Duplikat faktury

Duplikat faktury jest dokumentem księgowym, który obok faktury VAT uprawnia do odliczenia podatku naliczonego w tej fakturze. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 28.03.2011 r. duplikat faktury wystawia się w sytuacji, gdy oryginał faktury ulegnie zniszczeniu lub zaginie.

Aby otrzymać duplikat faktury, nabywca może zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie duplikatu. Prośbę może skierować listownie, dokonać tego w formie telefonicznej lub e-mailowej.

Elementy, które powinien zawierać duplikat faktury:
  • wszystkie dane zgodnie z danymi zawartymi w kopii pierwotnej faktury,
  • wyraz „DUPLIKAT”,
  • datę wystawienia duplikatu.

Duplikat faktury należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Jeśli chodzi o moment odliczenia podatku VAT to zastosowanie ma tutaj ta sama zasada, którą stosuje się podczas odliczenia podatku z pierwotnych faktur VAT. Jeśli więc podatnik rozlicza VAT miesięcznie i duplikat faktury VAT otrzyma np. w marcu, to w rejestrze VAT ma prawo ująć ten duplikat w miesiącu otrzymania duplikatu lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych tzn. w marcu, kwietniu lub maju.

W przypadku, gdy podatnik wybrał kwartalne rozliczanie VAT, a otrzyma duplikat w marcu (czyli w pierwszym kwartale), może odliczyć VAT z duplikatu faktury albo w pierwszym kwartale, albo w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych (tzn. w drugim lub trzecim kwartale).

Dotyczy to sytuacji, gdy podatek VAT nie został odliczony z faktury pierwotnej, ponieważ faktura nigdy do firmy nie dotarła bądź została zagubiona czy zniszczona przed uwzględnieniem jej w rejestrach VAT zakupu. Natomiast w sytuacji, kiedy faktura VAT pierwotna została uwzględniona w rejestrze VAT zakupu, a podatek od niej rozliczony i dopiero po tym fakcie została ona zagubiona lub zniszczona, nie ma obowiązku korygowania deklaracji VAT i odliczenia podatku w okresie otrzymania duplikatu. W tej sytuacji duplikat stanowi tylko potwierdzenie uprawnienia do już dokonanego odliczenia.

Często pojawiają się wątpliwości odnośnie odliczenia podatku VAT z duplikatu faktury za media. W przypadku mediów, odliczenie podatku jest możliwe w okresie, w którym przypada termin płatności bądź w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. W związku z tym, podatek VAT wynikający z duplikatu faktury dokumentującej zakup tego rodzaju towarów i usług podlega odliczeniu na tych samych zasadach, co VAT wynikający z faktury pierwotnej.

Tę sytuację przedstawia poniższy przykład:

Podatnik nie otrzymał faktury za media wystawionej 25 lutego z terminem płatności 10 marca. Zwrócił się z prośbą o wystawienie duplikatu, ale otrzymał go dopiero w maju. W związku z tym, że termin płatności przypada 10 marca, VAT naliczony w fakturze można odliczyć w miesiącach: marzec, kwiecień i maj. W związku z tym miesiąc otrzymania duplikatu (maj) jest ostatnim miesiącem, w którym można ująć duplikat tej faktury.

Po stronie sprzedawcy wystawienie duplikatu nie rodzi żadnych skutków. W praktyce wystawiony duplikat można podpiąć pod kopię faktury sprzedaży, do której ten duplikat był sporządzony celem odnotowania tej informacji.

Należy również pamiętać, że nie można odmówić wystawienia duplikatu nabywcy, kiedy ten z taką prośbą się zwróci. Jeśli do wystawiania faktury podatnik korzysta ze specjalnego programu nabytego w tym celu nie zajmie mu to dłużej niż kilka minut. Wiele programów do ewidencji sprzedaży daje możliwość wydrukowania tej samej faktury w formie duplikatu. Gdy nie ma takiej możliwości wystarczy na wydrukowanej fakturze nanieść określenie DUPLIKAT wraz z datą wystawienia.

Korzystając z aplikacji internetowej inFakt, wystawienie duplikatu faktury jest niezwykle proste. Wystarczy z zakładki „Faktury” wybrać potrzebny dokument i po wybraniu funkcji drukuj wybrać opcję odpowiedniego duplikatu:

duplikat faktury Data modyfikacji:2012-03-13

Zobacz jakie to proste

Wystaw fakturę w 4 kliknięciach

  • Kliknij w przycisk Nowa faktura.

  • Po wpisaniu NIP-u klienta
    dane uzupełnią się same.

  • Wpisz nazwę towaru lub usługi. Podaj wartość usługi
    i datę wystawienia. Określ rodzaj waluty.

  • Gotową fakturę możesz przesłać e-mailem lub wydrukować.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu


Dla kogo?

Fakturowanie inFakt jest przeznaczone dla wszystkich firm działających na terenie Polski. Z naszych usług najczęściej korzystają osoby pracujące w takich branżach jak: