Duplikat faktury

Duplikat faktury jest dokumentem księgowym, który obok faktury VAT uprawnia do odliczenia podatku naliczonego w tej fakturze. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 28.03.2011 r. duplikat faktury wystawia się w sytuacji, gdy oryginał faktury ulegnie zniszczeniu lub zaginie.

Aby otrzymać duplikat faktury, nabywca może zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie duplikatu. Prośbę może skierować listownie, dokonać tego w formie telefonicznej lub e-mailowej.

Elementy, które powinien zawierać duplikat faktury:
  • wszystkie dane zgodnie z danymi zawartymi w kopii pierwotnej faktury,
  • wyraz „DUPLIKAT”,
  • datę wystawienia duplikatu.

Duplikat faktury należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Jeśli chodzi o moment odliczenia podatku VAT to zastosowanie ma tutaj ta sama zasada, którą stosuje się podczas odliczenia podatku z pierwotnych faktur VAT. Jeśli więc podatnik rozlicza VAT miesięcznie i duplikat faktury VAT otrzyma np. w marcu, to w rejestrze VAT ma prawo ująć ten duplikat w miesiącu otrzymania duplikatu lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych tzn. w marcu, kwietniu lub maju.

W przypadku, gdy podatnik wybrał kwartalne rozliczanie VAT, a otrzyma duplikat w marcu (czyli w pierwszym kwartale), może odliczyć VAT z duplikatu faktury albo w pierwszym kwartale, albo w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych (tzn. w drugim lub trzecim kwartale).

Dotyczy to sytuacji, gdy podatek VAT nie został odliczony z faktury pierwotnej, ponieważ faktura nigdy do firmy nie dotarła bądź została zagubiona czy zniszczona przed uwzględnieniem jej w rejestrach VAT zakupu. Natomiast w sytuacji, kiedy faktura VAT pierwotna została uwzględniona w rejestrze VAT zakupu, a podatek od niej rozliczony i dopiero po tym fakcie została ona zagubiona lub zniszczona, nie ma obowiązku korygowania deklaracji VAT i odliczenia podatku w okresie otrzymania duplikatu. W tej sytuacji duplikat stanowi tylko potwierdzenie uprawnienia do już dokonanego odliczenia.

Często pojawiają się wątpliwości odnośnie odliczenia podatku VAT z duplikatu faktury za media. W przypadku mediów, odliczenie podatku jest możliwe w okresie, w którym przypada termin płatności bądź w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. W związku z tym, podatek VAT wynikający z duplikatu faktury dokumentującej zakup tego rodzaju towarów i usług podlega odliczeniu na tych samych zasadach, co VAT wynikający z faktury pierwotnej.

Tę sytuację przedstawia poniższy przykład:

Podatnik nie otrzymał faktury za media wystawionej 25 lutego z terminem płatności 10 marca. Zwrócił się z prośbą o wystawienie duplikatu, ale otrzymał go dopiero w maju. W związku z tym, że termin płatności przypada 10 marca, VAT naliczony w fakturze można odliczyć w miesiącach: marzec, kwiecień i maj. W związku z tym miesiąc otrzymania duplikatu (maj) jest ostatnim miesiącem, w którym można ująć duplikat tej faktury.

Po stronie sprzedawcy wystawienie duplikatu nie rodzi żadnych skutków. W praktyce wystawiony duplikat można podpiąć pod kopię faktury sprzedaży, do której ten duplikat był sporządzony celem odnotowania tej informacji.

Należy również pamiętać, że nie można odmówić wystawienia duplikatu nabywcy, kiedy ten z taką prośbą się zwróci. Jeśli do wystawiania faktury podatnik korzysta ze specjalnego programu nabytego w tym celu nie zajmie mu to dłużej niż kilka minut. Wiele programów do ewidencji sprzedaży daje możliwość wydrukowania tej samej faktury w formie duplikatu. Gdy nie ma takiej możliwości wystarczy na wydrukowanej fakturze nanieść określenie DUPLIKAT wraz z datą wystawienia.

Korzystając z aplikacji internetowej inFakt, wystawienie duplikatu faktury jest niezwykle proste. Wystarczy z zakładki „Faktury” wybrać potrzebny dokument i po wybraniu funkcji drukuj wybrać opcję odpowiedniego duplikatu:

duplikat faktury

Zobacz również

Puste faktury

Faktura VAT jest szczególnym dokumentem, który powinien zostać wystawiony zaraz po dostarczeniu towaru, wykonaniu usługi bądź maksymalnie w ciągu siedmiu dni od daty tych zdarzeń bez względu na to czy przedsiębiorca jest podatnikiem czynnym czy też biernym

Wystawienie faktury

Wystawienie faktury to jeden z podstawowych obowiązków jakich powinien dopilnować każdy przedsiębiorca

Faktura adsense

Google Adsense jest programem, w którym może uczestniczyć każdy posiadacz strony internetowej zarabiając na wyświetlanych na tej stronie reklamach

Faktura vat komis

Wbrew temu, co się potocznie sądzi, w przypadku umowy komisowej nie mamy do czynienia z usługą komisu i sprzedażą komisową

pokaż więcej tematów

W jaki sposób wiążą się ze sobą przelew i termin zapłaty?

Każdy przedsiębiorca musi zdawać sobie sprawę z tego, jak ważne są kwestie takie jak termin zapłaty należności, który winien znajdować się na każdej fakturze, jak również oznaczenie, czy winna ona zostać opłacona gotówką, lub przelewem

Od kiedy można wystawiać faktury VAT?

Zgłaszany przez przedsiębiorcę problem dotyczył faktu, iż nie posiadał on jeszcze potwierdzenia zgłoszenia rejestracji VAT-R oraz uzyskania numeru NIP

Procedura fakturowania

Założenie własnego przedsiębiorstwa zobowiązuje każdego przedsiębiorcę do pewnych zachowań

VAT od paliwa

Samochód osobowy Samochód osobowy jest podstawowym środkiem transportu służącym do bezpiecznego przemieszczania się o dopuszczalnej masie trzech i półtony ponadto przeznaczonym do przewozu maksymalnie dziewięciu osób z uwzględnieniem kierowcy

Darmowy program do faktur 2011

Po co przedsiębiorcy darmowy program do faktur 2011? Faktura VAT jest podstawowym dokumentem księgowym, z którym każdy przedsiębiorca będzie się spotykał podczas prowadzenia działalności

Faktura po francusku

Polscy przedsiębiorcy prowadzą coraz szerzej zakrojoną działalność, także jeśli chodzi o zasięg terytorialny

Faktura zwrot towaru

"Faktura zwrot towaru" - pod tym potocznym pojęciem kryje się zabieg księgowy służący zaewidencjonowaniu faktury korygującej, która została wystawiona dla udokumentowania zwrotu uprzednio sprzedanego towaru

Faktura vat komis

Wbrew temu, co się potocznie sądzi, w przypadku umowy komisowej nie mamy do czynienia z usługą komisu i sprzedażą komisową

Faktura brutto

Faktura brutto to dość rzadko stosowany dokument sprzedaży, na którym jako cenę jednostkową danego towaru umieszcza się kwotę wraz z podatkiem, czyli brutto

Faktura transportowa

Rozliczanie usług transportowych jest specyficzne zwłaszcza ze względu na termin wystawienia faktury i datę powstania obowiązku podatkowego

Faktura importowa

Podczas sprowadzania towarów z zagranicy, albo dokonywania rozliczeń z zagranicznymi kontrahentami, do obiegu księgowego może zostać wprowadzona tzw

Faktura marketingowa

Na gruncie polskiego ustawodawstwa istnieje pojęcie faktury marketingowej, choć jest ona nietypowym i rzadko wykorzystywanym rozwiązaniem