy, a zwykle tak jest) możemy stworzyć własny niepowtarzalny wzór dokumentu, wstawić ulubione kolory pól, określić czcionki.

Program Excel (lub inne tego typu aplikacje) daje bardzo dużo możliwości. Tworząc jednak własny arkusz faktury VAT należy bezwzględnie zachować zasady określone w rozporządzeniu na temat wystawiania faktur, głównie chodzi o zawarcie na dokumencie podstawowych wymaganych elementów.

Miejsca na pieczątki i podpisy, widoczne na dole wzoru faktury nie są obowiązkowe, ale można z nich skorzystać. Wielu przedsiębiorców preferuje jeszcze tradycyjne pieczętowanie i podpisywanie wystawianych dokumentów. Fakturę drukujemy w dwóch egzemplarzach – oryginał i kopia. Oryginał zawsze powinien trafić do nabywcy, a kopię zostawiamy sobie w dokumentacji księgowej. Zdarzają się sytuacje, gdy nasz klient zagubi fakturę i prosi nas o duplikat. Wówczas nie możemy ponownie wydrukować dokumentu z napisem oryginał, czy kopia, tylko powinniśmy zamienić na „duplikat”, a jako datę wystawienia wpisać datę bieżącą, a nie tę, która była na oryginale i kopii faktury.

Wystawienie faktury VAT, jak widać, jest prostą czynnością, pod warunkiem zapoznania się z podstawowymi zasadami. Obecnie coraz bardziej popularne są programy online służące do fakturowania. Warto z nich korzystać, zwłaszcza, gdy nie mamy czasu na bieżąco śledzić zmieniających się stale aktów prawnych, wchodzących rozporządzeń itp. Programy online same aktualizują swoje dokumenty i przez to są wiarygodnym narzędziem pomocniczym zastępującym uporczywe wypisywanie ręczne faktur papierowych, czy też konieczność zmian naszych arkuszy kalkulacyjnych. Jedną z takich aplikacji jest InFakt.

Przedsiębiorcy mają możliwość wyboru abonamentu z kilku dostępnych, w zależności od potrzeb. Na naszej stronie internetowej www.infakt.pl zamieszczamy wskazówki i wyjaśnienia, ułatwiające użytkownikom pracę z programem. Udzielamy również profesjonalnego wsparcia w dziedzinie księgowości od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00-22.00 oraz w soboty w godzinach 9.00-17.00. Zapraszamy.